Почта и адресная книга

Архивация почтовых сообщений для освобождения места

Архив представляет собой копию базы данных, создаваемую для сохранения сведений, которые больше не используются. Подобно реплике, архив содержит все документы и элементы структуры исходной базы данных, однако, в отличии от реплики, изменения архива никогда не отправляются в исходную базу данных.

Архивация особенно удобна для почтовых баз данных. При отправке почтового сообщения его копия автоматически сохраняется в представлении "Отправленные", что приводит к увеличению размера почтовой базы данных. Можно создать папки и разместить в них сообщения, чтобы упорядочить почту, однако это не приведет к уменьшению размера почтовой базы данных. Архивация позволяет освободить место и ускорить работу почты.

Для выполнения архивации пользователь должен иметь уровень доступа к почтовой базе данных не ниже редактора.

Доступ к средству архивации почты

Если в организации определена политика для архивации почтовых баз данных, ею определяется уровень доступа пользователей к средству архивации почты. Возможно, вообще не придется выполнять архивацию, если она определена и выполняется автоматически. Политикой также может быть определена возможность задания личных условий архивации в дополнение к архивации, выполняемой организацией.

Выяснить уровень своего доступа к средству архивации почты можно, открыв диалоговое окно "Настройка архивирования".

Дополнительные сведения см. в разделе Административные политики для архивирования почты.

Сведения об архивации почты

При наличии доступа к средству личной архивации почты можно выбрать способ архивации. Определив документы, которые необходимо сохранить, можно задать архивацию по расписанию или выбрать команду для архивации в любой момент времени. Можно задать выполнение процесса архивации на сервере Domino (серверная архивация), чтобы не пришлось оставлять компьютер включенным во время выполнения архивации, или выполнение процесса архивации программным обеспечением клиента Notes (локальная архивация) на рабочем компьютере, чтобы иметь больше возможностей управлять расписанием. Вне зависимости от того, где выполняется процесс архивации (на сервере или клиенте Notes), можно хранить базу данных архива локально или на сервере, к которому есть доступ. После создания базы данных архива можно создать для нее закладку, удалить, скопировать ее или выполнить с ней другие действия, как и с любой другой базой данных.

В почтовой базе данных в области навигации под значком "Сервис" можно просматривать все наборы условий архивации, перетаскивать туда документы для архивации по имени набора условий и открывать базы данных архива, щелкая имена наборов условий.

Размещение базы данных архива и сведения о последней выполненной операции архивирования

На странице "Общие" диалогового окна "Настройка архивирования" указано, где хранится база данных архива для текущей базы данных, а также состояние последней архивации, если она выполнялась.

Если диалоговое окно "Настройка архивирования" еще не открыто, выберите команду: Файл - База данных - Свойства, а затем нажмите кнопку "Архивация".

Можно нажать кнопку "Изменить", чтобы выполнить следующие действия:

1. выбрать другое расположение (локально или на сервере) базы данных архива;
2. выбрать выполнение архивации сервером Domino (серверная архивация) или клиентом Notes на рабочем компьютере (локальная архивация). Дополнительные сведения см. в разделе Задание компьютеров для проведения архивации и для хранения архивов.

Доступ к средству архивации почты

Если кнопка "Изменить" затемнена и отображается сообщение о блокировке, определенной административной политикой, это означает, что администратор Domino определил политику для архивации почтовых баз данных. Выясните у администратора, не настроена ли политика на локальную архивацию. Если да, то может понадобиться оставлять компьютер включенным во время выполнения архивации согласно расписанию или изменить время на странице "Дополнительно" диалогового окна "Настройка архивирования". При выполнении архивации на сервере сервер контролирует время архивации (ежедневно в 01:00:00). При выполнении архивации программным обеспечением клиента Notes локальный компьютер должен быть включен во время, назначенное по расписанию.

Данные о состоянии архивации

На странице "Общие" также отображаются данные о состоянии архивации со времени ее последнего выполнения.

Задание компьютеров для проведения архивации и для хранения архивов

Для любой базы данных (за исключением почтовой, если это запрещено политикой) можно выбрать выполнение архивации на сервере Domino (серверная архивация) или с помощью программного обеспечения клиента Notes на локальном компьютере (локальная архивация). Можно также определить конечный компьютер (локальный или сервер), на котором будет храниться база данных архива. Для выполнения архивации, хранения базы данных для архивации и хранения базы данных архива могут использоваться разные компьютеры. Эти компьютеры могут быть серверами или локальными компьютерами.

При выполнении архивации программным обеспечением Notes на локальном компьютере для не почтовых баз данных можно определить ежедневное расписание архивации, соответствующее времени, в которое наиболее удобно оставлять компьютер включенным. Для почтовых баз данных, если политикой определена локальная архивация для почты, в зависимости от созданной администратором политики может оказаться возможным управление расписанием пользователем.

