Приступая к работе

Создание базы данных

Notes облегчает создание баз данных. Для создания базы данных можно использовать шаблон, т.е. файл, содержащий формы и представления, но не содержащий документов. Также можно использовать пустой шаблон. Базу данных можно создавать локально, или при наличии доступа можно создавать базу данных на сервере.

Чтобы вносить изменения в структуру создаваемой базы данных, необходимо установить Domino Designer.

Наследование изменений структуры

Многие шаблоны, поставляемые с Notes, являются главными. Это означает, что все изменения, вносимые в такой шаблон, передаются в созданные с его помощью базы данных, если не указано обратное. Если планируется настройка базы данных, чтобы избежать переопределения изменений структуры, либо снимите флажок "Наследовать изменения структуры" после выбора шаблона, либо снимите флажок " Наследовать структуру из главного шаблона" на вкладке "Структура" в окне свойств базы данных.

Чтобы узнать, имеется ли у вас доступ на сервер с возможностью создания базы данных

1. Откройте справочник Domino, в котором указан требуемый сервер.
2. Перейдите к представлению "Серверы" в справочнике Domino, а затем выберите сервер.
3. Дважды щелкните имя сервера, чтобы открыть документ "Сервер".
4. В документе "Сервер" откройте вкладку "Безопасность".
5. В разделе "Доступ к серверу" убедитесь, что ваше имя или группа присутствует в списке "Создание баз данных". Если это так, вы сможете создать базу данных на этом сервере.

Чтобы создать базу данных

1. Выберите команду: Файл - База данных - Создать.
2. Чтобы база данных хранилась на жестком диске рабочей станции, выберите в поле "Сервер" значение "Локальный компьютер" или введите имя сервера.
3. В поле "Название" введите имя новой базы данных. Это название отображается на панели закладок и странице закладок. Название не может превышать 96 знаков.
4. Чтобы изменить имя файла по умолчанию, которое создается во время ввода названия базы данных, укажите уникальное описательное имя файла, не превышающее 32 знаков. После него в поле "Имя файла" вводится расширение .NSF. При создании базы данных локально на жестком диске следует указать как часть имени файла диск и каталог, в котором будет храниться новая база данных, например C:/Databases/mydbs.nsf. В противном случае база данных будет сохранена в каталоге Data. При создании базы данных на сервере следует указать сервер и каталог для хранения базы данных.
5. (Необязательно.) Нажмите кнопку "Шифрование", чтобы зашифровать новую базу данных, если она должна храниться на жестком диске. Установите переключатель в позицию "Производить локальное шифрование", выберите тип шифрования и нажмите кнопку OK. Дополнительные сведения см. в разделе "Защита данных" .
6. (Необязательно.) При создании базы данных с помощью шаблона версии 4 следует указать максимальный размер, который база данных может занимать на диске. Щелкните параметр "Предельный размер", выберите размер (не более 4 Гбайт) и нажмите кнопку OK.
7. Выберите шаблон из списка или выберите значение "Нет", если не требуется использовать шаблон, и установите флажок "Отображать дополнительные шаблоны", чтобы получить список всех доступных на выбранном сервере шаблонов. Чтобы использовать шаблоны, расположенные на другом сервере, нажмите кнопку "Источник шаблонов". Полный список шаблонов Notes содержится в разделе "Шаблоны Notes". Нажмите кнопку "О шаблоне", чтобы прочитать общее описание базы данных, создаваемой с помощью выбранного шаблона.
8. Установите флажок "Наследовать изменения структуры", если требуется, чтобы структура базы данных регулярно обновлялась при выполнении серверной задачи.
9. (Рекомендуется.) Установите флажок "Создать полный индекс для поиска", чтобы ускорить поиск в новой базе данных.

