Контрольная работа в местной администрации

43.1. Сущность и значение контрольной работы администрации

Элементом любой деятельности человека и общества является контроль. Слово "контроль" (от фр. - cоntre против + список) буквально означает "вторичная запись с целью проверки первой". Первоначально оно использовалось преимущественно в бухгалтерском учете (англ. control - проверка, а также наблюдение с целью проверки). О действиях власти, начальствующих лиц в отношении какого-нибудь процесса говорят: находиться, быть на контроле, т.е. проявлять особое внимание к данному процессу с целью не допустить каких-нибудь нарушений.

Контроль предполагает проверку соответствия некоторого полученного продукта деятельности (осуществленного действия или применяемых средств и методов деятельности) запланированным или предусмотренным правилам (императивным нормам: технологиям, стандартам, техническим условиям и пр.). Но сама деятельность по контролю не имеет отдельного продукта, она всегда направлена на то, что хотя бы частично уже существует или создается другими процессами.

Контрольная функция присуща всем органам государственной власти и местного самоуправления в пределах компетенции, закрепленной за ними Конституцией Российской Федерации, конституциями и уставами субъектов Федерации, федеральными законами, уставами муниципальных образований. Это предполагает самостоятельность указанных органов при реализации этой функции и специфические для каждого из них формы ее осуществления. Местное самоуправление как форма осуществления народом своей власти, т.е. самостоятельное решение населением непосредственно и (или) через органы местного самоуправления вопросов местного значения, не может быть реализовано без осуществления многообразных форм контроля.

Нормативные акты местной администрации, принятые в пределах ее компетенции, обязательны для исполнения всеми расположенными на территории муниципального образования предприятиями, учреждениями, организациями, должностными лицами и гражданами.

В сфере местного самоуправления объектами контроля являются:

• органы местного самоуправления и принимаемые ими акты;
• решения, принятые населением муниципального образования на референдуме;
• решения органов государственной власти в отношении муниципальных образований.

Субъектами контрольной деятельности выступают:

• население муниципального образования;
• органы местного самоуправления; органы государственной власти Российской Федерации и ее субъектов;
• органы, осуществляющие контрольную и надзорную деятельность (прокуратура, контрольно-ревизионные подразделения, налоговые органы и т.д.);
• судебные органы.

Непосредственный контроль над исполнением постановлений и распоряжений местной администрации осуществляют глава администрации, его заместители, технические секретари приемных, руководители структурных подразделений администрации и уполномоченные ими лица.

В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" контрольные полномочия федеральных органов в отношении муниципальных образований устанавливаются Конституцией и законами Российской Федерации, а полномочия органов государственной власти субъектов Федерации, кроме того, - законами самих субъектов. Муниципальное образование обязано создавать собственный контрольный орган. "Контрольный орган муниципального образования (контрольно-счетная палата, ревизионная комиссия и др.) образуется в целях контроля за исполнением местного бюджета, соблюдением установленного порядка подготовки и рассмотрения проекта местного бюджета, отчета о его исполнении, а также в целях контроля за соблюдением установленного порядка управления и распоряжения имуществом, находящимся в муниципальной собственности". При этом контрольный орган муниципального образования формируется на муниципальных выборах, т.е. самим населением, или представительным органом муниципального образования в соответствии с его уставом. Результаты проверок, осуществляемых контрольным органом муниципального образования, подлежат обязательному опубликованию (обнародованию).

Органы и должностные лица местного самоуправления, наделенные контрольными функциями в соответствии с уставом муниципального образования, осуществляют контроль над соответствием деятельности органов и должностных лиц местного самоуправления уставу муниципального образования и принятым согласно с ним нормативным правовым актам представительного органа муниципального образования.

43.2. Контроль над исполнением документов

Системе контроля исполнения распорядительных документов подлежат следующие виды документов:

• распорядительные документы высших органов государственной власти;
• распорядительные документы представительного (законодательного) органа субъекта Российской Федерации;
• распорядительные документы органа муниципального управления.

Кроме распорядительных документов, на контроль могут также ставиться:

• протоколы совещаний при руководителе органа управления;
• поручения руководителя органа управления;
• служебные письма.

Организация контроля над исполнением распорядительных документов предусматривает определенный порядок работы с этими документами. На каждый из них заполняются два экземпляра учетно-контрольной карточки.

Непосредственный контроль над исполнением документов производится контрольным отделом местной администрации, который осуществляет координацию и оперативную работу по данному виду контроля и анализирует данные о ходе и сроках выполнения документов, заданий. Ответственность за организацию контроля в структурных подразделениях администрации возлагается непосредственно на их руководителей.

Основная задача контроля над исполнением распорядительных документов - обеспечение своевременного и качественного исполнения зафиксированных в них заданий и поручений.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, в которых указаны сроки исполнения и ответственные исполнители. По указанию руководства на обязательный контроль может быть поставлен любой документ.

