Работа с документами

Использование связей, кнопок, гиперобъектов и разделов

Документы могут содержать связи, кнопки, гиперобъекты и разделы. Все эти объекты служат для предоставления информации и для связывания исходного документа с другими документами, представлениями, папками или базами данных.

ссылки

Связи позволяют быстро переходить к другим документам, папкам и базам данных, в зависимости от типа связи.

Связь с базой данных
Связь с документом
Связь с представлением или папкой

Чтобы открыть связь, нужно иметь доступ к базе данных, на которую указывает связь; база данных должна находиться на сервере Domino в вашей сети.

Чтобы открыть связь, выполните одно из следующих действий.

1. Щелкните связь. Чтобы вернуться к исходному документу, нажмите кнопку Esc.
2. Чтобы отобразить в строке состояния конечный объект для связи, задержите курсор над связью. Если для связи отсутствует описание, строка состояния остается пустой. Чтобы просмотреть описание связи, выделив ее, выберите команду: Связь - Свойства связи, а затем просмотрите значение в поле "Описание связи".
3. Чтобы открыть представление, содержащее документ, на которое указывает связь, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите команду "Открыть представление".
4. Чтобы открыть базу данных, содержащую документ, на который указывает связь, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите команду "Открыть базу данных".
5. Чтобы открыть базу данных, содержащую представление, на которое указывает связь, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите команду "Открыть базу данных".
6. Чтобы открыть связь в новом окне, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите команду "Открыть в другом окне".
7. Чтобы создать закладку для связи, щелкните связь правой кнопкой мыши и выберите команду "Создать закладку на ссылку".

Кнопки

Кнопка выполняет действие в Notes. Например, при нажатии кнопки может быть автоматически отправлено сообщение электронной почты или открыта база данных.

Чтобы активизировать кнопку, выберите команду: Действия - Изменить документ, а затем нажмите эту кнопку.

Гиперобъекты

Гиперобъект отображает текст как всплывающие подсказки, связи с конечными объектами, выполняет действия Notes или связи URL с Web-страницами. Например, всплывающий текст гиперобъекта отображается следующим образом:

Требуется открыть документ в режиме только для чтения, выбрав Действия - Изменить документ.

Чтобы открыть гиперобъект, выполните одно из следующих действий.

1. Чтобы отображался всплывающий текст, щелкните мышью этот текст или поместите курсор над текстом.
2. Для всех других гиперобъектов щелкните гиперобъект для перехода к конечному объекту или для выполнения действия в Notes.
3. Чтобы отобразить в строке состояния конечный объект для ссылки гиперобъекта, задержите курсор над ссылкой.

Разделы

Раздел представляет в более компактном виде абзацы, размещенные в документе; таким образом, текст не занимает много места.

Чтобы открыть раздел, выполните одно из следующих действий:

1. щелкните треугольник слева от раздела, чтобы развернуть или свернуть раздел;
2. чтобы развернуть или свернуть все разделы в документе, выберите команду: Вид - Развернуть все разделы, либо Вид - Свернуть все разделы.

Создание связей с документами, представлениями, папками или базами данных

Создание связей с документами, представлениями, папками или базами данных

В документах имеется возможность создавать связь с другими документами, представлениями, папками или базами данных. Также можно создать связь с конкретным местом в документе. Связи создаются только в форматируемых полях (в полях, в которых допускается ввод текста, а также вставка объектов, вложений и рисунков). Далее приводится пример связи документа с другим документом:

Чтобы создать связь с документом, представлением, папкой или базой данных

1. Откройте документ, представление, папку или базу данных, с которыми требуется связать документ.
2. Выберите команду: Правка - Копировать как связь, а затем выберите один из следующих вариантов:
   • "с документом" - для создания связи с документом;
   • "с представлением" - для создания связи с представлением или папкой;
   • "с базой данных" - для создания связи с базой данных.
3. Переключите документ, в который добавляется связь, в режим правки.
4. Щелкните мышью ту область, где должна появиться связь.
5. Выберите команду: Правка - Вставить.

Чтобы создать связь с отдельным местом в документе.

1. Переключите документ, с которым создается связь, в режим правки.
2. Поместите курсор абзаца, с которым требуется установить связь.
3. Выберите команду: Правка - Копировать как связь - с меткой. Рядом с абзацем будет добавлен значок метки. Если документ находится в режиме только для чтения, то метка скрыта.
   Примечание При работе с черновиками сначала сохраните их, а затем выберите команду: Правка - Копировать как связь - с меткой.
4. Переключите документ, в который добавляется связь, в режим правки.
5. Щелкните мышью ту область, где должна появиться связь.
6. Выберите команду: Правка - Вставить.

Изменение описания связи в строке состояния

Когда связь с документом, представлением или базой данных создана, при каждом щелчке связи будет автоматически появляться описание, показывающее, куда направлена связь. Это описание появляется в строке состояния при перемещении указателя над ссылкой. Описание может быть изменено, например в нем можно указать имя сервера и имя файла базы данных.

1. Выберите связь.
2. Выберите команду: Связь - Свойства связи.
3. Удалите текст в поле "Описание связи" и введите новое описание. Щелкните галочку, чтобы сохранить его.
4. (Необязательно.) Для связей с документом, представлением или меткой добавьте объект в поле "Объект", если по этой ссылке должен выполняться переход на определенный объект (например, "Правая" для рамки). Не допускается добавление объектов в связи с базами данных.

Создание, форматирование или удаление гиперобъектов

Имеется возможность создавать и настраивать гиперсвязи и гиперобъекты, выполняющие действие.

