| Россия |
Инспектор
Вы можете этот курс.
Опубликован: 04.11.2008 | Уровень: для всех | Доступ: платный | ВУЗ: Компания IBM
Лекция 8:
Почта и адресная книга
Редактирование, удаление и работа с контактами
Действия, выполняемые в личной адресной книге, обеспечивают множество способов управления списками контактов.
| Задача | Решение |
|---|---|
| Изменение сведений о контакте, например имени или адреса |
|
| Удаление записи контакта |
|
| Удаление названия организации из списка имен | Откройте каждую контактную запись, в которой используется значение имени организации, удалите его и сохраните внесенные изменения. Разработчик базы данных также может внести это изменение. |
| Указание одного или нескольких контактов при адресации сообщения |
|
| Отправление или пересылка визитной карточки контакта (подробных сведений) другому пользователю. | Экспортируйте контакт как файл vCard (электронную визитную карточку), который можно вложить в сообщение и отправить по электронной почте. |
| Планирование собрания с участием одного или нескольких пользователей |
|
| Открытие Web-страницы данного пользователя |
|
Импорт и экспорт контактов в виде визитных карточек vCards
Контактные записи личной адресной книги можно импортировать или экспортировать из и в электронные визитные карточки, называемые файлами vCard. Файл vCard имеет расширение .VCF и содержит один или несколько контактов. Стандартными полями файла vCard являются "Имя", "Название", "Телефон", "Факс", "Адрес", "Город", "Страна" и "Индекс"; Notes импортирует данные из этих полей в соответствующие поля документа контакта.
Чтобы импортировать контакты из других приложений
Чтобы импортировать адресную книгу из другого почтового приложения, например из Microsoft Outlook Express, откройте другое приложение и сохраните адреса в формате файла vCard (.VCF). Затем можно импортировать результирующие файлы в Notes и выбрать из файла контакты, которые необходимо добавить.
В Lotus Organizer 6.0 можно копировать один или несколько контактов в виде файлов vCard , выбрав команду: Edit - Copy Special. Затем контактные записи можно вставить в личную адресную книгу Notes.
Примечание Если необходимо преобразовать почтовые сообщения cc:Mail, Microsoft Exchange Microsoft Mail или Outlook Express или адресные контакты в Notes, обратитесь за помощью к администратору Domino. Возможно, средства переноса для этих продуктов уже установлены, и администратор поможет вам использовать их.
Чтобы импортировать файлы vCard
Файлы vCard (.VCF) можно импортировать в адресную книгу и преобразовать их в новые контакты.
- Щелкните этот значок на панели закладок, чтобы открыть адресную книгу и ее представление "Контакты".
- В меню выберите команду: Файл - Импорт.
- В списке "Тип файлов" выберите значение vCard.
- Укажите расположение файла .VCF, который необходимо импортировать, и нажмите кнопку "Импорт". Если в файле содержится одна контактная запись, будут отображены ее сведения. При наличии в файле нескольких контактов выводится список, в котором рядом с именем контакта, уже имеющимся в адресной книге, отображается звездочка (*).
- Выполните одно из следующих действий.
- Чтобы импортировать контакт из файла с одним контактом, нажмите кнопку "Сохранить".
- Чтобы импортировать только некоторые контакты из файла с несколькими контактами, щелкните необходимые контакты для их выбора и нажмите кнопку "Импорт выбранных".
- Чтобы импортировать все контакты файла, нажмите кнопку "Импорт всех". Если контактная запись для имени в файле уже существует, Notes создает дубликат документа контакта.
Совет Если файл vCard можно просмотреть в папках операционной системы, имеется возможность перетащить его на адресную книгу и отпустить на представлении "Контакты" для создания документов контактов этого файла. Кроме этого, при получении файла vCard в качестве вложения почтового сообщения для просмотра списка контактов следует щелкнуть вложение и выбрать команду "Просмотреть". Затем необходимо выполнить перечисленные выше действия для сохранения их в адресной книге.
Чтобы экспортировать файлы vCard
Контакты экспортируются в виде файла vCard, который затем можно отправить другому лицу.
- Щелкните этот значок на панели закладок, чтобы открыть адресную книгу и ее представление "Контакты".Совет Также можно экспортировать данные из открытого документа контакта в режиме чтения, но для одновременного экспорта нескольких контактов более удобно использовать представление.
- (Необязательно.) Выделите контактные записи, которые требуется экспортировать.