Чтобы скопировать всю базу данных

1. Откройте базу данных, которую требуется скопировать.
2. Выберите команду: Файл - База данных - Создать копию.
3. Чтобы база данных хранилась на жестком диске рабочей станции, выберите в поле "Сервер" значение "Локальный компьютер" или введите имя сервера, на котором следует сохранить базу данных.
4. В поле "Название" введите имя новой базы данных. Это название отображается на панели закладок и странице закладок. Название не может превышать 96 знаков.
5. Введите уникальное информативное имя файла, не превышающее 32 знаков. После него в поле "Имя файла" вводится расширение .NSF. При копировании базы данных локально на жестком диске следует указать как часть имени файла диск и каталог, в котором будет храниться база данных, например C:/Databases/mydbs.nsf. В противном случае база данных будет сохранена в каталоге Data. При создании базы данных на сервере следует указать сервер и каталог для хранения базы данных.
   Примечание При создании копии базы данных версии 4 или 5, чтобы сохранить текущий формат, задайте файловое расширение NS4 для базы данных версии 4 и NS5 - для базы данных версии 5.
6. Выберите один из следующих вариантов копирования:
   • "структуру базы данных и документы" - для копирования элементов структуры, а также документов, хранящихся в исходной базе данных;
   • "только структуру" - для копирования только элементов структуры исходной базы данных.
7. (Необязательно.) Нажмите кнопку "Шифрование", чтобы зашифровать новую базу данных, если она должна храниться на жестком диске. Установите переключатель в позицию "Производить локальное шифрование", выберите тип шифрования и нажмите кнопку OK. Дополнительные сведения см. в разделе "Защита данных" .
8. (Необязательно.) При создании базы данных с помощью шаблона версии 4 следует указать максимальный размер, который база данных может занимать на диске. Щелкните параметр "Предельный размер", выберите размер (не более 4 Гбайт) и нажмите кнопку OK.
9. (Рекомендуется.) Снимите флажок "таблицу управления доступом", если не требуется наследовать таблицу управления доступом (ТУД) от исходной базы данных. После снятия флажка "таблицу управления доступом" автоматически вводится имя пользователя в качестве управляющего, а пользователем по умолчанию назначается разработчик. Если таблица управления доступом не наследуется, пользователь может не иметь доступа на уровне управляющего к новой базе данных, что не позволит выполнять все задачи всех уровней доступа, включая удаление базы данных и изменение таблицы управления доступом.

Наследование изменений структуры

Многие шаблоны, поставляемые с Notes, являются главными. Это означает, что все изменения, вносимые в такой шаблон, передаются в созданные с его помощью базы данных, если не указано обратное. Если планируется настройка базы данных, чтобы избежать переопределения изменений структуры, либо снимите флажок "Наследовать изменения структуры" после выбора шаблона, либо снимите флажок "Наследовать структуру из шаблона" на вкладке "Структура" в окне свойств базы данных.

Чтобы удалить базу данных

База данных Notes может быть безвозвратно удалена с локального жесткого диска, с дискеты или (пользователем с доступом на уровне управляющего) с сервера. Если после удаления базы данных из каталога в нем не остается файлов, этот каталог автоматически удаляется.

1. Откройте базу данных.
2. Выберите команду: Файл - База данных - Удалить.

Замена структуры базы данных

Возможность замены структуры делает базу данных идентичной шаблону. Если в базе данных изменения не наследуются из главного шаблона, команда "Заменить структуру" является единственным способом переноса изменений структуры из шаблона в такую базу данных. Элементы структуры, запрещающие перемещение или обновление структуры, не включаются в обновления.

Если пользователь имеет доступ в базу данных на уровне не ниже разработчика, он может заменить структуру базы данных на структуру из шаблона.

Компоненты, которые заменяются при замене структуры базы данных

• Формы, поля, действия форм и программы событий
• Страницы
• Представления, папки и действия представлений
• Агенты
• Навигаторы
• Наборы рамок
• Общие поля
• Свойства базы данных, кроме значения параметра "Отображать дополнительные шаблоны"
• Значения всех параметров вкладки "Структура" окна свойств базы данных, кроме значения параметра "Включить в список дополнительных шаблонов".
• Параметры "Оптимизировать таблицы документов" и "Не хранить данные об иерархии для ответных документов" на вкладке "Дополнительно" (Файл - Свойства базы данных).

