Автоматизация выполнения задач с помощью простых агентов

Пример агента: пересылка почтовых сообщений

Предположим, требуется ежедневно автоматически рассылать расписания отгрузки, полученные от управляющего, Петра Иванова, всем остальным членам вашей группы.

Сначала откройте почтовую базу данных и выберите команду: Создание - Агент. Появятся окно свойств агента и область программирования.

В окне свойств агента

1. На вкладке "Основные" в поле "Имя" введите "Расписание пересылки".
2. В группе "Запуск" установите переключатель в положение "Расписание", а затем в списке выберите значение "Ежедневно".
3. Нажмите кнопку "Расписание". Откроется окно расписания агента.
4. Введите время в поле "Начать выполнение агента", а затем нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно расписания агента закроется.
5. В поле "Объект" выберите значение "Все новые и измененные документы".
6. Закройте окно свойств агента.

В области программирования

1. Откройте вкладку "Объекты" в области списка сведений, а затем выделите элемент "Выбор документов" в списке объектов.
2. В нижней части области программирования нажмите кнопку "Добавить условие". Появится диалоговое окно "Добавление условия".
3. Укажите условие "Несколько слов".
4. Введите слово "расписание" в первое поле.
5. Нажмите кнопку "Добавить".

   Условие будет добавлено в агент, а диалоговое окно "Добавление условия" закроется.
6. Нажмите кнопку "Добавить условие".
7. Укажите условие "По автору".
8. В группе "Найти документы, у которых автор" выберите значение "любой из".
9. В поле имени введите: Петр Иванов.
   Примечание Имена при вводе следует разделять запятыми. Введите иерархическое имя пользователя (например, Maria Bolohova/Development/Acme), если оно известно. Если написание имени пользователя неизвестно, нажмите кнопку пользователя, чтобы найти имена в общей адресной книге.
10. Нажмите кнопку "Добавить".

    Условие будет добавлено в агент, а диалоговое окно "Добавление условия" закроется.
11. Откройте вкладку "Объекты" в списке сведений, а затем в списке объектов выделите элемент "Действие".
12. В нижней части области программирования нажмите кнопку "Добавить действие".

    Появится диалоговое окно "Добавление действия".
13. В поле "Действие" выберите значение "Отправить сообщение".
14. Введите имена получателей в поле "Кому".
15. В поле "Тема" введите "Последнее расписание отгрузки".
16. Установите флажок "Включить в это сообщение копию документа".
17. Нажмите кнопку "Добавить".

    Notes вставит в агент действие и закроет диалоговое окно "Добавление действия".
18. Выберите команду: Файл - Сохранить, чтобы сохранить агент в базе данных.

Пример агента: отправка документов

Требуется отправлять еженедельный отчет о проделанной работе сотрудникам, работающим над тем же проектом. (Во всех отправляемых документах должно быть поле "Кому".)

Сначала откройте базу данных, в которой имеется документ для отправления, а затем выберите команду: Создание - Агент. Появятся окно свойств агента и область программирования.

В окне свойств агента

1. На вкладке "Основные" в поле "Имя" введите "Еженедельный отчет".
2. В группе "Запуск" установите переключатель в положение "Расписание", а затем в списке выберите значение "Еженедельно".
3. Нажмите кнопку "Расписание".

   Откроется окно расписания агента.
4. Укажите дату в поле "Число" и время в поле "Время", а затем нажмите кнопку OK.

   Диалоговое окно расписания агента закроется.
5. В поле "Объект" выберите значение "Все новые и измененные документы".
6. Закройте окно свойств агента.

В области программирования

1. Откройте вкладку "Объекты" в области списка сведений, а затем выделите элемент "Выбор документов" в списке объектов.
2. В нижней части области программирования нажмите кнопку "Добавить условие".

   Появится диалоговое окно "Добавление условия".
3. Укажите условие "Несколько слов".
4. Введите "Еженедельный отчет" в первое поле.
5. Нажмите кнопку "Добавить".

   Условие будет добавлено в агент, а диалоговое окно "Добавление условия" закроется.
6. Откройте вкладку "Объекты" в списке сведений, а затем в списке объектов выделите элемент "Действие".
7. Нажмите кнопку "Добавить действие".

   Появится диалоговое окно "Добавление действия".
8. В поле "Действие" выберите значение "Отправить документ".
9. Нажмите кнопку "Добавить".

   Notes вставит в агент действие и закроет диалоговое окно "Добавление действия".
10. Выберите команду: Файл - Сохранить, чтобы сохранить агент в базе данных.

