Организация работы местной администрации

41.1. Значение и регламентация работы местной администрации

Администрация муниципального образования - постоянно действующий исполнительный орган местного самоуправления - является юридическим лицом, а поэтому:

• имеет обособленное имущество, собственные источники финансирования из местного бюджета;
• может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права и обязанности;
• может быть истцом и ответчиком в суде;
• имеет гербовую и иные печати, штампы, бланки, расчетные и иные счета в банковских учреждениях.

Структура администрации утверждается представительным органом местного самоуправления по представлению главы администрации (о функциях, типах, принципах построения, вариантах структур местной администрации см. "главу 15" ).

Деятельность муниципальной власти воплощается в планах, регламентах, инструкциях, организационных процедурах и в значительной степени зависит от того, насколько рационально организована структура органов местного самоуправления.

Изучение практики муниципального управления позволяет сделать вывод не только о несовершенстве организационных структур, но и о нечеткости функциональных связей и взаимодействий. Наблюдается дублирование функций и неравномерная загруженность работников, причем, чем выше должность, тем больше нагрузка. Имеет место разобщенность структурных подразделений, слабое горизонтальное взаимодействие между ними. В результате усложняются процессы информационного обмена, затрудняется выполнение совместных поручений, что, в свою очередь, приводит к некачественному выполнению совместных заданий, перекладыванию структурными подразделениями ответственности друг на друга. Отсутствуют карты организационных процедур, с помощью которых подразделения взаимодействуют между собой (например, процедура прохождения проекта бюджета, формирования муниципального заказа, принятия решений об операциях с недвижимостью и др.). Положения о подразделениях администрации и должностные инструкции работников не всегда дают четкое представление об объеме выполняемых ими функций, а реально выполняемые функции существенно отличаются от указанных в официальных документах.

Основную роль в организации работы властных структур играет система нормативных актов разного уровня. Внутренним нормативным актом, выстраивающим деятельность местной администрации, является ее регламент, который утверждается главой администрации.

На основе регламента формируются документопотоки, распределяются обязанности, ответственность и права. Регламент местной администрации, как правило, определяет следующие вопросы:

• порядок планирования работы администрации;
• порядок проведения совещаний;
• порядок взаимодействия администрации с представительным органом, общественными организациями и средствами массовой информации;
• порядок работы с документами;
• распределение обязанностей между главой администрации, его заместителями и руководителем аппарата;
• порядок внесения муниципальными служащими предложений по совершенствованию муниципальной службы;
• порядок работы с письмами, заявлениями, жалобами и устными обращениями граждан;
• порядок содержания помещения администрации;
• внутренний распорядок работы и др.

Наряду с регламентом важное значение для организации работы администрации имеют такие документы, как положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников.

В положениях о структурных подразделениях закрепляется горизонтальное разделение труда в аппарате местной администрации, определяется место каждого подразделения в системе управления, объем его полномочий, прав и ответственности. Указанные документы составляются на основе типовых моделей с учетом специфики конкретной администрации, квалификации и опыта персонала, использования современных технических средств и других факторов, выявленных в ходе анализа целей и задач, которые реализуются подразделениями.

В соответствии с положениями и профилем своей работы структурные подразделения администрации осуществляют работу с гражданами (клиентами), собирают необходимую информацию, подготавливают отчеты и другие справочно-информационные и аналитические материалы, по поручению главы администрации, его заместителя или по собственной инициативе составляют проекты постановлений; проводят экспертизу проектов постановлений главы администрации, визируют указанные проекты, решают другие вопросы в сфере своей компетенции.

Должностные инструкции разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях и с учетом технологического и квалификационного разделения труда. Эти документы должны содержать перечень конкретных обязанностей по каждой муниципальной должности в зависимости от ее функциональных особенностей. Должностные инструкции призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами. Одна из целей данного типа документов - обеспечить целесообразную специализацию работников, их четкое взаимодействие и достижение на этой основе намеченных результатов.