Работа с документами

Отображение скрытых знаков и текста

В документах имеются элементы, для которых можно выбрать режим отображения или скрытия.

Задача	Решение
Отображение или скрытие скрытых знаков	В режиме правки, выберите команду: Вид - Отобразить- Скрытые знаки.
Отображение или скрытие разрывов страниц	В режиме правки выберите команду: Вид - Отобразить - Разрывы страниц.
Отображение или скрытие горизонтальной полосы прокрутки	Горизонтальная полоса прокрутки должна появляться при необходимости. В случае ее отсутствия выполните одно из следующих действий: нажмите клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО для отображения горизонтальной полосы прокрутки; нажмите клавишу СТРЕЛКА ВЛЕВО для отображения вертикальной полосы прокрутки; выберите Вид - Отобразить - Горизонтальная полоса прокрутки.
Отображение или скрытие справочных сведений в нижней части окна (если разработчик базы данных включил справку, она может появиться в нижней части окна при размещении указателя в различных областях документа или формы)	В режиме правки выберите команду: Вид - Отобразить - Справка по полям.
Отображение или скрытие абзацев и возможностей, которые скрыты при просмотре в версиях Notes Release 4.6 или более поздних Примечание Для работы данной возможности необходимо установить флажка "Notes (с версии R4.6)" в свойствах текста. .	В режиме правки выберите команду: Вид - Отобразить - Текст, скрытый от Notes.
Отображение или скрытие содержимого в формате MIME для почтовых сообщений Интернета или HTML-кода для Web-страниц в документе	В режиме правки выберите команду: Вид - Отобразить - Источник страницы.
Отображение или скрытие кода HTML, который обрабатывается при просмотре в Интернете	В режиме правки выберите команду: Вид - Отобразить - Код HTML.
Запуск всех Java-программ при просмотре документа в Web	В режиме правки выберите команду: Вид - Отобразить - Выполняющиеся Java-программы.
Изменение формы документа. Например, можно выбрать почтовое сообщение и преобразовать его в запись календаря или закладку. Примечание В новой форме документа могут отображаться не все данные, необходимые для изменения поля.	Откройте документ; выберите Вид - Выбрать форму; затем выберите нужный тип формы.
Просмотр объекта в документе, созданном в другом приложении (отображается в виде значка) Пример:	Дважды щелкните значок. Если приложение, в котором был создан данный объект, установлено на компьютере, запустите его, нажав кнопку "Открыть". Если приложение не установлено, нажмите кнопку "Просмотреть" для просмотра содержимого объекта.

Свойства документа

Выделите документ и выберите команду: Файл - Свойства документа, чтобы просмотреть сведения о документе, такие как время создания и поля, существующие в документе.

Просмотр сведений о документах

В диалоговом окне "Свойства документа" на вкладке "Сведения" представлены даты создания, изменения и получения доступа к документу. Также можно посмотреть размер документа.

1. Выберите документ.
2. Выберите команду: Файл - Свойства документа.
3. Откройте вкладку "Сведения".

Чтобы просмотреть сведения о поле

Просмотр сведений о поле позволяет найти нужное поле в документе и устранить проблемы, если значение поля правильно не вычисляется.

1. Выберите документ.
2. Выберите команду: Файл - Свойства документа.
3. Откройте вкладку "Поля".
4. Чтобы просмотреть данные для каждого поля, выберите имя поля и просмотрите данные о выбранном поле на правой панели.

Чтобы просмотреть код документа

На вкладке "Коды документа" в диалоговом окне "Свойства документа" можно просмотреть все коды документов. Код документа - это уникальная строка, состоящая из цифр и букв, служащая для идентификации документа.

1. Выберите документ.
2. Выберите команду: Файл - Свойства документа.
3. Откройте вкладку "Коды документа".

Создание колонтитулов для печати

К страницам печатаемых в Notes документов можно добавить верхние и нижние колонтитулы. Например, таким способом добавляются номера страниц документов.

Сведения верхнего и нижнего колонтитулов могут быть одинаковыми для всех документов в базе данных или зависеть от конкретного документа. Верхний и нижний колонтитулы, созданные для базы данных, печатаются в каждом документе базы данных, если для документа не заданы другие колонтитулы.

