Инструменты кадровой работы

Документы по персоналу

Вводные замечания

В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. Государственный комитет Российской Федерации по статистике утвердил постановлением от 5 января 2004 г. № 1 согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Они распространяются на организации, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

Документы по учету кадров

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1 - на одного работника и форма № Т-1а - на группу) составляется на основании заключенного трудового договора. При его оформлении указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если таковое работнику устанавливается, а также условия приема и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Приказ (распоряжение) подписывается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и объявляется работнику под расписку. На его основании представителем кадровой службы вносится в трудовую книжку запись о приеме на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке.

Унифицированная форма № Т-2 "Личная карточка работника" заполняется представителем кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета, документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки), а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы предусматривается предъявление дополнительных документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, заверяемые подписью сотрудника кадровой службы.

Унифицированная форма № Т-3 "Штатное расписание" применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Аналогичным образом в него вносятся изменения.

Приказ (распоряжение) о переводе одного работника (форма № Т-5) или группы работников (форма № Т-5а) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией заполняется сотрудником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) делаются отметки в личной карточке работника, лицевом счете, вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска одному работнику (форма № Т-6) или группе работников (форма № Т-6а) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором составляется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

График отпусков (форма № Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Является сводным графиком, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего). При переносе отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график.

Приказы (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с отдельным работником (увольнении) (форма № Т-8) и группой работников (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работников. Составляются сотрудником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работникам под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) оформляется записью в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации.

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником.

Приказы (распоряжения) о поощрении отдельного работника (форма № Т-11) и группы работников (форма № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, подписываются руководителем организации и объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника и трудовую книжку.

Документы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) и Табель учета рабочего времени (форма № Т-13) применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), расчетная ведомость (форма № Т-51), платежная ведомость (форма № Т-53) применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации. При применении расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 другие расчетные и платежные документы (по формам № Т-51 и Т-53) не составляются. На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.

Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) и платежной ведомости (форма № Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется сотрудником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

Другие документы по управлению персоналом

Помимо чисто кадровых, в процессе управления персоналом используются другие документы. К ним относятся протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, акты и т.п. Рассмотрим их подробнее.

В протоколе отражается ход обсуждения вопросов на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протокол ведется обычно в процессе самого мероприятия или, если оно фиксируется на пленке, составляется в течение 5 дней специалистом в соответствующей области. К его составным элементам относятся:

1. Вводная часть. Содержит фамилии председателя, секретаря и всех присутствующих (в том числе приглашенных) в алфавитном порядке и повестку дня. Если присутствующих много, составляется их отдельный список (для приглашенных указывается их место работы), а в основном документе указывается лишь их общее число. Иногда к нему прикладывается также содержание повестки дня, оформляемое отдельно. Название каждого из пунктов в ней начинается с предлогов "О" или "Об" и печатается без отступления от края текста.
2. Основная часть протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня по разделам, каждый из которых начинается с номера вопроса, его наименования и слова "Слушали"; с новой строчки с абзаца в именительном падеже дается фамилия, иногда должность докладчика. Содержание выступления излагается от третьего лица или делается запись "текст прилагается". Затем фиксируются в порядке поступления вопросы и ответы на них, в заключение делается запись о решении ("Решили", "Постановили").
3. Иногда протокол может содержать общую постановляющую часть, в которой указывается, что, кому и когда надо сделать.

Если содержание выступлений стенографируется, допустим краткий протокол, в котором после списка присутствующих и приглашенных указываются порядковые номера вопросов по повестке дня. Заголовки выступлений и фамилии докладчиков указываются в порядке очередности.

Справка подтверждает те или иные факты и события, относящиеся к сотрудникам. Повторяющийся характер многих из них позволяет оформлять справки на трафаретных бланках, с записью от руки лишь фамилии, имени, отчества, а также места, куда она представляется. Внутренние справки оформляются на обычных листах.

Докладная записка предназначена для информации руководства организации о сложившейся с работниками ситуации, выполнении ими поручения и пр. Она готовится как по личной инициативе, так и по поручению, и служит основой принятия решения. Ее текст состоит из двух частей: констатирующей и побудительной; в последней излагаются просьбы и предложения автора. Внутренняя докладная записка пишется на простом листе бумаги и подписывается составителем; внешняя - на бланке за подписью должностного лица.

Объяснительная записка разъясняет руководителю причину имевших место фактов, произошедших событий, в которых сотрудник принимал участие, и оформляется аналогично докладной.

Акт составляется комиссией или должностным лицом для официального подтверждения того или иного факта, имевшего отношение к сотруднику, на основе тщательного изучения событий и документов, состоит из двух частей: вводной и констатирующей, подписывается составителями и при необходимости утверждается руководителем.

Во вводной части перечисляются основания составления акта, лица, принявшие участие или присутствовавшие при описываемых событиях (в алфавитном порядке, с указанием должности и места работы), делаются ссылки на соответствующие документы.

В констатирующей части излагаются цели, суть и результаты работы, проделанной его составителями.

Доверенность свидетельствует о предоставлении доверителем (руководителем организации, подразделения) поверенному (подчиненному сотруднику) права совершать от его имени определенные действия. Она оформляется на официальном бланке и включает такие элементы, как ФИО доверителя и поверенного, основной текст, подпись доверителя, подпись должностного лица, заверивших документ; печать; даты составления и заверения.

Расписка является документом, удостоверяющим факт получения сотрудником каких-то ценностей, а при необходимости - обязательство и срок их возврата. Она содержит такие реквизиты, как название документа, текст, должность, ФИО, получившего ценности, подпись и дата.