Автоматизация выполнения задач с помощью простых агентов

В Notes можно автоматизировать выполнение задач при помощи макросов, называемых агентами. Они позволяют автоматически выполнять повторяющиеся задачи, такие как упорядочение документов и отправка записок. (Средство отправки сообщений при отсутствии на работе является примером агента, который можно использовать в Notes.)

В данной справочной системе описывается создание только простых агентов. Сведения по созданию более сложных агентов с помощью формул Notes, LotusScript или Java см. в справочной базе данных Lotus Domino Designer 6.

Задачи, выполняемые агентами

С помощью агентов могут выполняться почти все действия, выполняемые в базах данных вручную. Удобно использовать агенты для автоматического выполнения следующих задач:

1. создание ответов на сообщения;
2. пересылка почты;
3. отправка документов;
4. копирование документов из одной базы данных или папки в другую;
5. удаление документов;
6. изменение состояния прочтения.

С помощью параметров поиска могут создаваться простые агенты, работающие с конкретными документами базы данных.

Описание работы агента

Агенты хранятся в базах данных. Агенты, которые могут запускаться только создавшим их пользователем, называются личными агентами; агенты, которые могут запускаться другими пользователями, называются общими.

При создании агента могут указываться следующие параметры.

1. Режим работы агента. Агент может запускаться вручную, автоматически по расписанию или автоматически при регистрации определенного события, например получения новой почты или изменения документа.
2. Документы базы данных, которые обрабатывает агент. Агент может обрабатывать все документы или любые наборы документов базы данных.
3. Действия, выполняемые агентом. Для создания агентов можно выбирать действия из списка или описывать их с помощью формул Notes, сценариев и языков программирования.

Таблицы управления доступом и агенты

Можно создать и запустить агент в любой локальной базе данных, однако чтобы создать агенты для запуска в базе данных на сервере Domino, необходимо иметь соответствующие права доступа. В таблице управления доступом базы данных определено, может ли пользователь создать агент в базе данных, какие действия выполняет агент и как он взаимодействует с другими агентами.

Создание агента

Можно создать простой агент в базе данных, что поможет автоматизировать задачи.

Чтобы создать агент, сначала откройте базу данных и выберите команду: Создание - Агент. Появятся окно свойств агента и область программирования.

В окне свойств агента

1. Откройте вкладку "Основные".
2. Введите имя агента в поле "Имя".
3. (Необязательно.) Введите комментарий в поле "Заметки". Комментарий отобразится в списке агентов.
4. Установите переключатель в положение "Общий", если этот агент будет запускаться другими пользователями. Установите переключатель в положение "Личный", если этот агент будет запускаться только создавшим его пользователем.

   Можно преобразовать личный агент в общий агент и наоборот.
5. Если агент выполняет поиск текста в документах, в группе "Параметры" можно задать следующие параметры.
   • Установите флажок "Хранить условия поиска в меню строки поиска", чтобы отобразить запрос поиска на панели поиска.
   • Установите флажок "Сохранять выделение в документах", чтобы выделять результаты поиска в документах.
6. (Необязательно.) Чтобы запускать агенты, не появляющиеся в интерфейсе пользователя, установите флажок "Запускать в фоновом потоке клиента".
7. В группе "Запуск" в окне свойств выберите один из следующих триггеров для агента. В зависимости от выбранного триггера отображаются различные параметры.
   • Установите переключатель в положение "Событие", а затем выберите событие, запускающее агент.
   • Установите переключатель в положение "Расписание", а затем определите время запуска агента.
   Примечание В зависимости от выбранного типа триггера в поле "Объект", возможно, потребуется выбрать документы, в которых будет запускаться агент.
8. Откройте вкладку "Безопасность" окна свойств агента, чтобы задать параметры безопасности для агента.
9. Заполнив нужные поля, закройте окно свойств агента.

В области программирования

1. Нажмите кнопку "Добавить действие", чтобы открыть диалоговое окно "Добавление действия", и укажите простые действия, которые должны выполняться агентом. (Выбирайте действия в том порядке, в котором они должны впоследствии выполняться.)
2. Если необходимо, чтобы агент выполнял поиск документов, откройте вкладку "Объекты", а затем выделите элемент "Выбор документов". Нажмите кнопку "Добавить условие", чтобы открыть диалоговое окно "Добавление условия", и задайте условия поиска.
3. Выберите команду: Файл - Сохранить, чтобы сохранить агент в базе данных.

Присваивание имен агентам

Имена запускаемых вручную агентов отображаются как команды меню "Действия". Имена агентов задаются с учетом регистра и могут представлять собой любую комбинацию знаков, включая буквы, цифры, пробелы и знаки препинания.

