Инструменты кадровой работы

Документы, содержащие первичную информацию о персонале, и их использование в кадровой работе

Вводные положения

К документам, содержащим первичную информацию о персонале, можно отнести заявления, автобиографии, анкеты, резюме, рекомендательные письма, характеристики, дипломы, аттестаты, свидетельства, сочинения, фотографии и пр. Их анализ во многом облегчает принятие кадровых решений, связанных с оформлением на работу, аттестацией, должностными перемещениями, увольнениями, повышением квалификации и пр.

Методы такого анализа зависят от бюджета, стратегии, культуры организации, а также относительной важности должности, которую занимает или на которую претендует соответствующий субъект.

В то же время из документов можно получить лишь ограниченное количество информации, в чем состоит главный недостаток данного источника кадровой информации.

Заявления, автобиографии, резюме

Установление первичных контактов между претендентами и кадровой службой работодателя может осуществляться как заочно, так и очно.

В первом случае это делается с помощью резюме, которое используется всегда, за исключением случаев, когда этого явно не требуется. Его назначение двоякое: службе персонала изучение резюме облегчает отбор претендентов, а последним дает шанс заинтересовать в себе работодателей.

Резюме (CV - curriculum vitae) содержит сжатое описание сильных и слабых сторон специалиста и бывает:

• хронологическим (описание выполнявшейся работы в прямой или обратной последовательности);
• функциональным (описание опыта в тех или иных видах деятельности и наиболее важных достижений).

Блоки резюме:

1. Личные данные (ФИО, возраст, гражданство, семейное положение, адрес, контактный телефон).
2. Цели соискания должности (2-3 строки).
3. Трудовой опыт (перечисление в обратной хронологической последовательности мест предыдущей работы, занимаемых должностей, достигнутых успехов и причин увольнений).
4. Сведения об образовании в обратной значимости (учебные заведения, специальности, дополнительное образование, приобретенные навыки).
5. Дополнительная информация (знание языков, компьютера, наличие водительских прав, членство в общественных организациях, публикации, изобретения; особенности характера, важные для работы; фамилии тех, кто может дать рекомендации).

Резюме должно быть четким, конкретным, кратким, иметь объем не более одной страницы А4 (больший свидетельствует о недостаточной избирательности и неумении составлять документы). В то же время отсутствие стандартной формы такого документа затрудняет сопоставление кандидатов, допускает возможность намеренно или случайно опустить важную информацию.

Претенденты, предлагающие свои услуги лично, заполняют заявление и вербовочную анкету (в нашей стране до сих пор это, как правило, обычный листок по учету кадров).

В западных фирмах заявление чаше всего имеет форму стандартного бланка, включающего сведения о фамилии, возрасте, образовании, опыте работы, специальные пункты. В нем также содержится обязательство хорошо работать, добросовестно выполнять служебные обязанности.

Идеальное заявление является серьезным деловым письмом и одновременно сжатым пакетом продажи собственного дела.

Вербовочная анкета, с которой часто совмещается заявление, содержит вопросы о предыдущей работе, заработной плате, причинах увольнения, об интересах, опыте предпринимательства, преподавания, о научной деятельности, участии в общественных организациях, наградах, почетных званиях, публикациях, а также о лицах, которые могут что-то сообщить о личности претендента.

Примерная схема вербовочной анкеты:

1. Должность, на которую претендует субъект
2. Готовность приступить к работе
3. Личные сведения
4. Адрес
5. Ограничения по здоровью
6. Служба в Вооруженных силах
7. Образование
8. Дополнительное образование
9. Опыт работы (адрес фирм, руководители)
10. Желаемый оклад
11. Согласие на запрос (если нет - причины)
12. Работа в общественных организациях
13. Опыт и навыки, делающие возможность работы в данной организации
14. Судимости
15. Перечень качеств, необходимых работникам для выполнения обязанностей

Специальные анкеты создаются крупными фирмами с большим числом работников и частыми акциями по массовому набору кадров.

По результатам изучения такого рода анкеты претендента можно приглашать на собеседование. Делают это как можно быстрее, пока человек не передумал (то же относится и к сообщению о найме после него).