- В меню выберите команду: Файл - Экспорт.
- В раскрывающемся списке "Тип файла" выберите значение vCard 2.1 или vCard 3.0.
- Введите имя для файла. Notes автоматически присваивает расширение VCF.
- Нажмите кнопку "Экспорт". Появится диалоговое окно "Экспорт vCard".
- Если контакты выбраны на шаге 2, выберите параметр "Выбранные документы".
- Чтобы создать файл, подходящий для пользователей, которым предоставляется этот файл, выполните следующие действия.
- Для пользователей почты Notes оставьте выбранным параметр "Международный (utf-8)".
- Для пользователей других почтовых систем выберите параметр "Местный".Совет Если пользователи файла неизвестны или если его применяют пользователи как почты Notes, так и других почтовых приложений, экспортируйте данный файл дважды в различных форматах.
- (Необязательно.) Если предполагается предоставить файл пользователям почты Notes и необходимо экспортировать максимально возможное количество данных, выберите параметр "Все поля" вместо "Только основные поля адреса".
- Нажмите кнопку ОК.
Чтобы отправить контактные записи другим пользователям
Экспортированный файлы vCard можно прикрепить к почтовому сообщению и переслать их пользователям почты Notes или других почтовых программ.
Создание списков рассылки в адресной книге
Чтобы адресовать сообщения группе лиц, а не отдельно каждому пользователю, можно создать список рассылки.
Список рассылки - тип группы, используемый только для почты. В адресной книге можно создавать группы, а затем адресовать новые сообщения и назначать собрания группе. Документы группы отображаются в представлении "Группы".
Имена в группе указывают на контактные сведения для каждого лица, поэтому при изменении адреса или телефона пользователя не требуется изменять эти данные в каждой группе, в которую он входит. В группах могут также содержаться другие группы и адреса без имен.
Примечание Экспортировать группу в виде файла vCard невозможно. Чтобы создать файл vCard для группы, напечатайте документ группы таким образом, чтобы можно было просмотреть все имена, выберите имена в представлении "Контакты" и экспортируйте в виде файла vCard из этого представления.
Чтобы открыть адресную книгу, щелкните этот значок на панели закладок.
| Задача | Решение |
|---|---|
| Создание списка рассылки |
|
| Адресация сообщения всем пользователям, чьи имена указаны в списке рассылки |
Примечание Имя группы можно также скопировать и вставить в поля "Копия" и "Скрытая копия".
|
| Создание списка рассылки из сообщения, приглашения на собрание или задачи |
|
| Изменение списка рассылки |
Примечание Если требуется создать новый список, в небольшой степени отличный от существующего, измените первую группу и скопируйте из нее все имена. Затем создайте новую группу, вставьте в нее эти имена и внесите нужные изменения.
|
| Сортировка имен в списке рассылки по алфавиту |
|
| Удаление списка рассылки |
|
| Планирование собрания, участниками которого являются пользователи, чьи имена указаны в списке рассылки |
|
| Предоставление другим пользователям организации права пользоваться списком рассылки | Обратитесь к администратору Domino за помощью в создании общего списка для постоянного доступа пользователей к самой последней версии списка. Также можно отправить список другому пользователю, как описано ниже, но при этом каждый пользователь должен отслеживать внесение изменений в список. |
| Отправление сообщения по (личному) списку рассылки так, чтобы список не отображался для получателей. | Введите имя списка в поле "СК". Поле "Кому" можно оставить пустым. |
| Вывод полного списка рассылки перед отправлением конкретного сообщения для внесения изменений в состав списка | В открытом окне сообщения переместите курсор в поле с именем списка и выберите команду: Вид - Обновить. Затем внесите изменения в список имен. Помните, что внесенные изменения относятся только к данному сообщению, а не сохраняются в документе списка. |
| Отправление или пересылка личного списка рассылки другому пользователю | Если получатель использует почту Notes
|
Настройка Notes для поиска адресов в справочнике Интернета
В удаленных справочниках Интернета, таких как Bigfoot 
, можно выполнять поиск электронных адресов пользователей, чьи имена вам известны. Если используемый справочник Интернета содержит дополнительные сведения, можно получить информацию об организации, размещении, телефонном номере пользователя и т. д.
При поиске для справочников адресной книги используются учетные записи протокола LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). Notes добавляет эти учетные записи в список в поле "Поиск в" диалогового окна "Выбор адресов", которое выводится при адресации сообщения.
