Экономика персонала

Контроль рабочего времени

Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль за своевременным началом и окончанием работы за правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня (смены). Этот контроль осуществляют руководители. Его объектами являются:

• своевременная явка рабочих и служащих на работу, выявление всех неявившихся и опоздавших;
• нахождение работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также своевременность их обеденного перерыва;
• своевременность ухода сотрудников с работы по окончании рабочего дня или смены;
• фактически отработанное ими время, время простоя и другие виды недоиспользования рабочего времени по разным причинам.

Контроль за своевременной явкой рабочих и служащих на работу и уходом с нее осуществляется по одной из следующих систем:

• карточной - с помощью контрольных часов;
• жетонной - с применением табельных жетонов или марок;
• пропускной - посредством сдачи рабочими и служащими и выдачи им пропусков;
• рапортно-ведомственной - с использованием рапортов или табельных ведомостей, получаемых от руководителей подразделений, производителей работ, мастеров, бригадиров;
• с помощью контрольно-пропускных устройств и др.

Допускается использование комбинированных систем учета прихода и ухода работников в зависимости от условий производства.

Для ведения учета отработанного времени каждому работнику присваивается табельный номер, приводящийся во всех документах по учету труда и заработной платы. В случае увольнения или перевода работника в другое подразделение прежний табельный номер должен оставаться свободным не менее полугода, а в отдельных случаях - до 12 лет.

Табель представляет собой именной список персонала подразделения (раздельно по рабочим, служащим и т.п.) в пределах отдельных категорий работников, составленный в порядке возрастания табельных номеров или алфавита. Он составляется ежемесячно ответственным лицом, назначенным приказом руководителя, за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и других документов.

Табель заполняют на списочный состав работников (постоянных, временных, сезонных, принятых на работу на срок от одного дня и более). В конце периода по табелям определяют число отработанных дней.

Заполненный табель и другие документы в конце месяца сдают в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Существует несколько официальных форм этого документа: типовая форма Т-13, форма для учета рабочего времени работников с твердым окладом Т-14 и пр.

Управление рабочим временем руководителей и специалистов

Дефицит рабочего времени руководителей и исполнителей - серьезная управленческая проблема. Он ведет к перегрузкам, стрессам, отсутствию порядка в действиях, слабой проработке вопросов.

Обычно коэффициент занятости руководителя (соотношение фактической и нормативной занятости) равен 1,2–1,6. Полезно используется при этом 70-80% времени.

Иметь время для руководителя - это:

• выполнять все важные дела в течение 4–6 ч;
• выделять один час для собственной важной работы;
• твердо знать, что в данный момент нет срочных дел;
• иметь возможность за счет резерва всегда выполнить срочное дело;
• избегать стрессов.

Поскольку временем как таковым управлять невозможно, управление рабочим временем, или тайм-менеджмент, является понятием довольно условным. Речь идет об организации деятельности людей, позволяющей его успешно экономить. Такая организация может быть:

• составным элементом системы управления фирмой, за который "отвечают" всеобщее управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент и т.п. По руководящим должностям целесообразно создавать примерные нормативы времени на осуществление управленческих функций. Следствием является эффективное использование времени каждого отдельного работника;
• областью самоменеджмента, который человек осуществляет по собственному почину.

Самоменеджмент представляет собой совокупность приемов эффективного управления собственной трудовой деятельностью - планирования рабочего времени, постановки задач, определения приоритетов. Он сосредоточен на проблемах рационального использования рабочего времени, организации рабочего места, хронометража, умения слушать, быстро читать, вести беседы и пр.

Управление рабочим временем требует высокой самодисциплины, ломки старых привычек, формирования новых стереотипов, изменения поведения людей, с которыми приходится вступать в контакт. Для распределения времени надо знать приоритеты работы (ее главную цель, требуемые действия, ожидаемые результаты).

В компании необходимо создание такой обстановки, попав в которую люди могут комфортно себя чувствовать только в том случае, если они эффективно расходуют свое и чужое время.

Начав считать затраты личного времени, человек быстро понимает, что его потери напрямую связаны с неэффективностью корпоративной системы управления, что может быть подготовкой почвы для организационных преобразований, рационализации работы фирмы в целом. Это путь медленных, эволюционных, рассчитанных на долгосрочную перспективу изменений мышления.

На практике планирование времени сводится к его распределению по видам работ. Укрупненно этот процесс регламентируется с помощью распорядка рабочего дня, который строится с учетом распорядка дня высшего руководства (он обычно является коллективным), учитывает периодичность выполнения отдельных работ и осуществляет их увязку.