Компоненты, которые не заменяются при замене структуры базы данных

• Значок базы данных (если разработчик не отключил параметр "Заблокировать отражение изменений шаблона" в окне свойств базы данных на вкладке "Структура")
• Название и категория базы данных
• ТУД и параметры шифрования базы данных Внимание: роли ТУД обновляется (Файл - База данных - Управление доступом - Роли).
• Документы "Работа с базой данных" и "О базе данных" (если разработчик не отключил параметр "Заблокировать отражение изменений шаблона" в окне свойств базы данных на вкладке "Структура")
• Отдельные элементы, чья структура защищена от обновлений (если на вкладке "Структура" окна свойств базы данных для данного элемента установлен флажок "Заблокировать отражение изменений шаблона")
• Отдельные элементы, чьи шаблоны являются наследуемыми (если на вкладке "Структура" окна свойств базы данных для данного элемента установлен флажок "Наследовать структуру из главного шаблона")
  Предупреждение Не производится замена элементов с установленным отношением наследования, даже если их структура не защищена от обновлений (т.е. если параметр "Заблокировать отражение изменений шаблона" не установлен разработчиком).
• Значение параметра "Включить в список дополнительных шаблонов" на вкладке "Структура" (Файл - Свойства базы данных)
• Все параметры на вкладке "Дополнительно" (Файл - Свойства базы данных), кроме параметров "Оптимизировать таблицы документов" и "Не хранить данные об иерархии для ответных документов".

Чтобы заменить структуру базы данных

1. Выберите базу данных на сервере и выберите команду: Файл - База данных - Заменить структуру.
2. Если шаблон не хранится локально, выберите сервер в поле "Сервер шаблонов" диалогового окна "Замена структуры базы данных". Если имя сервера неизвестно, выберите внизу в списке значение "Другой" и выберите сервер из списка доступных серверов.
3. Выберите шаблон из списка шаблонов. Чтобы просмотреть расширенный список шаблонов, установите флажок "Отображать дополнительные шаблоны".
   Примечание Прокрутите список папок на сервере. Дважды щелкните любую папку, чтобы просмотреть список содержащихся в ней шаблонов. Файлы шаблонов баз данных всегда имеют расширение .NTF.
4. (Необязательно.) Установите флажок "Наследовать изменения структуры", чтобы наследовать будущие изменения структуры от главного шаблона и не использовать команду замены структуры. При замене шаблона структуры этот параметр недоступен.
5. (Необязательно.) Установите флажок "Скрыть формулы и программы LotusScript", чтобы запретить пользователям производить изменения в структуре базы данных. После скрытия структуры навсегда запрещаются все операции со структурой, а также скрываются все формулы и программы. Изменения структуры базы данных не могут производиться даже пользователями с доступом на уровне разработчика и управляющего.
   Примечание Этот параметр удобно использовать для скрытия структуры готовых к использованию баз данных, созданных на основе личных шаблонов. При необходимости изменения структуры следует изменить шаблон, структура которого не скрыта, и обновить структуру связанных баз данных. Чтобы обеспечить максимальную защиту структуры, не давайте шаблон никому, кроме авторизованных разработчиков, и не публикуйте документацию по формулам и программам LotusScript. Если структура базы данных скрыта, пользователи не могут:
   • просматривать параметры элементов структуры (из меню "Вид" исчезает: Вид - Конструктор);
   • изменять, добавлять и удалять поля, формы, навигаторы, страницы и подформы;
   • изменять и удалять существующие представления;
   • просматривать, удалять и изменять существующие агенты, а также добавлять общие агенты;
   • просматривать и изменять формулы, программы LotusScript и формулы, связанные с простыми действиями;
   • изменять свойства открытия базы данных;
   • отображать сведения о структуре;
   • получать сведения о структуре путем создания копии или реплики базы данных.
6. Нажмите кнопку "Заменить", а затем кнопку "Да".

Обновление структуры базы данных

При выборе команды "Обновить структуру" обновляется структура базы данных, связанной с главным шаблоном. Элементы структуры, запрещающие перемещение или обновление структуры, не включаются в обновления.

Серверная задача Designer производит автоматическую синхронизацию всех серверных баз данных, связанных с шаблоном. Эта серверная задача по умолчанию выполняется в 1:00 ночи. Чтобы обновления производились, шаблон должен находиться на том же сервере, что и связанная с ним база данных. Реплики синхронизируются с шаблонами, хранящимися на том же сервере, что и реплика.