После установки учетных записей протокола LDAP сведения об использовании учетных записей для выполнения поиска см. в разделе Чтобы найти адреса почты Интернета или другие сведения в справочниках Интернета.
Выберите команду: Файл - Подключение - Мастер настройки клиента и при указании параметров настройте поиск в справочнике Интернета. Notes автоматически создает учетные записи для справочников в списке общедоступных справочников Интернета и их параметров.
Сведения о том, что следует сделать, чтобы не использовать каждый раз мастер настройки клиента, см. в разделе Чтобы настроить Notes для поиска в справочнике Интернета.
Общедоступные справочники Интернета и их параметры
| Имя учетной записи | Имя сервера учетной записи | SSL | Номер порта |
|---|---|---|---|
| Bigfoot | ldap.bigfoot.com | ВЫКЛ. | 389 |
| Verisign
Примечание (для Verisign нужно указать значение NULL в поле "База поиска")
|
directory.verisign.com | ВЫКЛ. | 389 |
Чтобы настроить Notes для поиска в справочнике Интернета
- В меню выберите команду: Файл - Подключение - Места вызова.
- Выберите команду: Действия - Создать - Учетная запись.
- В поле "Имя учетной записи" введите название (например, Bigfoot).
- В поле "Сервер учетной записи" введите имя узла сервера LDAP (например, ldap.bigfoot.com).
- Если сервер запрашивает имя и пароль пользователя, введите имя и пароль в полях "Регистрационное имя" и "Пароль".
- В поле "Протокол" выберите вариант "LDAP".
- (Необязательно.) Выполните одно из следующих действий или оба действия.
Параметр Описание SSL Для шифрования канала SSL выберите вариант "ВКЛ". Проверка имени и пароля SSL не поддерживается. Если выбран данный параметр, значение в поле "Порт" на вкладке "Дополнительно" автоматически изменяется на 636 - номер, используемый для подключений SSL по умолчанию. До включения канала SSL обратитесь к поставщику услуг Интернета, чтобы убедиться, что это необходимо. Дополнительные сведения см. в разделе "Защита данных" . Только из мест(а) вызова Выберите места вызова, которые смогут проводить поиск на сервере, или оставьте в качестве значения звездочку (*), чтобы эту учетную запись можно было использовать для всех мест вызова. - (Необязательно.) Откройте вкладку "Конфигурация протокола" и используйте любые из следующих параметров.
Параметр Описание Срок поиска Укажите максимальное время поиска LDAP (в секундах). По умолчанию используется значение 60 секунд; в большинстве случаев этого достаточно. Возвращать записей не более Укажите максимальное число записей, возвращаемых в результате поиска. По умолчанию используется значение 100; в большинстве случаев этого достаточно. База поиска Укажите место в дереве справочников сервера, с которого будет начинаться поиск (например, c=us,o=acme означает, что выбрана страна U.S., организация Acme). Для поиска во всем дереве справочников оставьте поле пустым, если только сервер не выдаст требования ввести значение в это поле. Проверять имена при отправке почты Выберите "Да", чтобы сервер проверял имена при отправке почты. Использовать простой фильтр поиска Установите флажок "Да", чтобы ускорить поиск. При этом для поиска имен используется только атрибут cn. - (Необязательно.) Откройте вкладку "Дополнительно" и при необходимости измените номер порта.
- Нажмите кнопку "Сохранить и закрыть".
Примечание Если не удается подключиться к справочнику Интернета, возможно сеть защищена брандмауэром. Обратитесь за помощью к администратору Domino.
Печать адресной книги
Для пользователей Macintosh Сведения о различиях операционных систем при печати нескольких документов см. в разделе "Приступая к работе" .
Чтобы напечатать контакты в виде наклеек
Контактные записи можно распечатать в виде наклеек адресов или наклеек поставок различных размеров. Печать в виде наклеек доступна только в локальных базах данных личных адресных книг, а также в базах данных, разработчики которых включили формы с установленным параметром "Включить в печатную копию".
- Откройте свою адресную книгу.
- Выделите контактные имена для печати.Совет Чтобы напечатать все контактные записи, выберите команду: Правка - Выделить все.
- В меню выберите команду: Файл - Печать.
- При необходимости выберите принтер.
- Откройте вкладку "Стиль документов".
- В группе "Способ печати каждого документа" выберите параметр с количеством контактов для печати на странице. В диалоговом окне отображается значок, на котором показан вид параметров.
