Учет взаимоотношений с персоналом

Цель лекции: рассмотреть вопросы учета расчетов с персоналом.

Общие положения

Учет расчетов с персоналом - это большая и важная тема. Бухгалтерия совместно с отделом кадров участвует во всех этапах взаимоотношений организации и ее сотрудников. Причем, крупные организации обычно имеют отдельную кадровую службу, а вот в организациях поменьше учет кадров и все сопутствующие операции нередко возлагаются на бухгалтера. Поэтому здесь мы рассмотрим весь цикл операций, касающийся учета взаимоотношений с персоналом, в частности, документальное оформление взаимоотношений с персоналом, а так же - важные вопросы бухгалтерского учета труда и заработной платы.

Документальное оформление взаимоотношений с персоналом

Основным нормативным документом, который регулирует взаимоотношения работодателя и работника, является Трудовой Кодекс Российской Федерации. Эти взаимоотношения, как и другие процессы, которые происходят в организации, должны быть документально оформлены. Формы документов для оформления взаимоотношений с работниками утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". В Положении формы разделены на две группы. Первая группа - это формы документов по учету кадров. Вторая - формы документов по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Перечислим формы документов по учету кадров:

• № Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу"
• № Т-2 "Личная карточка работника"
• № Т-3 "Штатное расписание"
• № Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника"
• № Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу"
• № Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику"
• № Т-7 "График отпусков"
• № Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)"
• № Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку",
• № Т-10 "Командировочное удостоверение"
• № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении"
• № Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника"

Теперь перечислим формы по учету рабочего времени и расчетам с персоналом по оплате труда. Эти документы обычно заполняет именно бухгалтер, в то время как вышеперечисленные относятся к ведению кадровой службы.

• № Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда"
• № Т-13 "Табель учета рабочего времени"
• № Т-49 "Расчетно-платежная ведомость"
• № Т-51 "Расчетная ведомость"
• № Т-53 "Платежная ведомость"
• № Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей"
• № Т-54 "Лицевой счет"
• № Т-54а "Лицевой счет (свт)"
• № Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику"
• № Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)"
• № Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы"

Когда работник поступает на работу, с ним заключается трудовой договор. Особенностям заключения трудовых договоров посвящен раздел III "Трудовой договор" ТК РФ. В частности, ТК содержит список обязательных реквизитов такого договора. В частности, договор может содержать следующие пункты:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя
• место и дата заключения трудового договора
• место работы
• трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы)
• дата начала работы, в случае со срочным трудовым договором - срок его действия
• условия оплаты труда, размер тарифной ставки или оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты
• режим рабочего времени и времени отдыха
• другие условия - об испытательном сроке, о правах и обязанностях работника и работодателя и т.д. - в соответствии с ТК РФ и другими нормативными актами.

Трудовые договоры могут заключаться на неопределенный срок либо на определенный срок. Договор составляют в двух экземплярах - после того, как их подпишут работник и уполномоченное лицо работодателя - каждой из сторон договора достается по одному экземпляру.

Трудовой Кодекс достаточно мягко регламентирует структуру трудового договора, как правило, каждая организация разрабатывает собственные трудовые договора для различных категорий сотрудников.

Существует еще один очень важный документ, который сопровождает работника всю его трудовую жизнь. Этот документ - трудовая книжка. Ведению и хранению трудовых книжек в организациях уделяют особое внимание. В частности, лицо, ответственное за хранение трудовых книжек, назначается приказом руководителя организации. Если работник впервые поступил на работу (то есть - не работал до этого по договору) - организация заводит для него трудовую книжку - чистые книжки можно найти в канцелярских магазинах. В законодательстве трудовым книжкам уделено большое внимание. Так, трудовой книжке посвящена ст. 66 "Трудовая книжка" ТК РФ. В частности, эта статья указывает на то, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Форму, порядок ведения трудовых книжек и другие сопутствующие вопросы регламентируют Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 "О трудовых книжках" (в ред. от 19.05.2008 г.), Постановление Министерства Труда и Социального Развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек".

О формах и системах оплаты труда

Существуют различные формы и системы оплаты труда. Работодатель обычно сам выбирает форму и систему оплаты труда в зависимости от особенностей своей организации.

Выделяют две основные формы оплаты труда: сдельную и повременную.

При повременной форме оплаты труда применяются следующие системы оплаты:

Почасовая оплата - при такой форме устанавливается тарифная ставка за час работы, а заработная плата получается в результате умножения тарифной ставки за час и количества отработанных часов. Например, в организации труд квалифицированных программистов оплачивается по ставке 800 рублей в час. Программист, отработавший 3 часа, получит 2400 рублей.

Повременно-премиальная система заработной платы предусматривает выплату премий работникам по различным показателям.

Дневной оклад - заработная плата вычисляется как произведение отработанных дней и дневной ставки.

Месячный оклад - работнику устанавливается фиксированная заработная плата за месяц. Причем, при такой системе оплаты труда, если работник отработал месяц не полностью - его заработная плата уменьшится соответствующим образом.

В бухгалтерском учете расчетов с персоналом есть такое понятие, как количество рабочих дней в месяце. Это количество зависит от режима рабочего времени, принятого на предприятии (например, 5 рабочих дней с двумя выходными), от различных праздников, которые учитываются при расчете количества рабочих дней. Предположим, в одном из месяцев было 23 рабочих дня. Месячный оклад работника составляет 10000 рублей. Он отработал лишь 20 дней из 23 рабочих. Его заработная плата будет равняться 10000х20/23= 8695. Как видите, три пропущенных дня стоили работнику довольно серьезного уменьшения заработной платы.

При сдельной форме оплаты труда применяют следующие системы оплаты:

Простая сдельная - количество единиц продукции, изготовленное работником, умножается на сдельную расценку. То есть, например, если работник изготовил 100 деталей при расценке 10 рублей за одну деталь, он получит 1000 рублей (100х10). Подобный подход может применяться к любым видам деятельности, допускающих оценку произведенной продукции, выполненных работ, оказанных услуг.

Сдельно-премиальная - помимо обычных сдельных расценок она предусматривает премии. Премии могут выплачиваться по достижению определенных результатов работы, бывают премии, приуроченные к каким-либо датам.

Сдельно-прогрессивная система оплаты труда подразумевает увеличение расценок при росте выработки, при перевыполнении плана. Например, в плане может быть предусмотрено изготовление работником 100 деталей в месяц, и указано, что эти детали оплачиваются по ставке 10 рублей за штуку, а детали, изготовленные им после выполнения плана, оплачиваются по ставке 11 рублей за штуку.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ, нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Исходя из этой нормы, рассчитывают показатели рабочего времени за неделю, месяц, год, а так же - показатели сокращенного рабочего времени, предусмотренного для некоторых категорий сотрудников.

Обычная рабочая неделя - это 5 рабочих дней по 8 часов и два выходных (суббота и воскресенье). Работа в выходные и праздничные дни оплачивается в двойном размере, существуют особые нормативы оплаты сверхурочной работы.