Экономика персонала

Диагностика времени

Резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника и руководителя. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что тратится время, и тратить на то, на что надо, делать все как можно быстрее.

Первым шагом на этом пути является "инвентаризация" времени, осуществляемая с помощью хронометража (фотохронометража), фотографирования, самофотографирования. Выбор метода зависит от ее задач и масштабов.

Под хронометражем понимается измерение затрат рабочего времени на осуществление повторяющихся элементов основной работы и ряда подготовительно-заключительных операций или обслуживания рабочего места. Цель хронометража - анализ приемов труда, разработка нормативов, определение причин отклонения от норм. Психологически он неприятен, но играет очень важную роль в деле НОТ, в том числе управленческого.

Он может быть непрерывным (от начала до конца операции с фиксацией каждого ее элемента), выборочным (для отдельных элементов операций через 1–2) и цикловым (применяется при наблюдении за сверхкороткими элементами - 3–5 с - путем объединения их в группы в разной комбинации).

При подготовке к хронометражу исследуемую операцию разделяют на элементы - комплексы приемов, действия, движения - и устанавливают их границы, определяемые фиксажными точками - резко выраженными моментами начала и окончания, определяют необходимое количество наблюдений.

Хронометраж рекомендуется проводить через час после начала работы и за 1,5–2 ч до ее окончания. Необходимая точность фиксации элементов 0,1–0,2 с.

Наблюдения фиксируют в наблюдательном листе. Затем сведения обрабатывают, исключают дефектные замеры и определяют среднюю продолжительность каждого элемента операции. В результате делают расчет средней продолжительности той или иной операции по формуле:

Знание средней продолжительности операции и ее отдельных элементов помогает совершенствовать ее структуру, оптимизировать затраты времени.

Метод упрощенных наблюдений, в отличие от хронометража, допускает использование обычных часов. Он предполагает фиксацию времени, затрачиваемого на определенную операцию средней сложности в условиях работы, близких к обычным, в течение 30–40 мин. При наличии отклонений в 10% наблюдения повторяют с целью выяснить их причины. По итогам необходимые нормы устанавливают с помощью арифметических операций с учетом условий работы, вида и сложности документа.

Фотографирование рабочего дня (индивидуальное и групповое, сплошное и выборочное) предполагает наблюдение и фиксацию всех без исключения затрат времени работником в течение определенного периода для выявления и устранения его потерь, недостатков в организации труда и производства, структуры рабочего дня, установления норм обслуживания и нормативов численности. Оно наиболее целесообразно при обследовании большой группы исполнителей, осуществляющих идентичные работы или решении специальных проблем.

Фотографирование проводится планово 2–3 раза в год в течение 2–3 недель (по 5–7 дней в каждой декаде месяца в периоды с наиболее типичным составом работ) при участии специальных людей - нормировщиков, мастеров и т.п. Средняя точность замеров - 0,5–1 мин, а в отдельных случаях - 1 с.

Все работы разделяют на группы: требующие квалификации инженера, требующие квалификации техника, не требующие специальной квалификации - на основе квалификационных характеристик. Определяют соответствующее время на них.

Основными документами при этом являются карта фотографирования, содержащая название подразделения, дату, сведения о наблюдаемых, характеристики рабочего места и оборудования, и наблюдательный лист, отражающий время начала и окончания отдельных операций, их продолжительность, совмещение, результаты, примечания (толкование неясностей), с которым работника знакомят.

В результате проделанной работы составляют две таблицы, в одной из которых отражается расход времени в минутах на каждый вид работ и сроки их проведения; во второй - потери времени, их причины, конкретные виновники, период, когда они имели место. На их основе проводят анализ, в рамках которого определяют величину и удельный вес полезных затрат времени, зависящих и не зависящих от исполнителей потерь; продолжительность маршрутов; определенных операций (творческих, логических, вспомогательных и пр.); что помогает, а что препятствует его эффективному использованию.

Разновидностью фотографирования является метод моментных наблюдений, при котором фиксирует не затраты времени в течение определенного периода (от 20 до 180 мин), а данные о том, чем работник занимался в определенные, случайно выбранные моменты. При этом различают индивидуальные, групповые и маршрутные наблюдения (за объектом, перемещающимся по определенному маршруту, или за несколькими объектами, расположенными далеко друг от друга, так что наблюдатель должен перемещаться).

Метод моментных наблюдений обеспечивает высокую точность результатов при относительно небольших затратах, но его использование требует высокой квалификации, поэтому чаще он применяется руководителем в порядке контроля при обходе рабочих мест подчиненных.

Моментные наблюдения сложно применять при исследовании управленческих процессов и распределении затрат рабочего времени самих руководителей, так как их работа разнообразна и неритмична.

Разновидностью фотографирования является самофотографирование - фиксация того, что работник делал, с кем контактировал, сколько времени затратил, что позволяет выявить проблемы, с которыми тот не может справиться самостоятельно.

При этом используется лист самофотографирования, который содержит следующие сведения: ФИО работника, должность, стаж работы по специальности (в том числе на данном предприятии), перечень элементов затрат рабочего времени, затраты времени по дням недели (в том числе две подграфы - число наблюдений в день и суммарные затраты), анкету с пожеланиями.

Образец краткого листа самофотографирования рабочего дня

Образец листа самофотографирования рабочего дня руководителя

В результате определяют продолжительность рабочего дня (в том числе перерывы и потери времени), отдельных видов (элементов) работ. Затем составляют сводные таблицы по должностям, по видам работ, по стажу, на основе которых выявляют потери времени, связанные с недостатками в организации и обслуживании рабочих мест, нерациональным использованием технических средств.

Сводная таблица может иметь, например, следующий вид:

Самофотографирование не дает точных результатов (фиксируется только треть затрат времени), отвлекает от работы и связано с трудностями в обработке материалов.

Разновидностью самофотографирования является дневник рабочего времени руководителя или специалиста, анализ которого позволяет экономить до 50% рабочего времени. Работы и затраты времени на них в нем записываются в той последовательности, в которой выполняются. Существует книжная, реестровая и карточная форма ведения такого дневника.

Дневник может иметь следующий вид:

Менеджерам целесообразно вести личный учет расходования времени, записывать, что, где, когда, почему делается. Нельзя пренебрегать мелочами, ибо дело часто в них. Надо подумать, можно ли избавиться от мелких привычек, связанных с заведенными порядками.

Для анализа затрат времени на выполнение отдельных видов работ используются опросы, которые могут быть устными и анкетными. Последние сложнее, но позволяют получить более надежные ответы.

Анкеты, заполняемые по группам должностей, должны содержать личные сведения о работнике - возраст, стаж и т.п., быть понятными, целенаправленными, краткими, доступными машинной обработке, удобными для заполнения. Вопросы формулируются четко и недвусмысленно, а в случае оценочных - определяются их границы.