Опубликован: 05.09.2013 | Доступ: свободный | Студентов: 10587 / 3368 | Длительность: 05:46:00
Специальности: Преподаватель
Теги:
Лекция 6:
Виды деловых писем
Аннотация: В этой лекции описаны основные виды деловых писем и их характеристики. Рассматриваются наиболее употребительные конструкции для каждого вида деловых писем.
Ключевые слова: список, письмо, BODY, letter, Письмо-заказ (и ответ на заказ), Письмо-запрос (и ответ на запрос), Письмо-приглашение и письмо-благодарность, Письмо-жалоба и письмо-претензия, Информационное письмо, или письмо-уведомление
Цель лекции: познакомить студентов с различными видами деловых писем, научить правильно выбирать вид письма в соответствии с целью написания и релевантные языковые средства.
5.1. Виды деловых писем
Существует огромное количество самых разнообразных деловых писем, соответствующих разным ситуациям в бизнесе: заказ товаров, отказ, приглашение, и т.д. Как уже отмечалось выше, самой яркой характеристикой официально-делового стиля английского языка является особый набор клише и устойчивых выражений, которые дают возможность без труда узнать каждый из подстилей. В деловой переписке также существует своя система клишированных фраз, которые и будут рассмотрены в этой лекции. Клишированная фраза (клише) - это стандартная и частотная формулировка, которую используют в готовом виде. Например, клишированные фразы используются в формулах этикета:
I am looking forward to hearing from you soon.
Мы разделим все деловые письма на группы по цели написания (цель написания может быть следующей: пригласить, информировать, извиниться, высказать жалобу и т.д.). После описания того или иного вида делового письма даётся список необходимых клишированных фраз. Обозначение (Б) рядом с клишированной фразой указывает на то, что данное клише можно использовать при составлении писем на бумажных носителях. Для данного курса мы будем использовать следующую классификацию деловых писем:
- Информационное письмо, или письмо-уведомление
- Письмо-жалоба и письмо-претензия
- Письмо-приглашение и письмо-благодарность
- Письмо-запрос (и ответ на запрос)
- Письмо-заказ
- Рекламное письмо
- Письмо-рекомендация
- Письмо-поздравление
- Мотивационное письмо
- Сопроводительное письмо
-
Информационное письмо, или письмо-уведомление - письмо, в котором сообщают некоторую информацию: о получении счёта или письма, о наличии определенных видов товара на складе, и так далее (цель - to inform).
Клишированные фразы
-
Письмо-жалоба и письмо-претензия - в таком письме покупатели или клиенты указывают на некоторое несоответствие полученных товаров или оказанных услуг (цель - to complain). При написании такого рода писем очень важно быть как можно более вежливым и тактичным. Жалобы и требования действий по исправлению сложившейся ситуации должны быть выражены корректно, лаконично и без эмоций.
Клишированные фразы:
-
Письмо-приглашение (invitation letter) и письмо-благодарность (letter of gratitude) - цель такого письма - пригласить кого-либо на конференцию, промо-акцию или любое другое мероприятие, или выразить благодарность за что-либо (цель - to invite/to express thanks). Также как и письма-поздравления, такие письма пишутся по определенному шаблону, что значительно упрощает задачу.
Клишированные фразы Invitation Letter:
(Б) I/we are happy to invite you to... (Б) I/we would like to invite you... (Б) Great Cherry Committee cordially invites you to... (Б) I/we request you to attend... Клишированные фразы для Letter of Gratitude:
(Б) I would like to express my gratitude for... Thank you for... Thank you again for... (Б) We appreciate your... I wanted to thank you for... (Б) With gratitude for your... В письмах-приглашениях важно правильно указать имя приглашенного, название мероприятия, дату и место проведения. Также стоит написать о любых дополнительных условиях и указать контактные данные человека, к которому можно обратиться с вопросом.
Письма - благодарности могут представлять собой пару строк, отправленных по электронной почте, а могут - официальное письмо на фирменном бланке компании. В зависимости от ситуации письма-благодарности могут не только выражать непосредственно саму благодарность, но и содержать некоторые элементы рекомендации, информацию о значимости того или иного события, а также выражать надежду на дальнейшее сотрудничество.
-
Письмо-запрос (и ответ на запрос) - в таких письмах содержится запрос на предоставление некоторых данных: о товаре, об услугах, и т.д. Сюда же входят и письма о бронировании и организации встреч (цель - to request)
Клишированные фразы:
-
Письмо-заказ (и ответ на заказ) - следом за письмом-запросом часто приходит письмо-заказ, в котором покупатель заказывает те или иные товары или услуги (цель - to order/to place an order). В таких письмах следует четко и ясно указывать всю необходимую информацию - номер заказа и количество заказываемых товаров, адрес и предпочтительные условия доставки и оплаты.