Приглашение может быть предварительно сделано по телефону, но обязательно должно быть подтверждено письменно. Правила хорошего тона требуют приложить к приглашению схему расположения офиса организации и кадровой службы.

К анкетам предъявляются следующие требования:

• стандартизованность вопросов, разделов, неяркая бумага;
• наличие образцов и инструкций по их заполнению;
• удобство заполнения (не более 20 мин) и считывания информации;
• возможность делать дополнительные записи;
• недвусмысленность и четкость формулировки вопросов (позволяет дать однозначный ответ и снижает субъективизм первичных оценок);
• достаточность размера и числа строк для полного ответа;
• исключение нестандартных вопросов.

Распространенным документом для первичной характеристики кандидата является автобиография. Оптимальный ее объем составляет 1,5 страницы формата А4. Она может иметь табличную форму: слева даты, справа - описание событий, быть отпечатанной на компьютере или аккуратно написана от руки.

Содержание автобиографии целесообразно представлять 9–10 пунктами: ФИО, дата и место рождения, место жительства, семейное положение, образование, характер обучения и успеваемость в учебном заведении, профессиональная деятельность, знание языка, повышение квалификации.

Хотя автобиография и субъективна, ибо соискатель, вполне понятно, будет стремиться приукрасить себя (субъективизм могут проявить также и те, кто будет ее оценивать), но все же содержит важную информацию для последующего собеседования.

Как считают специалисты, при анализе автобиографии надо обращать внимание на следующее:

1. Оформление. Внешний вид документа дает представление о личности нанимаемого, серьезности намерений. В частности, речь идет:
   • о способе выполнения. Желательно, чтобы автобиография была написана разборчиво от руки, что позволяет проводить графологическую экспертизу (правда, для этого нужен довольно длинный текст). Текст, набранный на компьютере или отпечатанный на принтере, может быть написан кем-то другим, свидетельствовать о лени и недобросовестности заявителя;
   • характере оформления. Речь идет о четкости и ясности формулировок, правильной компоновке материала, об умении кратко изложить важнейшие факты, не нуждающиеся в комментариях, отсутствии крайностей в высказываниях и оценках, о чистоте, аккуратности и даже виде бумаги. Неряшливо оформленная автобиография может свидетельствовать о серости, эгоистичности заявителя, низкой заинтересованности в работе (в то же время представители некоторых профессий, а также творческие личности этим моментам не придают значения).
2. Содержание. Может информировать о кандидате с позиций требований должности, показать образ мысли, желание и возможности работать, целеустремленность, настойчивость, успехи в профессиональном развитии.
3. Точность информации. Данные, приводимые заявителем, должны быть проверяемыми, особенно в отношении образования, опыта, имевшихся на прежнем месте трудностях и проблемах.
4. Стиль изложения. Динамичный стиль характеризуется частым употреблением глаголов; статичный - существительных и нагромождением придаточных предложений. Деловой стиль предполагает разумные, сжатые предложения. Крайне динамичный стиль может свидетельствовать о дисгармонии, статичный - однообразии мышления, упрямстве.

Стиль может быть напыщенным, скромным, свободным и т.п.

При анализе текста необходимо обращать особое внимание на смену мест работы, сфер труда, профессий.

В результате можно построить модель становления претендента, отражающую его социально-психологический портрет, общий фон и тенденции его развития, субъективные психологические элементы.

В автобиографии не должно быть неясностей и пробелов, особенно в отношении прошлой занятости. У того, кто не все говорит, есть что скрывать (длительная болезнь, безработица, судимость, недисциплинированность и т.п.). В то же время очень хорошие автобиографии подозрительны.

Претендентам на Западе часто предлагают написать сочинение, например, о том, как могут взаимодействовать их личные цели и цели организации, где они обосновывают свою возможность занять должность и раскрывают намерения относительно дальнейшей работы. После его оценки будущими руководителями и коллегами они допускаются к основным испытаниям.

Во многих западных фирмах не берут на работу специалистов, допустивших хотя бы одну ошибку в автобиографии, резюме или сочинении.