Связь позволяет связать документ с другим документом, представлением, папкой, базой данных или адресом URL. Связи создаются только в форматируемых полях (в полях, в которых допускается ввод текста, а также вставка объектов, вложений и рисунков). Текст гиперсвязи выделяется синим цветом и подчеркиванием.

Гиперобъекты "Действия" используются для запуска действий. Действие работает как кнопка, но выглядит как связь. Например, в сообщение электронной почты можно добавить гиперобъект, который отправит автоответ. Действия создаются только в форматируемых полях (в полях, в которых допускается ввод текста, а также вставка объектов, вложений и рисунков). Текст гиперобъекта для действия выделяется синим цветом и подчеркиванием.

Чтобы проверить работу гиперобъекта, требуется находиться в режиме только для чтения.

Чтобы создать гиперсвязь

1. Переключите документ в режим правки.
2. Выделите текст, который будет действовать как связь.
3. Выберите команду: Создание - Гиперобъект - Связь.
4. В окне свойств "Гипертекстовая связь с ресурсом" откройте вкладку "Сведения о гиперссылке".
5. Выберите раздел:

1. Ссылка URL на Web-узел
2. Связь с меткой, документом, представлением или базой данных
3. Связь с именованным элементом

Ссылка URL на Web-узел

1. В группе "Содержимое" выберите в поле "Тип" значение "URL".
2. Введите полный адрес URL в поле "Значение", например http://www.ibm.com.
3. Если связь должна указывать на конкретную рамку, укажите ее в поле "Рамка" (например "Правая", "Левая", "Центральная").

Связь с меткой, документом, представлением или базой данных

1. Откройте элемент, на который требуется создать ссылку, и выберите команду: Правка - Копировать как связь - с меткой (с документом, с представлением или с базой данных), а затем вернитесь к документу, содержащему гиперобъект.
2. В окне свойств "Гипертекстовая связь с ресурсом" в группе "Содержимое" выберите в поле "Тип" значение "Ссылка".
3. Щелкните кнопку вставки в группе "Содержимое" (по умолчанию вставляется ссылка из буфера обмена).
4. Если связь должна указывать на конкретную рамку, укажите ее в поле "Рамка" (например "Правая", "Левая", "Центральная"). Следует отметить, что задание рамки для гипертекстовой связи с базой данных не допускается.

Связь с именованным элементом

Связь с именованным элементом осуществляет переход к конкретному элементу структуры базы данных (например, к представлению или папка).

1. В группе "Содержимое" выберите в поле "Тип" значение "Именованный объект".
2. Выберите тип создаваемого именованного элемента в поле рядом с полем "Тип" (например, "Представление").
3. Нажмите кнопку с изображением папки.
4. Укажите базу данных в поле "База данных"; укажите тип именованного элемента в поле под полем "База данных"; нажмите кнопку ОК. Например, если создается именованный элемент типа представления, поле, расположенное под полем "База данных", будет называться "Представление". В этом поле выбирается представление, на которое будет указывать связь, например "($Calendar)".
5. Если связь должна указывать на конкретную рамку, укажите ее в поле "Рамка" (например "Правая", "Левая", "Центральная").

Чтобы создать гипердействие

1. Переключите документ в режим правки.
2. Выделите текст, который будет сделан действием.
3. Выберите команду: Создание - Гиперобъект - Действие.
4. В окне свойств "Действие" откройте вкладку "Сведения о гиперссылке".
5. Если связь должна указывать на конкретную рамку, укажите ее в поле "Рамка" (например "Правая", "Левая", "Центральная").
6. Нажмите кнопку "Добавить действие" (в области программирования в нижней части окна), чтобы выбрать действие, выполняемое гиперобъектом. Выберите соответствующие параметры. Дополнительные сведения см. в разделе "Обмен данными с другими приложениями" .
7. Выберите команду: Файл - Сохранить, чтобы сохранить свойства гиперобъекта.

Чтобы отформатировать гиперобъект

1. Переключите документ в режим правки.
2. Щелкните гиперобъект.
3. Далее см. инструкции в следующей таблице.

Задача	Решение
Отображение границ гиперобъекта	Выберите команду: Гиперобъект - Свойства гиперобъекта. Откройте вкладку "Сведения о гиперссылке". Установите флажок "Отображать границу вокруг области ссылки".
Изменение действия гиперобъекта	Выберите команду: Гиперобъект - Изменить гиперобъект. Повторите шаги, выполняемые при создании действий.
Изменение цвета текста гиперобъекта	Выберите команду: Гиперобъект - Свойства гиперобъекта. Откройте вкладку "Шрифт". Выберите цвет в поле "Цвет". Примечание Цвет может настраиваться с помощью кнопки с изображением цветного круга в верхнем правом углу окна выбора цвета.
Перемещение гиперобъекта	Выделите гиперобъект. Выберите команду: Правка - Вырезать. Щелкните место, куда требуется вставить гиперобъект. Выберите команду: Правка - Вставить.
Изменение типа связи или элемента, на который она указывает	Выберите команду: Гиперобъект - Свойства гиперобъекта. Откройте вкладку "Сведения о гиперссылке". Измените тип связи или элемент, на который она указывает, по своему усмотрению.

Чтобы удалить гиперобъект

Выполните одно из следующих действий.

1. Чтобы удалить действие гиперобъекта, но сохранить текст гиперобъекта, выделите требуемый гиперобъект и выберите команду: Гиперобъект - Удалить гиперобъект.
2. Чтобы удалить действие и текст гиперобъекта, выделите требуемый гиперобъект и выберите команду: Правка - Удалить.