Обновление структуры базы данных требуется выполнять вручную в следующих случаях:

• база данных является локальной, поэтому при выполнении серверной задачи Designer ее структура не обновляется;
• требуется обновить структуру раньше, чем это запланировано по расписанию;
• к главному шаблону нет доступа на уровне разработчика.

Компоненты, которые обновляются при обновлении структуры базы данных

• Формы, поля, действия форм и программы событий
• Представления, папки и действия представлений
• Агенты
• Страницы
• Наборы рамок
• Навигаторы
• Общие поля
• Значения всех параметров на вкладке "Структура" (Файл - Свойства базы данных), кроме значения параметра "Включить в список дополнительных шаблонов"
• Параметры "Оптимизировать таблицы документов" и "Не хранить данные об иерархии для ответных документов" на вкладке "Дополнительно" (Файл - Свойства базы данных).

Компоненты, которые не обновляются при обновлении структуры базы данных

• Значок базы данных (если разработчик не отключил параметр "Заблокировать отражение изменений шаблона" в окне свойств базы данных на вкладке "Структура")
• Название и категория базы данных
• ТУД и параметры шифрования базы данных Внимание: роли ТУД обновляется (Файл - База данных - Управление доступом - Роли).
• Документы "Работа с базой данных" и "О базе данных" (если разработчик не отключил параметр "Заблокировать отражение изменений шаблона" в окне свойств базы данных на вкладке "Структура")
• Отдельные элементы, чья структура защищена от обновлений (если на вкладке "Структура" окна свойств базы данных для данного элемента установлен флажок "Заблокировать отражение изменений шаблона")
• Компонент, если недоступен его шаблон, заданный в параметре "Наследовать структуру из главного шаблона" на вкладке "Структура" окна свойств структуры
  Предупреждение Не производится замена элементов с установленным отношением наследования, даже если их структура не защищена от обновлений (т.е. если параметр "Заблокировать отражение изменений шаблона" не установлен разработчиком).
• Значение параметра "Включить в список дополнительных шаблонов" на вкладке "Структура" (Файл - Свойства базы данных)
• Все параметры на вкладке "Дополнительно" (Файл - Свойства базы данных), кроме параметров "Оптимизировать таблицы документов" и "Не хранить данные об иерархии для ответных документов".

Чтобы обновить структуру базы данных

1. Откройте базу данных, которую требуется обновить, и выберите команду: Файл - База данных - Обновить структуру.
2. Выберите сервер Notes, на котором хранятся главные шаблоны, или выберите значение "Локальный компьютер", если главные шаблоны хранятся на рабочей станции, и нажмите кнопку OK.
3. Нажмите кнопку "Да".
4. Если на других серверах хранятся другие шаблоны, связанные с этой базой данных, повторите шаги 2 и 3.

Создание библиотеки баз данных для размещения похожих баз данных в одном месте

Библиотека баз данных - это база данных, в которой хранятся ссылки на другие базы данных и которая с помощью кодов репликации находит хранящиеся на разных серверах базы данных, необходимые пользователю для работы. Например, можно поместить базы данных, работающие с корпоративными политиками и процедурами, в корпоративную библиотеку.

При наличии доступа можно создавать библиотеки на сервере, чтобы другие пользователи тоже могли работать с библиотекой и добавлять в нее базы данных. Можно создать локальную библиотеку для индивидуального пользования.

Чтобы узнать, имеется ли у вас доступ на сервер с возможностью создания библиотеки баз данных

Требуется иметь право создания баз данных на сервере, т. к. библиотека сама является базой данных.

1. Откройте справочник Domino, в котором указан сервер, на котором требуется создать библиотеку.
2. Перейдите в представление "Серверы" в справочнике Domino и найдите или выберите сервер, на котором требуется создать библиотеку.
3. Дважды щелкните имя сервера, чтобы открыть документ "Сервер".
4. В документе "Сервер" откройте вкладку "Безопасность".
5. В разделе "Доступ к серверу" убедитесь, что ваше имя или группа присутствует в списке "Создание баз данных и шаблонов". Если это так, вы сможете создать базу данных на этом сервере.

Чтобы создать библиотеку баз данных

Пользователь, создающий библиотеку, автоматически становится библиотекарем с доступом к ТУД на уровне управляющего. Доступом по умолчанию к библиотеке, созданной на сервере, является уровень автора. Доступом по умолчанию к библиотеке, созданной локально, является уровень читателя.

