Опубликован: 05.09.2013 | Доступ: свободный | Студентов: 10181 / 3164 | Длительность: 05:46:00
Специальности: Преподаватель
Лекция 7:

Структура делового письма

< Лекция 6 || Лекция 7: 12 || Лекция 8 >
Аннотация: Данный раздел посвящен структуре традиционных и электронных деловых писем и рассматривает основные составляющие делового письма.

Цель лекции: познакомить студентов со структурой делового письма на английском языке.

Деловая переписка, как и официально-деловой стиль речи в целом, имеет устойчивую форму и структуру. Деловые письма разных видов (письма-запросы, письма-заказы, письма-приглашения) могут быть отнесены к разряду типовых документов - такие документы имеют строго определенный шаблон написания. Традиционное деловое письмо на бумаге состоит из заголовка, в котором указываются внутренний адрес отправителя (inside address) и дата; обращения, содержания самого письма, вежливой формулы заключения и, наконец, подписи [10]. Электронное деловое письмо состоит из имени и электронного адреса отправителя, темы письма, обращения, основного текста, формулы этикета и прощания.

6.1. Деловые письма на бумажных носителях

Деловые письма на бумажных носителях отличаются от электронных деловых писем не только стилем (лексикой, синтаксисом), но и структурой. В самом общем виде структуру делового письма на бумажном носителе можно представить следующим образом:

Структура делового письма на бумаге

увеличить изображение
Рис. 6.1. Структура делового письма на бумаге

Обычно такие письма печатаются на официальных бланках компании с "шапочкой" (терминологическое название - реквизиты или штамп). На английском "шапочка" называется official heading или letterhead. Текст письма располагается непосредственно под "шапочкой".

Date. Дата указывается в правом углу под "шапочкой". В деловых письмах (и практически любой другой официальной документации, кроме особых типов документов) не используется числовой формат даты. Это значит, что при указании даты месяц должен быть написан буквами, например: April 20, 1990. Давайте рассмотрим два самых распространённых варианта написания дат на английском. В письме, написанном на американском английском, дата будет выглядеть так: April 20, 1990. Общий формат даты: месяц/число/год. В европейском варианте число и месяц меняются местами: 20 April 1990. Такой вариант написания даты более привычен для русскоговорящих. Обратите внимание, что в этой записи отсутствует запятая.

Формат даты

Рис. 6.2. Формат даты

При использовании числового формата даты будьте внимательны: в Америке принято сначала указывать месяц. Так, запись 4-30-2013 будет означать 30 апреля 2013. Вместо дефиса (-) возможно использование черты (/): 4/30/2013.

Inner address. Указание адреса отправителя является обязательным только для деловых писем на бумажных носителях. Формат указания адреса также зависит от варианта английского. В британском варианте адрес обычно пишется в правом углу, телефон и электронный адрес не указываются. В американском варианте, который становится всё более и более распространённым, адрес пишется слева, над приветствием, телефон и электронный адрес указывать желательно. Последовательность указания данных одинакова: номер квартиры и дома (или а/я), улица, город, /графство, область, штат/, страна, индекс (возможен вариант, когда индекс указывается после области/штата и перед страной). Британские графства чаще всего указываются полностью, тогда как американские штаты обычно пишутся сокращенно. На рисунках внизу представлены два варианта указания адреса:

Формат адреса

Рис. 6.3. Формат адреса

В таблице приведены сокращения названий штатов США:

Таблица 6.1. Сокращения названий штатов
AK - Alaska LA - Louisiana NE - Nebraska UT - Utah
AL - Alabama MA - Massachusetts NH - New Hampshire VA - Virginia
AR - Arkansas MD - Maryland NJ - New Jersey VT - Vermont
AZ - Arizona IN - Indiana NM - New Mexico WA - Washington
CA - California KS - Kansas NV - Nevada WI - Wisconsin
CO - Colorado KY - Kentucky NY - New York WV - West Virginia
CT - Connecticut ME - Maine OH - Ohio WY - Wyoming
DE - Delaware MI - Michigan OK - Oklahoma DC - District of Columbia
FL - Florida MN - Minnesota PA - Pennsylvania
GA - Georgia MO - Missouri RI - Rhode Island
HI - Hawaii MS - Mississippi SC - South Carolina
IA - Iowa MT - Montana SD - South Dakota
ID - Idaho NC - North Carolina TN - Tennessee
IL - Illinois ND - North Dakota TX - Texas

Salutation. Salutation - это приветствие, или приветственная формула. Приветствие всегда пишется слева, с большой буквы и отделяется запятой. После приветствия следует двойной пробел.

Main body. Это основная часть письма - непосредственно сам текст. Текст делового письма должен состоять из двух или трех текстовых блоков, не больше. В идеале ваше письмо должно уместиться на одной странице (с учетом, что на этой странице также располагаются official heading, date, address, salutation, closing, signature). Каждый блок письма следует отделять от предыдущего двойным пробелом. Предпочтительно выравнивать текст письма по ширине.

Closing and complimentary closes. Closing включает в себя формулы этикета (complimentary closes) и прощание. Формулы этикета - устойчивые вежливые фразы, которые пишутся в конце письма. Например: I am looking forward to hearing from you soon (С нетерпением жду Вашего ответа). Формулы этикета выравниваются по левому краю, а прощания (Sincerely, Faithfully, Best regards) могут быть выравнены по левому краю или немного смещены к центру страницы. Прощания никогда не пишутся справа.

Signature - подпись.
Typed name - напечатанное имя отправителя.
< Лекция 6 || Лекция 7: 12 || Лекция 8 >
анна кузичкина
анна кузичкина
Николай Данилин
Николай Данилин