Чтобы создать верхний или нижний колонтитул

1. Откройте документ или базу данных.
2. В меню выберите команду: Файл - Свойства документа (или Файл - База данных - Свойства, чтобы задать верхний или нижний колонтитул для всех документов в базе данных).
3. Откройте вкладку "Печать".
4. Установите переключатель в положение "Верхний колонтитул" или "Нижний колонтитул".
5. Введите текст в поле "Текст колонтитула".
6. (Необязательно.) Чтобы автоматически добавлять номер страницы, общее число страниц, дату, время, табуляцию или заголовок:

   Чтобы вставить	Нажмите кнопку
   Номер страницы (в поле "Текст колонтитула" появится знак "&P")
   Общее число страницы (в поле "Текст колонтитула" появится знак "&Q")
   Дату печати документа (в поле "Текст колонтитула" появится знак "&D")
   Время печати документа (в поле "Текст колонтитула" появится знак "&T")
   Табуляцию (в поле "Текст колонтитула" появится знак "|")
   Заголовок документа (в поле "Текст колонтитула" появится знак "&W")
7. (Необязательно.) В группе "Формат" измените шрифт, размер шрифта или начертание верхнего или нижнего колонтитула.
8. Щелкните галочку, чтобы сохранить изменения, либо "х", чтобы отменить их.
9. (Необязательно.) Чтобы предотвратить отображение верхних или нижних колонтитулов на первой странице, снимите флажок "Печатать колонтитулы на первой странице".

1. Используйте табуляцию.

   Примечания	Пример
   По умолчанию текст выровнен по левому краю.	ЛИМОН
   Чтобы разместить текст по центру, вставьте по одной метке табуляции с каждой стороны текста.	|ЛИМОН|
   Чтобы выровнять текст по правому краю, вставьте две метки табуляции перед текстом.	||ЛИМОН
   Чтобы выровнять часть текста по левому краю, а остальной текст по правому краю, вставьте одну метку табуляции между этими частями текста.	&D|&T
   Чтобы выровнять часть текста по левому краю, часть по центру, а остальной - по правому краю, вставьте две метки табуляции.	ЛИМОН|&T|ДСП
2. Если колонтитул состоит из нескольких элементов, следует разделять их пробелами или табуляцией. Не разделенные таким образом элементы будут напечатаны вместе. Например, чтобы напечатать в колонтитуле "Страница 1 из 4" (и т. д.), вставьте в поле "Текст колонтитула" строку "Страница &P из &Q'"
3. Чтобы задать верхний или нижний колонтитул из нескольких строк, нажимайте в конце каждой строки клавишу ENTER.
4. Чтобы просмотреть внешний вид колонтитулов перед печатью, используйте команду Предварительный просмотр.

Чтобы удалить верхний или нижний колонтитул

1. Откройте документ или базу данных.
2. В меню выберите команду: Файл - Свойства документа (или Файл - База данных - Свойства, чтобы удалить верхний или нижний колонтитул изо всех документов в базе данных).
3. Откройте вкладку "Печать".
4. Удалите содержимое колонтитула.

Защита отдельных документов от чтения или просмотра другими пользователями

Пользователь может защитить свои документы так, чтобы их могли просматривать только он и назначенные им лица, даже если другие лица имеют доступ к базе данных, содержащей эти документы.

Документы также можно шифровать с помощью секретных ключей и общих ключей.

1. Откройте документ, доступ к которому требуется ограничить.
2. Выберите команду: Файл - Свойства документа.
3. Откройте вкладку "Безопасность" (четвертая слева).
4. Снимите флажок "Все пользователи с уровнем доступа читателя и выше".
5. Не забудьте выбрать себя в списке пользователей, групп, серверов или ролей для документа. Затем выберите других пользователей, группы, серверы и роли, которым требуется доступ к документу (для выбора из личной адресной книги щелкните значок с изображением пользователя рядом со списком). Если пользователь не выберет себя в списке, он потеряет доступ на чтение документа.
6. Сохраните документ.

Поиск метаданных о документе

Метаданные - это сведения, описывающие характеристики сохраненных данных. Они могут использоваться для организации и поиска документов.

В диалоговом окне "Свойства документа" вкладка "Мета" позволяет просматривать и выбирать метаданные о документе и публиковать метаданные в каталоге домена (при выборе).

Авторы или библиотекари с помощью метаданных могут, например, найти библиографические сведения, представленные в документе. При открытии документа метаданные содержатся в нескольких полях. Однако метаданные о документе можно также выбрать, открыв в представлении вкладку "Мета" и заполнив поля.

Метаданные о документе можно отправить в каталог домена, в котором создается связь для документа. В домене выполняется поиск метаданных документа, а затем его индексация.

Далее перечислены поля на вкладке "Мета".

Чтобы опубликовать метаданные в каталоге домена

1. Выберите документ.
2. Выберите команду: Файл - Свойства документа.
3. Откройте вкладку "Мета".
4. Нажмите кнопку "Группировать" и выберите категорию из списка категорий, по которым можно группировать указанный документ.
5. Чтобы отправить метаданные в каталог домена, нажмите кнопку "Занести в каталог". После этого связь с документом будет помещена в каталог домена.
6. (Необязательно.) В поле "Ключевые слова" можно добавить ключевые слова и описание документа в поле "Описание".