1. Выберите команду: Файл - База данных - Создать.
2. В поле "Сервер" выберите значение "Локальный компьютер", чтобы сохранить библиотеку на жестком диске, или выберите сервер, к которому имеется доступ, чтобы создать на нем базу данных.
3. В поле "Название" введите имя библиотеки.
4. Чтобы изменить имя файла по умолчанию, укажите уникальное описательное имя файла, не превышающее 32 знаков. После него в поле "Имя файла" вводится расширение .NSF.
5. Установите флажок "Отображать дополнительные шаблоны" в нижней части диалогового окна "Создание базы данных".
6. Выберите шаблон Database Library ( DBLIB4.NTF ) из списка шаблонов и нажмите кнопку OK.

Чтобы назначить библиотекарей для библиотеки баз данных

Создавая библиотеку, следует назначить для нее библиотекарей. Библиотекари могут добавлять базы данных в библиотеку и предоставлять другим пользователям права библиотекаря. Пользователи, назначенные на роль библиотекаря, должны иметь доступ к библиотеке на уровне автора. Чтобы добавлять библиотекарей для библиотеки, необходимо иметь доступ не ниже уровня редактора.

1. Откройте библиотеку баз данных и перейдите в представление "Библиотекари".
2. Выберите команду: Действия - Сменить библиотекарей.
3. В поле "Список библиотекарей" введите составные имена пользователей (например, John Smith/B/ACME ), которых требуется назначить библиотекарями.
   Примечание Notes автоматически добавит точку с запятой между именами при сохранении и закрытии документа "Библиотекари".
4. Нажмите кнопку "Сохранить документ" и кнопку "Закрыть".

Добавление базы данных в библиотеку баз данных

При наличии доступа к библиотеке на уровне не ниже автора можно добавлять базы данных в библиотеку (публиковать). Если имеющийся уровень доступа является недостаточным для добавления базы данных, пользователь получает сообщение с предложением отправить библиотекарю запрос на добавление данной базы данных в библиотеку. Если нажать кнопку "Да", библиотекарь получит сообщение электронной почты, содержащее ссылку на базу данных, которую пользователь хочет добавить.

Главное представление библиотеки содержит список всех баз данных библиотеки в алфавитном порядке, а также краткое описание для каждой базы данных.

Чтобы добавить базу данных в библиотеку

1. Откройте базу данных, которую требуется поместить в библиотеку.
2. Выполните команду Файл - База данных - Поместить в библиотеку.
3. Выберите библиотеку в списке имеющихся библиотек и нажмите кнопку OK.
4. Напишите краткое описание базы данных в поле "Реферат". Это краткое описание будет отображено рядом с названием базы данных в библиотеке.
5. Введите более подробное описание базы данных в поле "Подробное описание".
6. Нажмите кнопку "Сохранить базу данных", затем нажмите кнопку "Закрыть".

Чтобы удалить базу данных из библиотеки

Пользователи, имеющие доступ к библиотеке на уровне автора, могут удалять свои базы данных из библиотеки. Пользователи с уровнем доступа к библиотеке не ниже редактора могут удалять базы данных, добавленные другими пользователями. В библиотеке хранятся только ссылки на базы данных, поэтому при удалении базы данных из библиотеки удаляется только ссылка, а не сама база данных.

1. Откройте библиотеку баз данных.
2. Выберите базу данных, которую требуется удалить, и выберите команду: Правка - Удалить.
3. Выберите команду: Вид - Обновить, чтобы необратимо удалить базу данных из библиотеки

Подписка на базы данных для получения последних обновлений

Подписки на базы данных позволяют получать в реальном времени обновления из избранных баз данных Notes непосредственно на начальную страницу. Подписка на базу данных - это документ, который содержит сведения о базе данных, выбранные для наблюдения. Чтобы создать подписку на конкретную базу данных, сервер, на котором эта база данных хранится, должен поддерживать подписку и позволять автоматический поиск заголовков. По умолчанию установлена подписка на новую почту, которая, если включена, оповещает о получении новых почтовых сообщений.

