Управление коммуникациями проекта

Выходы процесса:

1. План управления коммуникациями
2. Обновления плана управления проектом
3. Обновление документов проект

Управление коммуникациями - процесс обеспечения своевременного и надлежащего сбора, создания, распространения, хранения, извлечения, управления, мониторинга и, в конечном счете, архивирования / утилизации информации проекта [1].

Цель данного процесса состоит в обеспечении эффективного и результативного обмена информацией между заинтересованными сторонами проекта, а также создания благоприятных возможностей для подачи запросов на получение дальнейшей информации, разъяснение и обсуждение.

Процесс управления коммуникациями включает:

• Выбор технологий, методов и способов коммуникаций проекта.
• Обеспечение гибкости коммуникационных мероприятий.

Методы коммуникаций:

• интерактивные коммуникации;
• коммуникации методом информирования без запроса;
• коммуникации методом информирования по запросу.

Инструменты коммуникаций:

• Краткие обсуждения
• Расширенные совещания
• Простые письменные документы
• Расширенные документы (веб-интерфейс, базы данных)

Примером коммуникационных инструментов могут служить: MindManager, Kanban и Scrum доски, таск-трекеры, специализированное ПО, таблицы, дэшборды, отчеты, журналы проблем (каткое описание инструментов представлено в таблице 8.4).

Мониторинг коммуникаций - процесс обеспечения удовлетворения потребности проекта и его заинтересованных сторон в информации. Контроль коммуникации производится посредством анализа содержания электронных писем/комментариях в информационных системах, протоколов совещаний, фиксации личных договоренностей [1].

В число других задач контроля коммуникаций можно включить следующие:

1. проверку выполнения плана коммуникаций (периодичность совещаний, наличие в проекте групп рассылки, соблюдение правил хранения информации и т.п.);
2. оценку степени удовлетворенности заинтересованных сторон качеством и оперативностью информации, поступающей к ним;
3. анализ проблем взаимодействия, причин задержек, сбоев, случаев неполноты или ненадежности информации, циркулирующей в проекте;
4. анализ запросов на изменения и трансформацию системы коммуникаций (при необходимости).

К методам и инструментам, необходимым для организации процесса контроля коммуникаций, относятся:

• Экспертная оценка
• Информационная система
• управления проектами
• Отображение данных
• Навыки межличностных отношений и работы с командой
• Совещания

Выходы процесса:

• Информация об исполнении работ
• Запросы на изменения
• Обновления плана управления проектом (План управления коммуникациями, План вовлечения заинтересованных сторон)
• Обновления документов проекта (Журнал проблем, Реестр извлеченных уроков, Реестр заинтересованных сторон)

Для организации успешного контроля коммуникаций рекомендуется разработать ряд процедур:

• Процедура сбора обратной связи
• Процедура фиксации замечаний/проблем/пожеланий в ходе процесса коммуникации между заказчиками и исполнителями, участниками проекта
• Процедура мониторинга инструментов, благодаря которым происходит коммуникация между заказчиком и исполнителем путем взаимодействия между всеми стейкхолдерами.
• Процедура анализа и фильтрации выявленных замечаний/проблем/пожеланий.