Кроме того, составляют:

• единый распорядок рабочего дня, отражающий время начала и окончания, время приема посетителей из других организаций, по личным вопросам, выдачи справок, оформления заявок, технической учебы, повышения квалификации, заседания квалификационных комиссий. Он вносит систему в работу аппарата, упорядочивает информационные потоки, сокращает потери времени, повышает продуктивность труда. Но жесткое распределение времени с целью экономии не всегда разумно;
• распорядок работы руководителей и подразделений.

Тайм-менеджмент как элемент самоменеджмента основан на тщательном планировании руководителями и специалистами своего рабочего (а порой и внерабочего) времени. Такое планирование позволяет руководителям и специалистам:

• критически осмыслить собственные цели, задуматься над тем, что и зачем делается, найти более эффективные способы работы, позволяющие не только своевременно справиться с существующими проблемами, но и создать необходимые резервы для решения непредвиденных;
• сконцентрироваться на важнейших вопросах с учетом сроков их решения, а остальные рационально распределить среди подчиненных на основе оценки каждой работы с точки зрения ее необходимости, последствий в случае отказа от выполнения, оправданности требуемых усилий, возможности снижения затрат и повышения реальной отдачи;
• сформировать оптимальную структуру рабочего дня и составить его расписание.

Предпосылками планирования времени являются его тщательное документирование и контроль использования, позволяющие иметь точные представления о нем, лучше распределять на осуществление тех или иных работ, а также согласование своих действий с подчиненными и коллегами.

Планирование времени начинают с постановки задач. Составляют список дел за продолжительный период и препятствий, которые могут возникнуть. Эти списки регулярно дополняют и пересматривают (исключается все, что в настоящий момент не представляется необходимым).

Затем осуществляют АБВ - анализ задач, в результате которого они разделяются на три категории:

• А - важнейшие (обычно их доля составляет до 15% общего числа, но вклад в достижение целей - 65%);
• Б - важные задачи (соответственно 20% и 20%);
• В - несущественные задачи (соответственно 65% и 15%).

Необходимо также анализировать задачи, выделяя:

• приближающие к цели;
• позволяющие одновременно решить несколько проблем;
• вносящие максимальный вклад в деятельность организации;
• имеющие негативные последствия.

Планирование времени, отводимого на решение конкретных задач, осуществляют с учетом их рациональной очередности:

• дела с фиксированным сроком исполнения или требующие значительных затрат времени, а также неприятные, откладывание которых на потом нежелательно;
• рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей;
• второстепенные и эпизодические дела, например чтение текущей корреспонденции, обход рабочих мест.

Надо иметь в виду, что с повышением уровня руководства сокращается время, затрачиваемое на управление основной деятельностью, и растет время на административную, организационную работу, представительство, решение социальных проблем.

На практике существует несколько видов планирования времени:

• с помощью долгосрочных планов распределяется время на реализацию крупных жизненных целей, требующих многих лет, а порой и десятилетий, - получение образования, продвижение до определенной должности и т.п.;
• среднесрочные планы, к которым можно отнести годовые, фиксируют распределение времени на решение более конкретных задач, прежде всего производственного характера. При их составлении определяется центральная, наиболее трудоемкая проблема периода, которая должна быть решена в его рамках; выходящие за них задачи и задачи, к решению которых надо приступить, возможные трудности;
• каждый из краткосрочных планов (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной) детализирует предшествующий; уже в месячных планах расход времени на каждый вид деятельности, включая необходимые резервы, предусматривается в часах; в декадных (недельных) отражаются все без исключения дела и время, необходимое для их выполнения.

В конце планового периода целесообразно сравнивать намерения и реальные результаты (например, затраты времени и реальный объем работ). Если времени теряется больше, чем намечалось, надо искать причину.

Уже в месячных планах надо учитывать критические дни и личные биоритмы - физический, эмоциональный и интеллектуальный, составляющие соответственно 23, 28 и 33 дня (расчет циклов ведется от момента рождения). На положительные фазы этих периодов планируют дела, требующие повышенных нагрузок.

В понедельник и пятницу лучше не проводить серьезные встречи и совещания, поскольку это период врабатываемости.

Учет принципа повышенной работоспособности происходит и в дневном плане. У большинства людей в течение трудового дня имеются два ее пика - с 9 до 13 (11–12) и с 16 до 18 ч (16–17). Вне рамок обычного рабочего дня такими периодами считаются 5–6; 20–21; 24–1 ч. На это время необходимо планировать наиболее сложную и ответственную работу. Кроме того, выделяют периоды спадов работоспособности: 2–3; 9–10; 14–15; 18–19; 22–23 ч.