Контроль над исполнением документов включает:

• контроль по существу решения вопросов, поставленных в документах;
• контроль над сроками исполнения документов;
• контроль по регулированию хода исполнения документов.

Организация контроля исполнения строится на базе автоматизированного банка регистрационных данных, который систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям и кураторам. На документах, поставленных на контроль, в контрольном отделе проставляется соответствующий знак (штамп) "Контроль".

Легенда распорядительного документа (вид документа, регистрационный номер, дата, заголовок документа, заголовок задания, срок исполнения, реквизиты исполнителя, фамилия куратора) вводится в компьютер.

В администрациях городов и районов ведение контрольных дел может осуществляться кураторами - работниками организационного, контрольно-информационного или общего отделов, но чаще всего этим занимается специализированный контрольный отдел.

В случае необходимости куратор делает напоминания:

• исполнителю - о представлении плана организационных мероприятий по выполнению распорядительного документа (в отдельных случаях такие планы по поручению ответственного исполнителя разрабатываются непосредственно куратором);
• ответственному за контроль фактического исполнения распорядительного документа - о представлении графика проверок исполнения документа. Если контроль фактического исполнения документа возложен на ответственного исполнителя, то такой график разрабатывается куратором.

Специалист контрольного отдела ведет "папки контроля", в которых концентрируются документы, связанные с подготовкой вопроса и выполнением распорядительных документов: план подготовки вопроса, докладные записки, мероприятия по организации выполнения документов, информация с мест, справки о результатах проверок, статистические данные, справочные материалы об исполнении документов, выписки из решения о снятии с контроля и др.

Специалисты контрольного отдела ежедневно просматривают банк регистрационных данных и за пять дней до срока исполнения направляют исполнителю уведомление установленной формы, напоминая о приближении этого срока. По первому требованию специалистов контрольного отдела исполнители обязаны давать исчерпывающие ответы о ходе исполнения находящихся на контроле документов.

Если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения первоначально установленного срока, то его продление должно быть оформлено исполнителем не менее чем за 3 дня до истечения первоначального срока исполнения документа.

После завершения исполнения и записи всей необходимой информации в банк регистрационных данных на документах проставляется штамп "Снято с контроля", о чем сообщается в общий отдел администрации для отметки о выполнении в журнале регистрации распорядительных документов. Передача дел на хранение в архив производится ежегодно в январе.

Данные о результатах исполнения контролируемых документов сообщаются в контрольный отдел по состоянию на первое число каждого месяца и докладываются главе администрации, руководителю аппарата администрации.

Протоколы совещаний у руководителей администрации, планы мероприятий, а также поручения руководителей администрации по письменному их указанию передаются в службу контроля исполнения распорядительных документов.

Контроль над исполнением служебных писем осуществляется общим отделом администрации в соответствии с инструкцией по делопроизводству. Служебные письма со сроками исполнения месяц и более могут передаваться для контроля исполнения в службу контроля. Служба контроля исполнения распорядительных документов регулярно информирует главу администрации и его заместителей (ответственных исполнителей) о состоянии дел с контролируемыми документами.

Данные о результатах контроля над исполнением документов периодически анализируются контрольным отделом. На основе анализа разрабатываются предложения по повышению исполнительской дисциплины и совершенствованию организации контроля. Эти предложения передаются главе администрации, руководителю аппарата администрации. В конце каждого месяца, квартала служба контроля готовит для главы администрации "Сведения о состоянии работы с контролируемыми документами". На основании содержащейся в этих сведениях информации глава администрации подводит итоги работы по исполнению документов за квартал и дает оценку исполнителям, которая становится одним из оснований для материального и морального их поощрения.

Глава администрации и его заместители (в пределах компетенции) вправе в установленном законом порядке вносить в соответствующие органы представления о привлечении к дисциплинарной ответственности должностных лиц государственных органов, органов общественных объединений, предприятий, учреждений, организаций за невыполнение актов местной администрации. Представление должно быть рассмотрено соответствующими органами в течение не более 15 дней со дня его получения.

Одно из важнейших направлений повышения эффективности контроля над исполнением документов - использование современных компьютерных технологий. Внедрение автоматизированной системы контроля над исполнением документов приводит к повышению достоверности результатов и оперативности контроля, эффективности труда работников службы контроля и ответственности исполнителей документов.

Другое важное направление повышения эффективности контроля над исполнением документов - это контроль, учет и оценка результатов труда служащих, работающих в органах муниципального управления. Оценка результатов труда указанных лиц (включая деятельность по контролю исполнения документов) в количественном выражении (коэффициентах или баллах) позволит стимулировать работников органов управления к лучшему выполнению ими своих должностных обязанностей (в том числе и в области контроля) и, таким образом, повысить эффективность функционирования органа управления.