Рецензирование и защита документов

Защита информации

Уровни защиты

В OpenOffice.org Calc предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным документа.

Можно ограничить доступ к файлу, например несанкционированное открытие файла и/или сохранение в нем изменений.

Можно применить защиту к элементам документа, ограничив просмотр отдельных листов и/или изменение данных на листе.

Можно защитить элементы листа, например ячейки с формулами, запретив доступ к ним или предоставить доступ к определенным диапазонам.

Все уровни защиты являются не взаимоисключающими, а взаимодополняющими.

Пароли

Защита информации от просмотра и изменения основана на использовании паролей.

Паролями можно ограничить доступ к файлу, внесение изменений в документ и отдельные листы. В каждом из этих случаев требуется использовать пароль. Это может быть один и тот же пароль. Можно в каждом случае использовать разные пароли.

В качестве пароля можно использовать любой набор символов. В паролях можно использовать как русские, так и английские буквы. При вводе пароля учитывается регистр букв.

Рекомендуется использовать надежные пароли, представляющие собой сочетание прописных и строчных букв, цифр и символов.

При вводе пароля он никогда не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается звездочка ( рис. 12.22).

увеличить изображение
Рис. 12.22. Пример отображения пароля при вводе

В OpenOffice.org не существует стандартных средств восстановления забытых паролей. Так как при утрате пароля доступ к защищенному документу или листам невозможен, во избежание проблем рекомендуется держать в надежном месте список всех паролей и соответствующих им документов и листов.

При снятии защиты выводится окно для ввода пароля ( рис. 12.23), в котором необходимо ввести пароль. Пароль при вводе не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается звездочка.

увеличить изображение
Рис. 12.23. Пример окна ввода пароля

Защита от несанкционированного изменения

Защита файлов от внесения изменений

Установка защиты

• В меню Файл выберите команду Сохранить как.
• В диалоговом окне Сохранить как установите флажок Сохранить с паролем и нажмите кнопку Сохранить ( рис. 12.24).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 12.24. Защита файла от внесения изменений
• В окне Задать пароль нажмите кнопку Детали, в нижней части окна ( рис. 12.25) дважды введите пароль в соответствующие поля и нажмите кнопку ОК.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 12.25. Ввод пароля для защиты файла от открытия
• Закройте файл.

Открытие защищенных файлов

Файл, с установленным паролем на разрешение редактирования, открывается в обычном порядке. В заголовке окна открытого документа будет указано (только для чтения). Кроме того, не отображается панель инструментов Форматирование ( рис. 12.26).

увеличить изображение
Рис. 12.26. Открытый документ, защищенный паролем на разрешение редактирования

Документ в этом режиме можно просматривать, но нельзя изменять. Для разрешения на внесение изменений следует в панели инструментов Стандартная следует нажать кнопку Редактировать документ, затем в появившемся окне ввести пароль ( рис. 12.27) и нажать кнопку ОК.

увеличить изображение
Рис. 12.27. Ввод пароля на разрешение редактирования документа

После этого в заголовке окна документа еще будет отображаться запись (только для чтения), но после первого же действия с документом она исчезнет.

Снятие защиты

Ввод пароля на разрешения редактирования еще не означает снятия защиты с файла. После сохранения и закрытия файл все равно останется защищенным. В следующий раз файл опять откроется в режиме (только для чтения) и для работы с ним потребуется вводить пароль.

Для того чтобы снять пароль следует в меню Файл выбрать команду Сохранить как, а затем в диалоговом окне Сохранить как нажать кнопку Сохранить. Флажок Сохранить с паролем в этом случае не должен быть установлен.

Поскольку файл уже существует, выйдет запрос на его замену. В окне запроса следует нажать кнопку Да.

Защита листа

Защита всех ячеек листа

По умолчанию все ячейки листа являются защищаемыми. Однако перед установкой защиты можно проверить защищенность ячеек.

• Выделите все ячейки листа.
• В меню Формат выберите команду Ячейки или щелкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в контекстном меню выберите команду Формат ячеек.
• Во вкладке Защита ячейки окна Формат ячеек должен быть установлен флажок Защищенное ( рис. 12.28).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 12.28. Проверка защищенности ячеек

Далее устанавливается защита листа.

• В меню Сервис выберите команду Защитить документ, а затем в подчиненно меню – команду Лист.
• В окне Защитить листа дважды введите пароль в соответствующие поля ( рис. 12.29) и нажмите кнопку ОК.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 12.29. Установка защиты листа