Домен "Приобретение и внедрение": процессы, отвечающие за поставку ИТ-ресурсов, управление и реализацию изменений

8.1. AI 5. Поставки ИТ-ресурсов

К ресурсам ИТ относятся персонал, аппаратное и программное обеспечение, услуги. Данный процесс отвечает за определение и последующее внедрение процедур поставок. Процедуры поставки должны рассматривать вопросы отбора поставщиков, регламентации договорных требований и процесс самого приобретения. Этот процесс обеспечивает то, что организация будет иметь своевременно необходимые ресурсы с оптимальными затратами. Естественно, первостепенной областью управления ИТ является Управление ресурсами. Процесс работает со всеми ресурсами ИТ (рис.8.1).

Рис. 8.1. Процесс "Поставки ИТ-ресурсов"

Поставки ИТ-ресурсов

удовлетворяет следующим бизнес требованиям к ИТ

повышение эффективности вложений в ИТ и вклада ИТ в прибыльность бизнеса.

сосредоточено на

приобретении и поддержке навыков в области ИТ, которые соответствуют стратегии снабжения, интегрированной и стандартизованной ИТ-инфраструктуре, а также на сокращении рисков, связанных с поставками.

достигается с помощью

• Получения профессиональных консультаций по вопросам законодательства и договорного права.
• Определения процедур и стандартов в области снабжения.
• Поставок требуемого аппаратного и программного обеспечения и услуг в соответствии с определенными процедурами.

результаты оцениваются с помощью следующих показателей

• Число обсуждений, связанных с договорами на поставки.
• Объемы скидок от цены покупки.
• Доля заинтересованных сторон, удовлетворенных поставщиками.

В таблице 8.1 представлена информация, необходимая для процесса и ее источники.

В таблице 8.2 приведены результаты процесса и то, куда они должны поступить.

Таблица 8.3 содержит таблицу ОУКИ для процесса, а таблица 8.4 – цели и показатели.

Цели контроля

• AI 5.1. Контроль за поставками

  Разработать и следовать процедурам и стандартам, соответствующим общекорпоративному процессу осуществления поставок и стратегии в области приобретений при закупках ИТ-инфраструктуры, аппаратного и программного обеспечения, а также услуг, необходимых организации.
• AI 5.2. Управление контрактами с поставщиками

  Установить процедуру по заключению, изменению и прекращению контрактов со всеми поставщиками. Данная процедура должна включать, как минимум, правовые, финансовые, организационные, документальные аспекты, а также вопросы эффективности, безопасности, интеллектуальной собственности, и прекращения ответственности и обязательств (включая вопросы штрафных санкций). Все контракты и изменения в них должны проходить согласование со стороны советников по правовым вопросам.
• AI 5.3. Выбор поставщиков

  Проводить отбор поставщиков в соответствии с рыночной и формализованной практикой, чтобы получить наиболее конкурентоспособное предложение согласно сформулированным требованиям. Требования должны быть оптимизированы с учетом предложений потенциальных поставщиков.
• AI 5.4. Приобретение ИТ-ресурсов

  Обеспечить защиту и поддержку интересов организации во всех договорных соглашениях, связанных с приобретениями, включая права и обязательства сторон при поставках программного обеспечения, ресурсов для разработки, инфраструктуры и услуг.

Чтобы грамотно управлять закупками, нам необходимо ответить на 4 вопроса:

• что мы покупаем,
• где мы покупаем,
• у кого и на каких условиях,
• как мы будем покупать в будущем.

В современном менеджменте часто встречаются понятия Запрос на цену и Запрос на коммерческое предложение.

Запрос на цену (англ. Request for quotation RFQ) является стандартным бизнес-процессом, цель которого состоит в том, чтобы пригласить поставщиков на торги стимулировать предлагать цену на определенные продукты или службы. RFQ вообще означает то же самое что и Приглашение на торги (англ. Invitation For Bid IFB).

RFQ обычно включает больше чем просто цену на товар. Во время торгов, возможно, потребуется получить информацию об условиях платежа, уровень качества товара или объём контракта.

Чтобы получить корректные расценки, RFQ часто включают спецификации товаров/служб, чтобы удостовериться, что все поставщики предлагают цену для того же товара/сервиса. Логично, что чем детальнее спецификация, тем расценки будут точнее и сопоставимее с расценками других поставщиков. Еще одна причина для того, чтобы детализировать RFQ состоит в том, что спецификации могут использоваться для юридической ответственности поставщиков.

Поставщики должны возвратить предложение цены в установленную дату и время. Предложения могут обсуждаться (часто разъясняют технические возможности или отмечают ошибки в предложении). Предложение не должно означать конец торгов. Торги могут проходить в несколько раундов, может даже использоваться Обратный аукцион чтобы сгенерировать лучшую рыночную цену.

RFQ лучше всего подходит для продуктов и служб, которые максимально стандартизированы и классифицированы, поскольку это делает цены поставщиков сопоставимыми. Практически, много фирм используют RFQ там, где Заявка на тендер или Заявка на проект были бы более соответствующими. RFQ позволяет различным подрядчикам предоставить расценки, среди которых будут выбраны лучшие. Он также увеличивает конкуренцию предложений цены, так как поставщики могут быть уверены, что они не единственные[12].

