Обмен данными с другими приложениями
Импорт и экспорт
Можно импортировать данные из многих популярных приложений в документ или представление Notes, а также экспортировать данные из документа или представления Notes во многие из этих приложений.
Импорт файлов в документы, имеющие форматируемые поля
Допускается импорт текстовых файлов, файлов текстовых редакторов, графических файлов, файлов HTML и электронных таблиц в документы, имеющие форматируемые поля, если имеется доступ к расположению файла, например к локальному жесткому диску или к файловому серверу.
При импорте файлов в документ Notes эмулируются функции исходного приложения. Например, импортированный файл текстового редактора отображается с исходными шрифтами, цветами и заголовками.
Импорт файлов в документ часто используется в случаях, когда работать с данными предпочтительнее в Notes, а не в исходном приложении и при этом частое обновление данных не требуется. Если позже потребуется обновить данные, нужно будет их заново импортировать.
Импорт текстовых файлов
В документе Notes допускается импорт файлов в формате .rtf, текстовых файлов ASCII и файлов текстовых редакторов в форматируемое поле.
Чтобы импортировать файлы в формате .rtf
- Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.
- Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)
- В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Microsoft RTF". Импортируемый файл должен иметь расширение *.RTF.
- Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.
- Нажмите кнопку "Импорт".
Чтобы импортировать текстовые файлы ACSII
- Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.
- Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)
- В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Текст ASCII". Импортируемый файл может иметь любое расширение или не иметь расширения.
- Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.
- Нажмите кнопку "Импорт".
- Укажите, следует ли сохранять существующие в тексте разрывы строк. Если выбрано значение "Да", в Notes сохраняются разрывы строк из исходного файла. В противном случае в каждой строке размещается максимальное число знаков. По умолчанию в одной строке размещается 75 знаков.
Чтобы импортировать файлы текстовых редакторов
Можно импортировать файлы текстовых редакторов Lotus Word Pro, Microsoft Word и WordPerfect.
- Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.
- Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)
- В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите текстовый редактор для импортируемого файла.
- Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.
- Нажмите кнопку "Импорт".
Импорт файлов HTML
В форматируемое поле Notes можно импортировать текст файла HTML и рисунки, если они сохранены локально. Если рисунки хранятся не локально, на месте рисунка отображается красный прямоугольник с крестом.
Чтобы импортировать файлы HTML
- Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.
- Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)
- В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Файл HTML".
- Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.
- Нажмите кнопку "Импорт".
Импорт графических файлов
В документ Notes допускается импорт графических файлов нескольких типов (BMP, CGM, GIF, JPEG, Lotus PIC, PCX и TIFF 5.0) в форматируемое поле. Рисунки следует импортировать по отдельности. Если файл содержит более одного рисунка, будет импортирован только первый.
Импортированные в Notes рисунки могут отличаться от исходных, так как содержащиеся в них шрифты, цвета, размеры текста и общие размеры будут конвертированы в совместимые с Notes. Попробуйте изменить вид рисунка в его исходном приложении перед импортом в Notes.
Перед импортом в Notes сканированных изображений их следует сохранить в формате BMP, PCX или TIFF. Если качество сканированного изображения неудовлетворительно, в программе сканирования следует изменить такие настройки, как разрешение (в точках на дюйм) или размер изображения. Начните с 75 точек на дюйм при 100% размере, затем увеличивайте разрешение и уменьшайте размер до тех пор, пока не будет достигнут приемлемый результат. Вообще говоря, чем выше разрешение в точках на дюйм, тем больше будет объем импортируемого в Notes рисунка. Также необходимо иметь в виду то, что различные мониторы могут по-разному отображать отсканированное изображение.
Чтобы импортировать графические файлы
- Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.
- Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)
- В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите тип импортируемого графического файла.
- Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.
- Нажмите кнопку "Импорт".
Импорт файлов электронных таблиц в документы, имеющие форматируемые поля
В форматируемое поле в документе можно импортировать файлы электронных таблиц Lotus 1-2-3 и Microsoft Excel. Импортированная электронная таблица становится просто таблицей.
В случае если электронная таблица шире, чем окно Notes, для просмотра скрытой части данных используется горизонтальная полоса прокрутки. Наибольшая ширина текста, которая может использоваться в документе Notes составляет 57,8 см (22,75 дюйма). Дополнительный текст не отображается. Кроме этого, импортируются только первые 64 столбца электронной таблицы.
Если в файле электронной таблице содержится несколько листов, импортируется только первый лист. В Notes также не поддерживается импорт имен из именованных диапазонов.
При импорте файлов формата 1-2-3® шрифт заменяется на Courier, а при импорте из Microsoft Excel - на Times Roman. После импорта файла шрифт может быть изменен.
Чтобы импортировать файлы электронных таблиц
- Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.
- Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)
- В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите программу электронных таблиц для импортируемого файла.
- Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.
- Нажмите кнопку "Импорт".
Импорт файлов в представления
Допускается импорт структурированных и табличных текстовых файлов, электронных таблиц и файлов vCard (электронная визитная карточка) в представления Notes, если имеется доступ к расположению файла, например к локальному жесткому диску или к файловому серверу. Файлы vCard можно импортировать только в представления личной адресной книги.
Импорт часто используется в случаях, когда работать с данными предпочтительнее в Notes, а не в исходном приложении и при этом частое обновление данных не требуется. Если позже потребуется обновить данные, нужно будет их заново импортировать.
Импорт структурированных текстовых файлов
Структурированный текст - это текст ASCII, который состоит из полей со значениями. При импорте структурированного текста в представление следует выбрать форму Notes для приема данных.
Чтобы импортировать структурированные текстовые файлы
- В представлении выберите команду: Файл - Импорт.
- В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Структурированный текст".
- Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.
- Нажмите кнопку "Импорт".
- В диалоговом окне "Импорт структурированного текста" в поле "Использовать" выберите форму, которую следует использовать для импорта структурированного текста. Имена полей в форме должны соответствовать именам полей, используемым в представлении Notes (например, имя, адрес, номер телефона и так далее).
- Выберите значение "Разрыв страницы", чтобы в конце каждого поля добавлялись знаки возврата каретки и разрыва строки, или значение "Знак с кодом", чтобы в конце каждого поля добавлялся знак с указанным кодом.Примечание Если решено использовать коды знаков, их просмотреть в таблице символов Windows. В Notes используются только коды, а не сами знаки ASCII.
- В поле "Импортировать как" выберите значение "Главные документы" или "Ответные документы" в соответствии нужным способом отображения текста в представлении.
- Укажите, следует сохранять исходные разрывы строк в файле или разместить текст как основной.
- Если используется форма, в которой поля должны быть пересчитаны, установите флажок "Вычислять значения полей формы при импорте документов". Данный параметр появляется, если в тексте имеются формулы.
- Нажмите кнопку ОК.