Времени на планирование своего рабочего дня жалеть нельзя. Это позволяет экономить его в период реализации плана.

Дневной план должен включать не более десятка проблем, в том числе не более трех первостепенных, работа над которыми осуществляется в первую очередь. Их, а также самые неприятные дела планируют на утренние часы, с тем чтобы к вечеру их завершить. Однородные задачи группируют в дневном плане работы блоками, что позволяет не перескакивать с одной проблемы на другую и экономить таким образом время.

Как любой другой, дневной план использования времени должен быть гибким; жестко в нем регламентируют только вопросы, связанные с приглашением людей (например, совещания, прием посетителей и т.п.).

Его составление начинается накануне вечером и происходит в несколько этапов. Сначала формулируют задачи, в которые включают перенесенные из месячного и недельного (декадного) планов, переходящие из плана предыдущего дня, не решенные к настоящему моменту, не планируемые заранее вследствие повторяемости, могущие внезапно возникнуть. После этого планируют наиболее трудные и неприятные дела, а во второй половине дня - легкие. Затем еще раз уточняют приоритетность задач; выделяют те из них, за которые настала пора решительно браться и уточняют, кому из подчиненных что можно поручить.

Такая последовательность обусловлена не только нарастанием усталости, но и тем, что после обеда подчиненные обычно приходят с просьбами о помощи и разъяснении тех или иных вопросов. Поэтому во второй половине лучше заниматься несложными делами, например просмотром почты или решением проблем, появившихся с утра.

В дневном плане предусматриваются "окна" на случай возникновения неожиданных проблем и 10-минутные перерывы после каждого часа работы.

Утром составленный накануне дневной план еще раз уточняется руководителем совместно с референтом или секретарем, чтобы учесть внезапно появившиеся обстоятельства, например поступившие документы.

Как и все другие, дневные планы расходования времени составляют в письменной форме, ибо так заложенные в них дела труднее игнорировать. Кроме того, записи разгружают память, дисциплинируют, позволяют четко распределять работу, делать ее более целенаправленной. По записям также легче контролировать выполнение и оценивать итоги.

Точность и соблюдение сроков должно быть неотъемлемым элементом личного стиля работы. Поэтому в любом случае при планировании времени устанавливают реальный точный срок завершения работы. Для облегчения работы задачу лучше разбить на подзадачи (например, решаемые в течение 10 мин). Если в заданные сроки она не может быть выполнена, в плане предусматривают возможность перенесения ее на более поздний период.

Обычно планом охватывают не более 60% рабочего времени, а остальное время резервируют на решение непредвиденных проблем (неожиданные посетители, телефонные звонки, необходимость исправлять допущенные ошибки), творческую деятельность, повышение квалификации. Создание таких резервов повышает гибкость планов и облегчает их корректировку.

Считается, что рабочий день лучше всего начинать в одно и то же время, ибо человек - раб своих привычек. Это обеспечивает хороший тонус и позволяет на деле реализовывать принцип "Человек - хозяин работы, а не работа - хозяйка человека".

Предпочтительно, чтобы руководитель приходил на работу раньше подчиненных.

Для экономии времени необходимо следующее:

• составлять график рабочего дня и осуществлять постоянный текущий самоконтроль;
• не разбрасываться, а заниматься одним делом. Уметь отличать главное от второстепенного. Руководствоваться не тем, что хотелось бы сделать, а делать самое важное в данный момент. Действовать согласно намеченным приоритетам и делать работу сразу и до конца;
• не отвлекаться на возникающие проблемы, которые могут потребовать новых действий (их целесообразно зафиксировать и вернуться к ним позже), что позволит завершить начатое, а им - "отлежаться" и принять более зримые очертания. Фиксация материала полезна также на случай внезапных перерывов в работе, поскольку позволяет быстрее вернуться к ней;
• не совершать импульсивных поступков, ибо при работе урывками тратится больше времени;
• на рабочем столе не держать ничего лишнего. Это помогает сконцентрироваться;
• избегать ненужных встреч;
• не читать излишнюю информацию, но полезную записывать на карточку и переносить в память компьютера;
• предупредить людей о времени, когда вас нет и придерживаться этого расписания, попросить не отвлекать, объяснив причину; предложить встретиться в другое время; уйти "по делам";
• сразу предупреждать посетителей о располагаемом времени;
• не отвлекать других (захват временно'го пространства ведет к конфликту).