Домен "Планирование и организация": процессы, отвечающие за управление персоналом, инвестициями, качеством и рисками

5.1. PO 5. Управление ИТ-инвестициями

ИТ, как и любая другая область, требует инвестиций. Процесс PO 5 отвечает за управление инвестициями в ИТ и рассматривает такие вопросы как затраты, преимущества и расстановки приоритетов в отношении инвестиционных программ. Все эти вопросы решаются в контексте стратегии ИТ и тактических планов.

Для процесса первичными требованиями к информации являются результативность и эффективность информации, вторичной – ее достоверность (рис.5.1).

Рис. 5.1. Процесс "Управление ИТ инвестициями"

Управление ИТ инвестициями

удовлетворяет следующим требованиям к ИТ:

постоянное и наглядное улучшение затрат в ИТ и участие в повышении прибыльности организации при наличии интегрированных и стандартизованных услуг, соответствующих ожиданиям конечных пользователей

сосредоточено на:

результативных и эффективных решениях по инвестиционным программам, а также планировании и мониторинге ИТ-бюджетов в соответствии с ИТ-стратегией и инвестиционными решениями

достигается с помощью:

• планирования и распределения бюджетов;
• определения формальных инвестиционных критериев;
• анализа и оценки динамики пользы для бизнеса по отношению к прогнозам.

результаты оцениваются с помощью следующих показателей:

• доля снижения удельной стоимости оказываемых услуг;
• доля отклонений от бюджета относительно общего объема бюджета;
• доля затрат на ИТ, выраженная в корпоративных и стоимостных показателях (например, рост продаж по причине расширения каналов связи).

В таблице 5.1 представлены входы процесса, то есть входящая информация, и ее источники.

В таблице 5.2 отображены результаты процесса "Управление ИТ инвестициями" и процессы, на вход которых они должны поступить.

Таблица 5.3 соответствует таблице ОУКИ для процесса "Управление ИТ-инвестициями"

В таблице 5.4 приведена иерархия целей и показатели их достижения в отношении процесса.

Цели контроля:

• PO 5.1. Методология управления финансами

  Разработать и поддерживать методологию управления финансами для управления инвестициями и стоимостью услуг и активов ИТ посредством портфелей инвестиций, бизнес-планов и бюджетов.
• PO 5.2. Расстановка приоритетов внутри ИТ-бюджета

  Реализовать на практике процесс принятия решений, имеющий целью расстановку приоритетов при распределении ресурсов ИТ. Увеличить вклад ИТ в оптимизацию корпоративного портфеля связанных с ИТ инвестиционных программ и других ИТ услуг и активов.
• PO 5.3. Формирование бюджета ИТ

  Установить и внедрить практику по подготовке бюджета, которая будет отражать приоритеты корпоративного портфеля инвестиционных программ, связанных с ИТ, а также включающего текущие затраты по эксплуатации и обслуживанию инфраструктуры. Данная практика должна применяться при разработке общего бюджета ИТ, а также бюджетов отдельных инвестиционных программ. Эта практика также должна применяться в ходе текущего анализа, доработки и утверждения общего бюджета и бюджетов отдельных инвестиционных программ.
• PO 5.4. Управление затратами

  В организации должен быть внедрен процесс управления затратами, который будет сравнивать текущие затраты с бюджетом. В результате мониторинга затрат должна формироваться отчетность. Отклонения от бюджета должны немедленно выявляться и фиксироваться, а их влияние на реализацию инвестиционных программ – оцениваться. Совместно с корпоративным куратором этих программ должна проводиться корректировка и, в случае необходимости, пересмотр.
• PO 5.5. Управление преимуществами

  Управление преимуществами предполагает реализацию процесса, который будет осуществлять мониторинг преимуществ, получаемых от ИТ. Эти преимущества определят вклад ИТ в бизнес.

Практическое задание.

Постановка задачи: Компания занимается видеопрокатом и имеет 10 точек в разных локациях. Необходимо внедрить Sharepoint для обмена документами и управления проектами с использованием SaaS-решения. Перед реализацией задуманного необходимо посчитать все затраты и оценить преимущества.

Решение задачи:

1. Преимущества:
   • позволит пользователям получить доступ к одним и тем же документам. Это и обновленный прайс-лист, и промоутерские программы, и политики организации, руководства, контакты и многое другое.
   • позволит участникам различных проектных команд видеть обновленные задания по проектам, а менеджерам-управленцам – видеть состояние проектов в разных точках.
2. Затраты:
   • годовая подписка на SaaS: 100 долларов на пользователя, 30 пользователей. Итого – 3000 долларов;
   • доступ в Интернет: компания уже может иметь доступ к Интернет. Если "апгрейдить" сеть не нужно, эти затраты можно опустить. Мы опустим эти затраты.
   • тестирование решения: допустим, архитектор ИТ и менеджер качества будут неделю тестировать данное решение. Допустим, они получают 200 долларов в час, и это будет стоить 2*5*8*200=16000 долларов.
   • конфигурация PC: допустим, на настройку каждого сайта уйдет 2 часа - 2*10 = 20 часов. Зарплата технического специалиста 100 долларов в час, тогда это будет стоить 2000 долларов.
   • обучение пользователей: будет два тренинга в головном офисе. У тренера это займет 1 день (8 часов) для подготовки и 2 часа на каждый урок. Каждый пользователь потратит 1 час на то, чтобы добраться до офиса и 2 часа на урок. Допустим, тренер получает 200 долларов в час, пользователь – 50 долларов. Тогда затраты на обучение составят (8+2*2)*20 + 30*(1+2)*50=6900 долларов.

Задание для самостоятельного решения: Руководство компании, занимающейся выпуском сертификатов открытых ключей подписи, приняло решение внедрить новое программное обеспечение – удостоверяющий центр. Стоимость программного обеспечения 150 000 рублей. Рассчитайте другие затраты (внедрение, обучение) и оцените преимущества (например, выпуск сертификата на новом удостоверяющем центре будет быстрее в 2 раза).

После того, как Вы начнете внедрять проект, могут появиться дополнительные затраты. Например, не хватит пропускной способности сети или тестирование займет больше времени. Вам надо будет либо сократить издержки, либо сообщить о них руководству, которое примет соответствующее решение (выделит деньги или отменит проект). Помимо слежения за затратами Вам надо сообщать бизнесу о выгодах, полученных от реализации проекта. Обычно это гораздо сложнее, чем посчитать затраты. Выгода может быть как прямая, так и косвенная. Косвенная выгода заключается в улучшении качества или соответствии требованиям регуляторов. Последнее "улучшение" вообще нельзя выразить материально. Что касается качества, то у Вас есть несколько путей показать его улучшение:

• показать, как часто используется прайс-лист, помещенный в систему;
• показать "восторженные" отзывы пользователей;
• показать "восторженные" отзывы проектных менеджеров и т.п.

Показать, что ИТ-проект приносит бизнесу пользу является основной задачей данного процесса.

На практике процесс Управления инвестициями, конечно, гораздо сложнее. Основная сложность заключается в том, что ИТ-системы в большинстве случаев являются своего рода "посредниками", которые влияют на бизнес и получаемую им выгоду опосредованно. Инвестиции в ИТ-систему складываются из капитальных затрат на формирование и развитие системы и затрат на ее эксплуатацию и поддержку.

Чтобы ИТ могла говорить с бизнесом, необходимо обосновывать инвестиции на языке бизнеса. Бизнес могут заинтересовать такие показатели проекта как:

• TCO (Total cost of ownership) – совокупная стоимость владения активом.
• ROI (Return on investment) – возврат на инвестиции в проект.
• PP (Payback Period) – период окупаемости проекта.
• NPV (Net Present Value) – чистая приведенная стоимость, учитывающая временную стоимость денег (денежная единица сегодня стоит дороже чем завтра), и
• IRR (Internal Rate of Return) – внутренняя ставка окупаемости.

Самым популярным показателем смело можно назвать ROI. В простейшем случае ROI равен отношению прибыли от проекта к затратам на проект. Например, Вы внедрили CRM для увеличения продаж. Допустим, текущий объем продаж равен 10 000 000 рублей. Внедрение поможет увеличить его на 30% в год. Стоимость внедрения будет стоить 1000 000 рублей. Тогда ROI (без учета рисков и стоимости денег) будет равно:

(10 000 000 * 0,3)/1000 000 * 100 %=300 %. Показатель ROI в 300 % говорит о том, что на 1 вложенный рубль было получено 3 рубля прибыли в течение года.

Одним из вариантов возможной выгоды от реализации ИТ-проекта может стать снижение Совокупной стоимости владения. Совокупная стоимость владения (Total cost of ownership, TCO) включает в себя:

• первичную стоимость аппаратного и программного обеспечения;
• обновления аппаратного и программного обеспечения;
• сопровождение;
• техническую поддержку;
• обучение;
• определенные виды деятельности, выполняемые пользователями.

Примером проектов, где TCO более наглядно отображает выгоду, может быть перевод серверов на виртуальные машины или просто смена какого-то оборудования (даже переход на энергосберегающие лампочки).

Практическое задание.

Постановка задачи: Компания решила перевести часть своих серверов на виртуальные машины. Необходимо рассчитать совокупную стоимость владения до и после реализации проекта, а также разницу полученных значений, которая покажет выгоду проекта.

Решение задачи:

1. Расчет TCO. Пример расчета совокупной стоимости ИТ-инфраструктуры с виртуализацией и без нее приведен в таблице 5.5.