Можно просматривать формы подписки на базы данных в базе данных "Подписка на базу данных", иначе называемой "Заголовки" ( headline.nsf ); эта база данных расположена в папке "Избранное" на панели закладок. База данных Headline.nsf автоматически создается из шаблона headine.ntf и размещается в каталоге Notes/Data. Если в папке "Избранное" отсутствует закладка "Подписка на базу данных" (или "Заголовки"), откройте базу данных headline.nsf из каталога Notes/Data, выбрав: Файл - База данных - Открыть.

Чтобы включить или выключить подписку для базы данных

1. Выберите команду: Файл - Параметры - Параметры настройки. Пользователи Macintosh OS X: Notes - Preferences - User Preferences.
2. Щелкните значок "Общие" и в группе "Параметры запуска" установите или снимите флажок "Проверить подписки".

Чтобы создать подписку на базу данных

1. Откройте базу данных, на которую требуется подписаться.
2. Выберите команду: Создание - Подписка.
3. В форме "Подписка" выберите параметры базы данных, для которых требуется уведомление, и нажмите кнопку OK или "Сохранить", а затем нажмите кнопку "Закрыть".

Чтобы проверить наличие обновлений подписки на базу данных

В Notes проверка результатов подписки на базу данных выполняется в два раза чаще, чем проверка прихода почты. Например, если в параметрах настроена проверка прихода почты каждые четыре минуты, проверка результатов подписки на базы данных выполняется каждые две минуты. Чтобы настроить параметры уведомления о приходе новой почты, см. раздел "Приступая к работе" .

Чтобы просмотреть результаты подписки на базу данных на начальной странице

1. В верхней части начальной страницы щелкните ссылку "Дополнительные параметры начальной страницы", затем нажмите кнопку "Создать новую начальную страницу".
2. Используйте мастер для настройки начальной страницы. При определении содержимого начальной страницы выберите рамки, а затем выберите подписки в качестве содержания рамок.
   Примечание Результаты подписки могут быть также проверены в базе данных "Подписка на базу данных", headline.nsf.

Чтобы изменить подписку на базы данных

1. Откройте базу данных "Подписка на базу данных" ( headline.nsf ) и щелкните ссылку "Параметры подписки" в левом верхнем углу или, если подписки отображаются на начальной странице, щелкните ссылку "Настроить" в рамке подписок.
2. Выберите подписку и нажмите кнопку "Изменить".
3. Измените подписку и нажмите кнопку OK или "Сохранить" и "Закрыть".

Чтобы включить или выключить подписки на отдельные базы данных

Имеется возможность включать нужные подписки и отключать остальные, которые не требуется проверять регулярно.

1. Откройте базу данных "Подписка на базу данных" ( headline.nsf ) и щелкните ссылку "Параметры подписки" или, если подписки отображаются на начальной странице, щелкните ссылку "Настроить" в рамке подписок.
2. Выберите подписку и нажмите кнопку "ВКЛ./ВЫКЛ.".

Чтобы назначить время автоматического удаления результатов подписки на базу данных

1. Откройте базу данных "Подписка на базу данных" ( headline.nsf ) и щелкните ссылку "Параметры подписки" или, если подписки отображаются на начальной странице, щелкните ссылку "Настроить" в рамке подписок.
2. Выберите подписку и нажмите кнопку "Срок действия результатов подписки".
3. Выберите параметр "Хранить неограниченно долго" или "Автоматически удалить через" и введите число дней.
4. Нажмите кнопку ОК.

База данных "Совместная работа"

База данных "Совместная работа" - приложение Lotus Domino, предназначенное для организации совместной работы коллектива сотрудников. Работая в этой базе данных, можно:

• формулировать и обсуждать вопросы, относящиеся к выполнению проекта;
• совместно создавать памятные записки, презентации и другие сдаваемые заказчику документы;
• эффективно управлять документацией рабочей группы;
• проводить коллективные обсуждения с целью выработки решения;
• совместно осуществлять подготовку собраний с тем, чтобы во время их проведения сосредоточиться на принятии решений;
• отслеживать планы собраний и поручения, относящиеся к собраниям;
• формировать направление работы и непосредственные задачи для рабочей группы.

В основе обучения и эффективной работы группы лежит взаимодействие ее участников. Данное приложение позволяет участникам группы выполнять конкретные задачи в рамках общего проекта и отслеживать общие результаты работы группы.