Заявка на коммерческое предложение (англ. Request for Proposal RFP) — заявка на сервис (услугу, продукт). Создаётся заказчиком для потенциальных подрядчиков (поставщиков) в тендерных или аукционных процессах.

В заявке формулируются цели проекта, бизнес-требования к проекту, определяются критерии качества продукта/услуги, например, KPI, а также объявляются критерии выбора поставщика.

Заявка на коммерческое предложение является ранней стадией в процессе приобретения. Она позволяет поставщикам, часто через торги, представить предложение по определенному товару или сервису. Этот подход упорядочивает процесс принятия решения о приобретении и позволяет четко идентифицировать риски и выгоды.

Заявка на проект в некоторой степени диктует структуру и формат ответов поставщиков. Творческий потенциал и новшества, которые поставщики вкладывают в свои предложения, могут быть предпочтительнее относительно предложений других поставщиков. Однако слишком сильное различие в предложениях способно усложнить сравнение предложений претендентов и таким образом препятствовать процессу принятия решения. Эффективная заявка на проект обычно отражают стратегию и краткосрочные либо долгосрочные деловые цели, для которых поставщики будут в состоянии предложить соответствующую перспективу[13].

Практическое задание

Постановка задачи: Для того чтобы поддержать новую услугу или улучшить существующую, ИТ-отделу компании необходимо заказать большое количество новых компьютеров, сетевого оборудования и программное обеспечение. Как правильно осуществить процесс закупки?

Решение:

1. Запрос на покупку. Прежде чем начинать формировать запрос на покупку, необходимо обратиться к Стратегии поставок (если такая имеется в организации). Такие Стратегии описывают подходы к закупкам на высоком уровне, например:
   • для товаров (услуг) с низкой стоимостью и рисками постарайтесь объединиться с другими организациями для приобретения большого количества по меньшей цене;
   • для товаров (услуг) повышенного риска постарайтесь работать с поставщиками на основе долговременных отношений вместо того, чтобы рассматривать множество предложений от малоизвестных поставщиков;
   • и т.п.
2. В организации должны быть сформулированы процедуры закупки. Например, в процедурах закупок может быть оговорено следующее:
   • на закупки более 500 000 рублей должен быть объявлен тендер;
   • при закупке от 200 000 рублей до 500 000 необходимо рассматривать предложения минимум трех поставщиков;
   • кто может инициировать процедуру закупки (естественно, не каждый сотрудник организации);
   • кто будет рассматривать запросы на покупку;
   • кто будет утверждать запросы на покупку;
   • кто будет готовить Запрос на цену (Request for Quotation, RFQ) и Заявку на коммерческое предложение (Request for Proposal, RFP) в наиболее сложных случаях;
   • кто будет выбирать поставщиков;
   • все поставщики должны входить в список утвержденных поставщиков;
   с каждым поставщиком необходимо заключить договор.
3. Группа сотрудников, ответственная за выбор поставщиков, рассматривает запрос на покупку, ищет потенциальных поставщиков, оценивает их предложения и т.п. Все эти вопросы должны быть определены в рамках требований по управлению отношениями с третьими сторонами и процедур закупок. При этом оценивается цена, насколько хорошо предложение удовлетворяет установленным требованиям, надежность поставщика (исходя из предыдущего опыта и опыта других организаций), временные границы и т.п. 4. После оценки и выбора группа передает свой вариант руководству на утверждение.
4. Руководство утверждает запрос на покупку и выбор поставщика.
5. Когда поставщик выбран, необходимо заключить контракт. Обычно у крупных организаций есть шаблоны подобных договоров на поставку. Допустим, Вы заказываете цикл разработки программного обеспечения. Тогда в договоре необходимо отобразить:
   • область действия: функциональные и нефункциональные требования, в том числе документация, обучение (опционально);
   • временные границы: когда будет поставлено программное обеспечение, основные этапы поставки;
   • стоимость (финансовая): сколько и когда Вы заплатите поставщику? Возможно, оплата будет разбита на этапы;
   • качество: как поставщик гарантирует качество и как его можно проверить?
   • права на интеллектуальную собственность: какие права будет иметь Ваша организация? Патенты? Авторское право? Компенсации?
   • безопасность: необходимо предусмотреть статью о неразглашении на случай, если поставщик получит доступ к конфиденциальной информации или данным, которые будут получены в результате работы программного обеспечения.
   • производительность: что будет свидетельствовать о плохой производительности? Какое реагирование на плохую производительность? Прекращение действия договора? Штраф?

   Для сложных контрактов, заключающихся на длительный период времени, характерным является длительные переговоры перед заключением. Обе стороны заинтересованы в том, чтобы максимально долго не вносить изменения в контракт. При этом если Вы не юрист, как убедиться, что условия контракта корректны и нет необоснованных денежных обязательств? Для этого контракты всегда должны составляться или проверяться юристами Вашей организации.
6. Контроль реализации требований контракта с поставщиком. Если необходимо какое-то изменение договорных отношений, необходимо инициировать процедуру рассмотрения, утверждения и принятия изменения.

Задачи для самостоятельного решения:

1. Сформулируйте три процедуры закупки, отличные от приведенных в решении задачи.
2. Представьте, что компания покупает услугу хостинга. Подумайте над тем, какие показатели качества стоит оговорить в договоре.