Таблицы и структура документа

Уровень 3. Импорт таблиц

Копирование таблиц из документов Microsoft Excel

Таблицу из документов (рабочих книг) Microsoft Excel можно копировать в документ Microsoft Word с помощью буфера обмена. Вставляемая таблица может быть связанной или несвязанной. В связанной таблице данные могут обновляться при изменении данных в исходной таблице Microsoft Excel. В несвязанной таблице обновление данных не происходит.

• Выделите таблицу или фрагмент таблицы на листе документа Microsoft Excel и копируйте в буфер обмена.
• Установите курсор туда, где будет находиться вставляемая таблица.
• Для вставки несвязанной таблицы нажмите кнопку Вставить во вкладке Главная.
• Для вставки связанной таблицы щелкните по стрелке кнопки Вставить во вкладке Главная и выберите команду Специальная вставка. В окне Специальная вставка ( рис. 2.124) установите переключатель связать и выберите формат вставляемой таблицы.

Рис. 2.124. Вставка связанной таблицы Microsoft Excel

Для установки параметров обновления связанной таблицы нажмите кнопку Office и выберите команду Подготовить, а затем в подчиненном меню - команду Изменить ссылки на файлы. В окне Связи ( рис. 2.125) в разделе Способ обновления связи выберите требуемый параметр.

Рис. 2.125. Настройка параметров обновления связанной таблицы

Создание в документе листа Microsoft Excel

Если требуется создать таблицу, в которой можно производить сложные вычисления, делать выборки данных, устанавливать числовые форматы, непосредственно в документе можно создать лист Microsoft Excel.

• Установите курсор туда, где будет находиться создаваемая таблица.
• Щелкните кнопку Таблица во вкладке Вставка и выберите команду Таблица Excel (см. рис. 2.91).
• В документе появится фрагмент листа Microsoft Excel и отображены вкладки окна Microsoft Excel ( рис. 2.126). Пользовательские таблицы, занесенные в список экспресс-таблиц, обычно располагаются в разделе Общие в конце списка.

увеличить изображение
Рис. 2.126. Вставка листа Microsoft Excel в документ Microsoft Word

Данные в таблицу вводятся в обычном для Microsoft Excel порядке. Оформление таблицы также производится средствами Microsoft Excel. По окончании вода данных и оформления щелкните мышью в любом месте документа Microsoft Word за пределами рамки таблицы. Для изменения таблицы дважды щелкните по ней мышью.

Работа с таблицами

Настройка параметров таблицы и ячеек

Настройка полей ячеек

Поля ячейки определяют расстояние от границ ячейки до текста в ячейке. По умолчанию установлено левое и правое поле 1,9 мм, а верхнее и нижнее - 0 мм.

Увеличение полей ячеек облегчает восприятие таблицы. Уменьшение - делает таблицу более компактной.

• Установите курсор в любой ячейке таблицы.
• Во вкладке Макет в группе Выравнивание нажмите кнопку Поля ячейки.
• В окне Параметры таблицы ( рис. 2.127) в соответствующих счетчиках установите значение полей.

Рис. 2.127. Настройка полей ячеек

Использование интервалов между ячейками

Установка интервалов позволяет создать пустые промежутки между ячейками ( рис. 2.128).

увеличить изображение
Рис. 2.128. Интервалы между ячейками

• Установите курсор в любой ячейке таблицы.
• Во вкладке Макет в группе Выравнивание нажмите кнопку Поля ячейки.
• В окне Параметры таблицы ( рис. 2.129) установите флажок интервалы между ячейками и требуемое значение в соответствующем счетчике.

Рис. 2.129. Установка интервалов между ячейками

Для интервалов (промежутков) между ячейками и собственно ячеек можно использовать заливки различного цвета (см. рис. 2.128). Для этого сначала надо установить заливку всей таблицы, а затем установить требуемый цвет заливки только для отдельных ячеек.

Преобразование таблицы в текст и наоборот

Преобразование таблицы в текст

Всю таблицу или ее фрагмент можно преобразовать в текст.

• Установите курсор в любую ячейку таблицы или выделите преобразуемый диапазон
• Во вкладке Макет в группе Данные нажмите кнопку Преобразовать в текст. Если эта кнопка не отображается, щелкните по стрелке кнопки Данные и, после отображения кнопки (см. рис. 2.122), нажмите ее.
• В окне Преобразование в текст ( рис. 2.130) укажите символ, который будет разделять фрагменты текста, сформированные из отдельных ячеек таблицы. Это может быть один из типовых символов (знак абзаца, знак табуляции или точка с запятой) или любой символ по вашему усмотрению, например, точка, пробел, запятая и т. п. В этом случае установите переключатель другой, поставьте курсор в рядом расположенное поле и с клавиатуры введите символ разделителя. Если таблица содержит вложенные таблицы, их также можно преобразовать в текст (флажок вложенные таблицы ).

Рис. 2.130. Преобразование таблицы в текст

Выбранный разделитель разделяет данные ячеек одной строки; независимо от выбранного разделителя разделителем строк таблицы является знак абзаца.

Преобразование текста в таблицу

Для преобразования текста в таблицу необходимо разделить текст с помощью табуляции, точки с запятой или другого знака разделителя, чтобы указать начало нового столбца. Для указания строки таблицы используется знак абзаца.

• Выделите фрагмент документа, преобразуемый в таблицу.
• Щелкните кнопку Таблица во вкладке Вставка и выберите команду Преобразовать в таблицу (см. рис. 2.91).
• В окне Преобразовать в таблицу ( рис. 2.131) в счетчике Число столбцов установите число столбцов создаваемой таблицы (число строк устанавливается автоматически); в разделе Автоподбор ширины столбцов выберите способ изменения ширины столбцов таблицы (при выборе параметра постоянная можно указать ширину столбцов); выберите знак разделителя.

Рис. 2.131. Преобразование текста в таблицу