1. Если в документе также имеются значения в полях "Копия" и "СК", он также отправляется этим лицам.
2. Если в документе имеются поля "Приоритет доставки", "Отчет о доставке" и "Вернуть уведомление", они используются для определения приоритета доставки, а также для создания отчетов и отправки уведомлений. Если же в документе нет этих полей, по умолчанию используется обычный приоритет, отчет о доставке не создается, а уведомление не отправляется.

Пример агента: изменение состояния документа

Предположим, Петр Иванов работал над черновиками документов в Notes и теперь требуется изменить их состояние на "Непрочтенные", чтобы упростить их поиск до завершения работы над ними. Этот агент изменяет состояние черновиков на "Непрочтенные" в конце каждого дня.

Сначала откройте почтовую базу данных и выберите команду: Создание - Агент. Появятся окно свойств агента и область программирования.

В окне свойств агента

1. На вкладке "Основные" в поле "Имя" введите значение "Черновики - изменение состояния".
2. В группе "Запуск" установите переключатель в положение "Расписание", а затем в списке выберите значение "Ежедневно".
3. Нажмите кнопку "Расписание".

   Откроется окно расписания агента.
4. Введите "17:00" в поле "Начать выполнение агента", а затем нажмите кнопку ОК.

   Диалоговое окно расписания агента закроется.
5. В поле "Объект" выберите значение "Все новые и измененные документы".
6. Закройте окно свойств агента.

В области программирования

1. Откройте вкладку "Объекты" в области списка сведений, а затем выделите элемент "Выбор документов" в списке объектов.
2. Нажмите кнопку "Добавить условие".

   Появится диалоговое окно "Добавление условия".
3. Укажите условие "По автору".
4. В группе "Найти документы, у которых автор" выберите значение "любой из".
5. В поле имени введите: Петр Иванов.
   Примечание Имена при вводе следует разделять запятыми. Введите иерархическое имя пользователя (например, Maria Bolohova/Development/Acme), если оно известно. Если написание имени пользователя неизвестно, нажмите кнопку пользователя, чтобы найти имена в общей адресной книге.
6. Нажмите кнопку "Добавить".

   Условие будет добавлено в агент, а диалоговое окно "Добавление условия" закроется.
7. Откройте вкладку "Объекты" в списке сведений, а затем в списке объектов выделите элемент "Действие".
8. Нажмите кнопку "Добавить действие".

   Появится диалоговое окно "Добавление действия".
9. В поле "Действие" выберите значение "Пометить документ как непрочтенный".
10. Нажмите кнопку "Добавить".

    Notes вставит в агент действие и закроет диалоговое окно "Добавление действия".
11. Выберите команду: Файл - Сохранить, чтобы сохранить агент в базе данных.

Пример агента: удаление документов

На протяжении нескольких месяцев важные сообщения сохранялись в папке "Сохраненные". Размер папки стал слишком большим и требуется удалить все сообщения, созданные до августа 2002 года.

Сначала откройте почтовую базу данных и выберите команду: Создание - Агент. Появятся окно свойств агента и область программирования.

В окне свойств агента

1. На вкладке "Основные" в поле "Имя" введите "Удалить старую почту".
2. В группе "Запуск" установите переключатель в положение "Событие", а затем в списке выберите значение "При выборе из меню действий".
3. В поле "Объект" выберите значение "Все документы в представлении".
4. Закройте окно свойств агента.

В области программирования

1. Откройте вкладку "Объекты" в области списка сведений, а затем выделите элемент "Выбор документов" в списке объектов.
2. В нижней части области программирования нажмите кнопку "Добавить условие".

   Появится диалоговое окно "Добавление условия".
3. Укажите условие "По дате".
4. В группе "Найти документы, у которых" выберите в списках первых двух полей значения "дата создания" и "предшествует" соответственно, затем в крайнем правом поле (поле даты) укажите "8/1/02".
5. Нажмите кнопку "Добавить".

   Условие будет добавлено в агент, а диалоговое окно "Добавление условия" закроется.
6. Откройте вкладку "Объекты" в списке сведений, а затем в списке объектов выделите элемент "Действие".
7. Нажмите кнопку "Добавить действие".

   Появится диалоговое окно "Добавление действия".
8. В поле "Действие" выберите значение "Удалить из базы данных".
9. Нажмите кнопку "Добавить".

   Notes вставит в агент действие и закроет диалоговое окно "Добавление действия".
10. Выберите команду: Файл - Сохранить, чтобы сохранить агент.