При выполнении архивации на сервере Domino можно выключить локальный компьютер в любой момент, что не повлияет на выполнение архивации.

Если диалоговое окно "Выбор сервера для архива" не открыто, откройте базу данных, которую необходимо архивировать, и выберите команду: Файл - База данных - Свойства, нажмите кнопку "Архивация" и кнопку "Изменить".

Чтобы определить компьютер для выполнения архивации и конечный компьютер

1. Выполните одно из следующих действий, чтобы выбрать компьютер для выполнения архивации:
   • для локальной архивации Notes установите переключатель в положение "С локального клиента Notes на";
   • для архивации на сервере установите переключатель в положение "На сервере Domino".
     Совет Если в случае настройки в качестве мобильного пользователя необходимо выполнять локальную архивацию, ее нужно определить на первичном мобильном компьютере.
2. Выполните одно из следующих действий, чтобы определить конечный компьютер, на котором будут созданы базы данных архива. При выборе сервера для создания базы данных на конечном сервере необходим доступ к нему.
   • Выберите сервер или локальный компьютер из списка "С локального клиента Notes на".
   • Выберите сервер из списка "На сервере Domino". Чтобы определить локальный компьютер в качестве конечного, выберите в списке "На сервере Domino" значение "Другой" и выберите значение "Локальный компьютер" в открывшемся диалоговом окне.
   Примечание Для каждого набора параметров архивации может быть определено отдельное имя файла и путь к базе данных архива, однако все они должны находиться на одном компьютере.
3. Нажмите кнопку ОК.

Создание, редактирование и активизация наборов условий архивации

На панели "Параметры" диалогового окна "Настройка архивирования" можно просмотреть наборы условий архивации, предоставленные организацией, и выбрать набор для использования. В поле под списком наборов условий выводятся общие сведения по каждому набору. Если при архивации почты в организации разрешено создание пользовательских наборов условий, можно также добавлять или изменять их.

Если диалоговое окно "Настройка архивирования" еще не открыто, выберите команду: Файл - База данных - Свойства, а затем нажмите кнопку "Архивация". Далее щелкните значок "Параметры".

Выберите раздел:

1. Чтобы проверить условия архивации базы данных
2. Чтобы создать или изменить набор условий архивации
3. Чтобы активизировать набор условий архивации

Чтобы проверить условия архивации базы данных

1. 1. Откройте базу данных.
2. 2. В меню выберите команду: Файл - База данных - Свойства, а затем нажмите кнопку "Архивация".
3. 3. Щелкните значок "Параметры" и посмотрите выбранный набор условий.
4. 4. Щелкните набор условий, чтобы просмотреть дополнительные сведения, включая имя и расположение базы данных архива для каждого набора.

Чтобы создать или изменить набор условий архивации

Для любой базы данных (за исключением почтовой, если запрещено политикой архивации) можно создавать и изменять личные наборы условий. В почте наборы условий, редактирование которых невозможно, отображаются со значком замка.

1. Откройте базу данных (например, почтовую), в которой требуется провести архивацию.
2. Выберите команду: Файл - База данных - Свойства, а затем нажмите кнопку "Архивация".
3. Нажмите кнопку "Параметры".
4. Выполните одно из следующих действий.
   • Чтобы изменить набор условий, выберите один из существующих наборов условий в списке, если он вам подходит.
   • Чтобы создать новый набор условий, нажмите кнопку "Добавить" и введите имя нового личного набора условий.
5. Установите флажок "Выполнить архивацию" и нажмите кнопку OK.
6. (Необязательно.) Щелкните значок "Дополнительно", чтобы задать архивацию документов с ответами и определить журнал архива. Параметры, определенные на странице "Дополнительно", применяются ко всем наборам условий.
7. Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно "Настройка архивирования".

После создания или изменения набора условий архивации можно вернуться на страницу "Параметры" и нажать кнопку "Изменить" для изменения набора условий.

Чтобы активизировать набор условий архивации

Notes использует только те наборы условий архивации, которые были активизированы. Если не активизирован ни один набор условий, при попытке выполнения архивации базы данных ничего не происходит.

1. Выберите набор условий в списке или нажмите кнопку "Добавить", чтобы создать набор, если наборы условий отсутствуют списке.
2. (Необязательно.) Чтобы изменить один из личных наборов, прежде чем его активизировать, нажмите кнопку "Изменить".
3. Установите флажок "Выполнить архивацию", чтобы выбранный набор условий вступил в силу.
4. Нажмите кнопку ОК.

Задание параметров для набора условий архивации

Окно "Параметры условий архивации" можно использовать для определения способа применения выбранного набора условий к документам в текущей базе данных.