- В группе "Формат документа" выберите параметр "Дополнительная форма" и выберите значение наклеек адресов или наклеек поставок.
Формат наклейки примерно определяет количество наклеек, которое может быть напечатано на странице, а размер страницы показывает размер наклеек. По крайней мере в одном типе наклеек поставки может быть указан обратный адрес.
- (Необязательно.) Установите флажки в группе "Нумерация страниц".
- (Необязательно.) Откройте вкладку "Параметры страницы " и укажите дополнительные атрибуты форматирования.
- Нажмите кнопку ОК.
Чтобы напечатать полные документы контактов или групп
Можно напечатать полные документы контактов или групп, содержащие все сведения о каждом контакте или группе.
- Выполните одно из следующих действий.
- Выделите контактные имена для печати.
- В области навигации щелкните значок "Группы" и выберите группы, сведения о которых необходимо напечатать.
- Выберите команду: Файл - Печать.
- При необходимости выберите принтер.
- В группе "Задание на печать" выберите параметр "Выбранные документы" (если он еще не выбран).
- (Необязательно.) Откройте вкладку "Параметры страницы " и укажите дополнительные атрибуты форматирования.
- Нажмите кнопку ОК.
Чтобы напечатать контактные сведения так, как они отображаются в представлении
Если вместо сокращенного списка контактов только с номерами телефонов, необходимо получить список с тремя столбцами (все номера телефонов и рабочий адрес), контактные записи можно распечатать в виде представления.
Примечание При печати из представления "Контакты по категории" следует помнить, что названия категорий являются не документами, а способами группировки документов. Категории отображаются только при печати представления; при печати документов они отсутствуют.
- Откройте свою адресную книгу.
- Выберите команду: Файл - Печать.
- В группе "Задание на печать", выберите параметр "Выбранное представление".
- (Необязательно.) Откройте вкладку "Параметры страницы " и укажите дополнительные атрибуты форматирования.
- Нажмите кнопку ОК.
Задание параметров в адресной книге
Для новых документов контактов в личной адресной книге можно задать параметры.
Чтобы сменить владельца адресной книги
Если копия адресной книги получена от другого лица, например от предшественника по работе, владельца адресной книги можно изменить на себя.
- Откройте адресную книгу и выберите команду: Действия - Изменить АК.
- Введите новое имя в поле "Владелец АК". Чтобы выбрать имя из адресной книги, следует нажать кнопку рядом с полем.
- Нажмите кнопку "Сохранить и закрыть".
Чтобы отсортировать группы
По умолчанию Notes не сортирует имена, добавляемые в группу или в список рассылки, но можно задать автоматическую сортировку в алфавитном порядке при сохранении документа группы. Списки в документах групп всегда сортируются по имени, даже если параметр сортировки представлений включен и сведения о контактах отображаются отсортированными по фамилии.
Совет При включении данного параметра существующие группы и списки рассылки не сортируются, но список можно изменить и нажать кнопку "Сортировать список членов".
- Откройте адресную книгу и выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
- Установите флажок "Сортировать все новые группы по умолчанию".
- Нажмите кнопку "Сохранить и закрыть".
Чтобы разрешить запросы LDAP к адресной книге
Для адресных книг на серверах Domino можно задать включение адресной книги в запросы LDAP (справочник Интернета), выполняемые другими пользователями.
- Откройте адресную книгу и выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
- Установите флажок "Разрешить подробные запросы LDAP к этой АК".
- Нажмите кнопку "Сохранить и закрыть".
Чтобы вывести фамилии перед именами
По умолчанию Notes в представлениях сортирует контакты и отображает их в области просмотра упорядоченными по имени, но данный параметр для новых или для всех существующих документов контактов можно изменить.
- Откройте адресную книгу и выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
- В группе "Вновь создаваемые контакты должны иметь формат имени" установите переключатель "Фамилия Имя".
- (Необязательно.) Нажмите кнопку "Обновить все записи" для применения изменений как к существующим, так и к новым документам контактов.
- Нажмите кнопку "Сохранить и закрыть".
Чтобы выбрать формат адреса для новых контактов
Формат адреса для новых документов контактов, если только их формат не будет изменен отдельно, можно задать в данном диалоговом окне.
- Откройте адресную книгу и выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
- В раскрывающемся списке "Формат адреса для всех контактов по умолчанию", выберите формат от 1 до 6. Notes автоматически выводит образец выбранного формата.