Клишированные фразы:
(Б) Please send me/us the following articles/items... (Б) I wish/would like to buy/order/make an order/place an order... (Б) I/we are pleased to place an order with your company... I/we would like to cancel our order... Please confirm the receipt of our order. (Б) Your order will be processed within 5 working/business days. -
Рекламное письмо - это письмо рассказывает и предлагает товар или услугу (цель - to advertise). В таких письмах обычно содержатся изображения товаров, их характеристики и преимущества, доступные акции и специальные предложения. Так как написание рекламного текста (в том числе и письма) - это тема для отдельного курса, в данной лекции мы не будем подробно останавливаться на этом виде делового письма.
-
Письмо-рекомендация (reference letters, letters of recommendation) - эти письма содержат рекомендации самого разного рода (цель - to recommend). Обычно указывается, откуда рекомендующий знает кандидата, каков характер их сотрудничества, причины, почему кандидат (не)подходит на данную вакансию, преимущества кандидата.
Клишированные фразы:
(Б) I am writing to recommend... I am happy to recommend... (Б) I feel confident in recommending Mr White... (Б) Mr White has been a pleasure to work with... (Б) I can highly recommend her for... (Б) I believe that Mr White will be a positive addition to your programme... (Б) Mr White would be a tremendous asset for your company... (Б) If/Should you need any additional information, please contact/feel free to contact me. -
Письмо-поздравление - название этого типа писем говорит само за себя (цель - to congratulate. Письмо-поздравление на английском языке составить совсем не так трудно, как кажется - достаточно знать традиционные формулировки.
Клишированные фразы:
-
Мотивационное письмо - в этом письме вы объясняете, почему вы хотите принять участие в том или ином мероприятии (цель - to motivate). Здесь важно указать ваш предыдущий опыт в данной сфере, причины вашего интереса к вакансии, программе, курсу и т.д., а также рассказать о том, чем вы будете полезны на данной должности, программе и т.д. Мотивационные письма для поступления на образовательные программы часто называются Personal Statement. Очень часто формат и содержание подобных мотивационных писем оговаривается, например:
Personal Statement The personal statement offers you an opportunity to discuss the talents, experiences and goals that qualify you for acceptance to the graduate program at Binghamton University. In preparing your statement, please realize that the Graduate Admission Committee is seeking evidence of your qualifications and aptitude, as well as your ability to communicate clearly and professionally. Please refer to your program's web pages for specific content and page length/word count requirements (if any). Typically, the personal statement will incorporate the following: - Your reasons for pursuing graduate study at Binghamton University
- Your personal background
- Your academic background
- Your work experience
- Your future plans
-
Other information that may be of special interest and importance to the Graduate Admission Committee [11]
Кроме того, в разнообразных application forms мотивационное письмо может быть разделено на несколько вопросов:
PART B: Professional Background and Leadership
1) The John Smith Fellowship is designed for outstanding individuals who are already leaders in their country and have been change agents in their field. In the space below please describe your major professional achievements to date and show how these achievements have demonstrated your leadership. Your answer should be a maximum of 1000 words.PART C: Programme Objectives
2) The heart of the Fellowship is an action plan. This is a project that you will bring to fruition within one year of the completion of your Fellowship and which you will develop during your stay in the UK. Please provide below an outline project proposal for the action plan or outline the main objectives you will seek to further. Your answer should be a maximum of 1000 words.PART D: Attachments Programme
3) During your stay in London you will have a personally tailored programme focusing on your own professional interests. To help us ensure we cover your areas of interest please list below the areas and ideas you wish to explore, and specific institutions or organisations you would ideally like to visit and how they would relate to your action plan.(PART B: Professional Background and Leadership [12]) -
Сопроводительное письмо (Cover Letter) - высылается вместе с резюме; такое письмо помогает работодателю больше узнать о вас как о потенциальном кандидате на позицию. В сопроводительных письмах указывается образование, релевантный (имеющий отношение к конкретной позиции) опыт работы, навыки и умения. Также в сопроводительных письмах обосновываются ваши преимущества как кандидата, ваш интерес в данной вакансии, а также ваш возможный вклад. Довольно часто сопроводительные и мотивационные письма отличаются только названием: сопроводительные "сопровождают" резюме, а мотивационные - рассказывают о вашем интересе к чему-либо. На деле содержание таких писем примерно одно и то же.
Рекламные, мотивационные и сопроводительные письма и письма-рекомендации представляют собой отдельную большую группу писем с особыми правилами написания, поэтому в данной лекции мы ограничимся лишь общей характеристикой данных писем.