1. Если это диалоговое окно еще не открыто, откройте базу данных, в которой необходимо провести архивацию, выберите команду: Файл - База данных - Свойства, а затем нажмите кнопку "Архивация".
2. Откройте вкладку "Параметры" и добавьте или измените набор условий. При этом будет открыто диалоговое окно "Параметры условий архивации".
3. Выполните одно из следующих действий.
   • Чтобы выполнить архивацию документов в отдельной базе данных архива и удалить их из текущей базы данных, установите переключатель в положение "Копировать старые документы в мою базу данных архива, затем очистить эту базу данных" и нажмите кнопку "База данных архива", чтобы определить имя файла и путь к базе данных.
   • Чтобы удалить документы вместо их архивации, установите переключатель в положение "Очистить эту базу данных без архивации".
     Предупреждение Будьте внимательны при выборе значения этого параметра. После удаления документы не могут быть восстановлены! Более безопасным будет создать базу данных архива, а затем настроить архивацию с использованием этого параметра для базы данных архива. Это позволит сохранять документы в архиве столько времени, сколько нужно, при этом их удаление выполняется также автоматически.
4. Выберите вариант:

   Параметр	Описание
   Удалять старые документы из этой базы данных	Удаление документов полностью, без внесения каких-либо изменений в их содержимое.
   Уменьшать размер документов в этой базе данных	Рационализация содержимого документов без удаления самих документов. Возможны следующие действия: Удаление вложений, сохранение сводки. В сводке сохраняются основные поля, например тема почтового сообщения. Удаление вложений, сохранение сводки и 40 Кбайт данных. Большинство сообщений содержат менее 40 Кбайт форматируемого текста, поэтому при данном параметре удаляется наименьшее число документов.
5. (Необязательно.) Нажмите кнопку "Выбрать документы", чтобы создать архив набора документов. Можно создать архив выбранных документов:
   • в соответствии с областью деятельности, параметром истечения срока действия либо расположением в папке (представлении) в базе данных;
   • в соответствии с определенным выбором пользователя. В данном случае условие даты не требуется и не доступно для выбора. Данный параметр применяется только к документам, которые были выбраны в текущем представлении базы данных.
   Примечание При архивации выбранных документов дополнительный параметр "Не удалять документы с ответами" не применяется.
6. Нажмите кнопку ОК.

Выбор документов для архивации

В любой базе данных (за исключением почтовой, если запрещено политикой архивации) можно создать набор условий архивации поднабора документов в текущей базе данных. Можно выбирать документы на основе их состояния, документы из определенных папок или представлений или по обоим критериям.

Чтобы выбрать документы, указав их состояние

Если диалоговое окно "Выбор документов для архива" не открыто, откройте базу данных, которую необходимо архивировать, выберите команду: Файл - База данных - Свойства, а затем нажмите кнопку "Архивация". Щелкните значок "Параметры", добавьте или измените набор условий и нажмите кнопку "Выбрать документы".

1. Выберите нужный параметр состояния.

   Параметр	Описание
   нет доступа Примечание Этот параметр доступен, только если для базы данных, подлежащей архивации, включено следующее свойство. При наличии соответствующего доступа к базе данных откройте окно свойств базы данных, перейдите на вкладку "Дополнительно" и установите флажок "Сохранять свойство LastAccessed (последнее обращение)".	Архивируются документы, которые не открывались.
   не изменены	Архивируются документы, не открывавшиеся, не изменявшиеся и не сохраненные после внесения изменений.
   помечены как просроченные Примечание Данный параметр применяется только к определенным типам баз данных, таким как "Почта" и "Обсуждения", в которых можно помечать документы как просроченные или задавать для них окончание срока действия.	Укажите число дней. Архивируются документы, помеченные как просроченные, начиная с указанного числа дней. Например, можно пометить как просроченное почтовое сообщение в представлении почтовой базы данных с помощью меню: Действия - Сервис, а также любое сообщение в базе данных "Обсуждения" с помощью меню "Действия".
   выбраны пользователем Примечание При архивации выбранных документов дополнительный параметр "Не удалять документы с ответами" не применяется.	Архивируются документы, выбранные пользователем в текущем представлении. Когда выбран этот параметр, выключены настройки даты, а также возможность выбора представления или папки из списка.
2. Если выбран параметр "нет доступа" или "не изменены", выберите число (например, 365) и интервал (например, дни) и нажмите кнопку OK.
3. (Необязательно.) Если необходимо применять эти параметры состояния только к документам в определенных папках или представлениях, выполните следующую процедуру.

Чтобы выбрать документы, указав папки или представления

При создании архива, например почты, структура базы данных архива содержит все папки, существующие на момент архивации. В любом наборе условий архивации можно выбрать поднабор папок и представлений, из которых нужно выполнять архивацию. Можно также задать несколько наборов условий для архивации разных папок и представлений.