2. Выводы после расчета. В таблице 5.5 мы видим два показателя TCO (с VMware и без VMware), а также сумму снижения затрат за три года в долларах и в процентах. Два основных вывода, которых мы можем сделать при анализе TCO:

• Нужно выбирать решение с лучшим показателем снижения Совокупной стоимости владения.
• Затраты на внедрение решения должны быть малы по сравнению с показателем снижения TCO.

Задание для самостоятельного решения: Небольшая компания решила заменить платную операционную систему Windows на бесплатную Linux. В компании имеется 15 клиентских компьютеров с Windows XP Professional и 2 сервера с Windows Server 2003. Необходимо рассчитать совокупную стоимость владения до и после реализации проекта (с учетом необходимости обучения персонала и ,возможно, найма администраторов с более высокой квалификацией), а также разницу полученных значений, которая покажет выгоду проекта.

Приведенные расчеты ROI и TCO пригодны для короткого периода времени. Если речь идет о более долгосрочном расчете необходимо принимать во внимание так называемую стоимость денег. 100 долларов сегодня не будут фактически 100 долларами через год. Инвестор вместо того, чтобы вкладывать деньги в проект ИТ, может положить их в банк и к концу года получить 100*(1+i), где i – учетная ставка. Учетная ставка - это сумма, на которую "деньги сейчас" дороже "денег потом", выраженная в процентах по отношению к "деньгам потом" (если сумма выражена в деньгах - то это просто дисконт). Учетную ставку для инвестиционных проектов можно оценивать как альтернативу внесению денег в банк. Текущая стоимость денег по сравнению с будущей оценивается по следующей формуле:

(Present Value) – текущая стоимость денег;

(Future Value) – будущая стоимость денег;

– учетная ставка.

Рассмотрим как изменяется стоимость денег по таблице 5.6:

Из таблицы 5.6 видно, что через 6 лет 100 нынешних долларов превращаются в 26. Отсюда следует сделать важный вывод – при расчете ROI и TCO в качестве возвращенных инвестиций нужно брать не фактические возвращенные суммы, а суммы с "дисконтом", то есть с учетом снижения их стоимости в течение времени. Мы приходим к показателю Чистая приведенная стоимость (Net Present Value). Рассмотрим пример, изображенный в таблице 5.7.

Cach Flow – это приток и отток капитала. Cumulative Cash Flow – баланс инвестиции ( то есть доход минус расход). Сначала мы вложили $10 000 (год 0), а потом получаем прибыль от проекта. В колонке Cumulative Cash Flow мы четко видим баланс нашей инвестиции, а в колонке Discounted Cash Flow - "правильную" оценку стоимости возвращаемых от инвестиции денег (с учетом "инфляции" в 13%). Дальше очень просто - в колонке Cumulative Discounted Cash Flow совокупный дисконтированный баланс по инвестиции. [9] Что мы видим в результате анализа? Если не учитывать "обесценивание" денег, то прибыль будет 4000 $ уже через 4 года. А если учитывать , то прибыль будет отрицательной. -41, 85 $ .Приведенный баланс в -$41,85 представляет собой сумму всех дисконтированных (13%) поступлений от инвестиции за вычетом первоначальных затрат. Именно это значение и называется Чистой приведенной стоимостью (Net Present Value или NPV). Показатель NPV представляет собой разницу между всеми денежными притоками и оттоками, приведенными к текущему моменту времени (моменту оценки инвестиционного проекта). Значение NPV определяет, уместен ли данный инвестиционный проект:

• если NPV имеет положительное значение, тогда предложенный инвестиционный проект приемлем. Более того, он экономически эффективен, так как обещает принести больше, чем требуемый процент возврата инвестиций.
• если NPV равен нулю, тогда предложенный инвестиционный проект также приемлем. Он обещает принести прибыль, эквивалентную требуемому проценту возврата инвестиций.
• если NPV имеет негативное значение, тогда предложенная программа инвестиций неуместна. Она принесет меньше требуемого процента возврата.

Последние показатели – Внутренняя ставка окупаемости и Период окупаемости. Внутренняя ставка окупаемости (Internal Rate of Return) — это процентная ставка, при которой чистый дисконтированный доход (NPV) равен 0. По сути, IRR – это ставка кредита, по которой Вы бы финансировали проект или средняя ставка доходности инвестора.

Период окупаемости (Payback period) – показатель, который отражает количество месяцев, пока накопленная выгода не сравняется с затратами.

При расчете выгодности того или иного инвестиционного проекта важно учитывать риски:

1. потери всех инвестиционных средств;
2. потери части инвестиционных средств;
3. возникновение необходимости инвестировать больше, чем планировалось.
4. меньший или более поздний, чем ожидалось, возврат.

ROI и TCO являются ключевыми показателями для сравнения инвестиционных проектов и их отбора. Они позволяют CIO говорить на языке, понятном бизнесу.