• Для действий с формами и представлениями, отображающихся в качестве кнопок на панели действий, выбирайте короткие имена.
• Команды меню "Действия" выводятся в алфавитном порядке. Чтобы имена отображались в другом порядке, присвойте им номера или буквы.
• В базе данных для одинаковых агентов используйте одинаковые имена, чтобы пользователи могли их распознавать.

Способы задания имен

Псевдоним

Псевдоним представляет собой другое имя или синоним для определенного агента. При использовании псевдонима можно изменить или перевести отображаемое для пользователей имя без отключения формул, связанных с исходным именем. К псевдонимам применяются те же правила присвоения имен, как и к обычным именам. При работе с действиями с формами и представлениями псевдонимы не используются.

Чтобы создать псевдоним, добавьте вертикальную черту ( | ) и псевдоним справа от исходного имени. Исходное имя всегда должно быть расположено слева.

Агент1 | Агент1_Псевдоним

Можно создать несколько псевдонимов. Их необходимо разделять вертикальной чертой ( | ).

Сочетания клавиш

Назначенная клавиша представляет собой подчеркнутую букву в названии команды меню "Действия". Пользователи Windows и UNIX® для выбора команды меню могут ввести только назначенную букву. Чтобы задать в меню "Действия" назначенную клавишу, введите знак подчеркивания перед назначаемой буквой. Например, "С" является назначенной клавишей для действия "Сохранить".

_Сохранить

В Notes при отображении имени действия на панели действий знак подчеркивания игнорируется.

Составные имена

Если нежелательно создавать в меню длинный список команд или существует необходимость сгруппировать связанные действия или агенты, выполните группировку, чтобы при выборе команды меню отображались связанные команды подменю. Для имен можно создавать только один вложенный уровень.

Введите имя, которое должно отображаться в меню "Действия", после чего введите обратную косую черту (\), за которой следует указать имя действия или агента. Например:

Средства почты\Добавить отправителя в АК 
Средства почты\Выбрать шапку

Редактирование, копирование, удаление или перемещение агента

Агенты в базе данных могут копироваться, удаляться и перемещаться. Кроме того, агенты могут копироваться и перемещаться между базами данных. Однако во время выполнения агент нельзя изменить и сохранить.

Чтобы изменить агент

1. Откройте список агентов и дважды щелкните агент, который необходимо изменить.
2. Внесите необходимые изменения в окне свойств агента или в области программирования.
3. Нажмите клавишу Esc.
4. Нажмите кнопку "Да", чтобы сохранить изменения агента.

Чтобы скопировать агент

• Откройте список агентов и выделите агент.
• В меню выберите команду: Правка - Копировать.
• Если агент копируется в другую базу данных, откройте эту базу данных и выберите команду: Вид - Агенты.
• Выберите команду: Правка - Вставить.

Агент появится в списке.

Чтобы удалить агент

1. Откройте список агентов и выделите агент.
2. Выберите команду: Правка - Вырезать.

Агент будет удален из списка.

Чтобы переместить агент из одной базы данных в другую

1. Откройте список агентов и выделите агент.
2. Выберите команду: Правка - Вырезать.
3. Выделите конечную базу данных и выберите команду: Вид - Агенты.
4. Выберите команду: Правка - Вставить.

Агент появится в списке.

Просмотр списка агентов

Список агентов содержит все агенты в базе данных.

Чтобы просмотреть список агентов

1. Откройте базу данных.
2. В меню выберите команду: Вид - Агенты.
3. (Необязательно.) Чтобы отображать агенты в списке в нужном порядке, щелкните заголовок столбца "Псевдоним", "Владелец", "Дата изменения" или "Автор изменений".
4. (Необязательно.) Дважды щелкните агент, чтобы открыть его и внести необходимые изменения.

Пример агента: создание ответов на сообщения

Была создана база данных, в которую поступают ответы сотрудников на опрос о привилегиях, предоставляемых им фирмой. Требуется автоматически отправлять благодарность всем отвечающим.

Сначала откройте базу данных и выберите команду: Создание - Агент. Появятся окно свойств агента и область программирования.

В окне свойств агента

1. На вкладке "Основные" в поле "Имя" введите "Отправить сообщение с благодарностью".
2. В группе "Запуск" установите переключатель в положение "Событие", а затем в списке выберите значение "После прихода новой почты".
3. Закройте окно свойств агента.

В области программирования

1. Откройте вкладку "Объекты" в области списка сведений, а затем в списке объектов выделите элемент "Действие".
2. В нижней части области программирования нажмите кнопку "Добавить действие".

   Появится диалоговое окно "Добавление действия".
3. В поле "Действие" выберите значение "Ответить отправителю".
4. В группе "Отправить ответ" установите переключатель в положение "отправителю".
5. В поле "Ответное сообщение" введите "Спасибо".
6. Нажмите кнопку ОК.

   Notes вставит в агент действие и закроет диалоговое окно "Добавление действия".
7. Выберите команду: Файл - Сохранить, чтобы сохранить агент в базе данных.