Если изменяется имя папки или она удаляется, папка изменяется или удаляется в базе данных архива при следующей архивации. Допустим, имеется папка с именем "Продажи 2001", из которой архивируются четыре документа. В следующем году имя папки изменяется на "Продажи 2002" и снова выполняется архивация четырех документов из нее. Если используется одна и та же база данных архива, папка будет называться "Продажи 2002" и содержать все восемь документов, включая документы из папки "Продажи 2001". Если планируется архивация в течение нескольких лет, либо создайте несколько папок в исходной базе данных для каждого года, либо в диалоговом окне "Настройка архивирования" укажите новый файл базы данных архива для каждого года.

Если диалоговое окно "Выбор документов для архива" не открыто, откройте базу данных, которую необходимо архивировать, выберите команду: Файл - База данных - Свойства, а затем нажмите кнопку "Архивация". Щелкните значок "Параметры", добавьте или измените набор условий и нажмите кнопку "Выбрать документы".

1. Установите флажок "В этих представлениях или папках".
2. Выберите папки и представления в списке и нажмите кнопку OK. Чтобы выделить непоследовательные элементы, нажмите клавишу CTRL.

Настройка параметров, журнала и расписания архивации

Параметры вкладки "Дополнительно" диалогового окна "Настройка архивации" применяются ко всем создаваемым архивам.

Если диалоговое окно "Настройка архивирования" еще не открыто, выберите команду: Файл - База данных - Свойства, а затем нажмите кнопку "Архивация". Затем откройте вкладку "Дополнительно".

Чтобы запретить удаление документов с ответами

Если в базе данных имеются иерархические представления с "родительскими" и "дочерними" (ответными) документами, разрешение архивации родительских документов может повлечь за собой потерянные ответы. Ответные документы, которые не были заархивированы, исчезают из иерархического представления (исключаются), но не удаляются, увеличивая тем самым размер базы данных. Для предотвращения исключения ответных документов не снимайте флажок по умолчанию "Не удалять документы с ответами"; если флажок снят, убедитесь, что наборы условий архивации гарантируют включение ответов при архивации родительских документов. Примеры баз данных, имеющих иерархические (ответные) представления, включают базы данных "Обсуждения" и "Почта" (имеющая представление "Переписка").

Чтобы настроить журнал архивации

Журнал архивации содержит сведения о всех операциях архивации во всех заархивированных базах данных. Эта база данных создается по умолчанию, однако ее создание можно отменить.

1. Установите флажок "Записывать все операции архивации в журнал", если он еще не установлен.
2. (Необязательно.) Нажмите кнопку "Журнал архивации", чтобы указать имя файла и каталог для базы данных, отличающиеся от значений по умолчанию.
3. (Необязательно.) Установите флажок "Вместе со связями с заархивированными документами". Ссылки удобны для поиска документов без обзора базы данных архива.

Задание расписания для локальной архивации

Если почта настроена на использование локальной архивации с применением созданных пользователем условий, пользователь определяет расписание архивации. Если для почты в административной политике определена локальная архивация, в зависимости от созданной администратором политики пользователь также может управлять расписанием архивации.

Можно выбрать дни и время архивации и указать расположения, в которых будет выполняться расписание архивации. Например, может понадобиться выполнять архивацию только на рабочем настольном компьютере, имеющем больше памяти, чем портативный компьютер, использующийся вне работы.

Если почта настроена на выполнение серверной архивации, пользователь не может управлять расписанием. Архивация выполняется сервером Domino каждую ночь. Выключение локального компьютера не препятствует выполнению архивации.

1. В базе данных, для которой требуется настроить расписание, выберите команду: Файл - База данных - Свойства.
2. Нажмите кнопку "Архивация" и откройте вкладку "Дополнительно".
3. Установите флажок "Локальная архивация по расписанию" и нажмите кнопку "Расписание".
   Примечание Если для этой базы данных задана серверная архивация, этот параметр не отображается. .
4. Выберите время в раскрывающемся списке, перейдя на нужное время и щелкнув галочку.
   Предупреждение Ежедневно в это время компьютер должен быть включен. Например, если вы выключаете компьютер на ночь, можно задать расписание архивации в обеденное время или во время ежедневных совещаний.
5. Выберите все дни, в которые должна выполняться архивация.
6. (Необязательно.) Не снимайте флажок "в любом расположении" или установите флажок "в указанном расположении" и выберите расположения, в которых требуется выполнить архивирование.
7. (Необязательно.) Для удаления внесенных изменений нажмите кнопку "Восстановить умолчания".
8. Нажмите кнопку ОК в этом и следующем окне.