Календарь и планирование

Отправка обновленных сведений о собрании

Если приглашенный отправляет организатору собрания или ответственному за его проведение сообщение с запросом обновления собрания, можно отправить ему сведения из копии приглашения на собрание, хранящейся в календаре. Когда приглашенный получает обновленные сведения, ему отправляется копия приглашения, что позволяет ему обновить календарь.

1. Откройте почту.
2. Откройте сообщение "Обновление запроса", отправленное приглашенным (сообщения "Обновление запроса" обозначается синим значком с буквой "i" рядом с темой).
3. Нажмите на панели действий кнопку "Отправить обновленные сведения".
4. (Необязательно.) Чтобы включить комментарии в сведения о собрании, установите в этом диалоговом окне флажок "Включить комментарии в извещение". В сообщениях, получаемых приглашенными пользователями, комментарии отображаются над описанием.
   Примечание Имейте в виду, что форму для ввода комментариев нельзя закрыть. Если закрыть эту форму, текст все равно будет отправлен, поэтому если отправлять комментарии не требуется, удалите из этой формы весь текст.
5. Нажмите кнопку ОК и закройте сообщение "Обновление запроса".

Удаление участников из отправленного приглашения на собрание

При удалении пользователей из списка приглашенных после отправки приглашения на собрание Notes отправляет им почтовое сообщение.

1. Откройте календарь.
2. Откройте запись о собрании.
3. Нажмите кнопку "Удалить приглашенных".
4. Выберите одного или нескольких пользователей для удаления.
5. (Необязательно.) Установите флажок "Включить комментарии в извещение" и добавьте комментарии. Форма для ввода комментариев появится после нажатия кнопки ОК и закрытия формы собрания.
6. (Необязательно.) Если собрание повторяется, после нажатия кнопки ОК выберите его экземпляры для удаления из них пользователей, сохраните и закройте форму собрания.
7. Нажмите кнопку ОК.

Приглашение новых участников на собрание

Имеется возможность добавлять приглашенных на собрание, которое уже организовано. Те, кто были приглашены сразу, не будут знать о приглашении новых пользователей, пока в собрание не будут внесены дополнительные изменения.

1. Откройте календарь.
2. Откройте запись о собрании.
3. Нажмите кнопку "Добавить приглашенных", а затем добавьте новые имена в поля "Обязательно", "Необязательно" и "К сведению".
4. Нажмите кнопку "Сохранить и отправить приглашения". Добавленным пользователям отправляются приглашения.

Ответ на изменение, внесенное в приглашение на собрание

Когда получатель предлагает изменить отправленное вами приглашение, Notes отправляет вам сообщение.

1. Откройте сообщение.
2. (Необязательно.) Нажмите кнопку "Проверить календарь" на панели действий, чтобы проверить расписание.
3. (Необязательно.) Нажмите кнопку "Открыть собрание" на панели действий, чтобы открыть исходное приглашение на собрание.
4. Нажмите на панели действий кнопку "Принять встречное предложение" или "Отклонить встречное предложение". В случае принятия Notes отправляет сообщение об изменении всем участникам. В случае отклонения Notes отправляет сообщение только участнику, предложившему изменение.

Выключение режима отображения в папке "Входящие" ответных сообщений, относящихся к приглашениям на собрания

Если требуется, чтобы ответы на приглашения на собрание не появлялись в папке "Входящие", выполните следующее:

1. Откройте календарь.
2. В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
3. Откройте вкладку "Календарь и задачи", а затем - вкладку "Вывод".
4. Выберите в списке "Типы извещений о собраниях, отображаемые в папке "Входящие"" раздела Отображение записей календаря в представлениях почты вариант "Все, кроме ресурсов".
5. Нажмите кнопку ОК.

Планирование собрания по сети

Можно планировать собрание по сети и отправлять приглашения, содержащие ссылку на сетевой ресурс собрания. Для применения данной возможности необходимо установить Sametime версии не ниже 3.0.

1. Назначьте собрание.
2. В разделе "Место" формы нового собрания установите флажок "Это собрание является интерактивным".
3. В поле "Тип" выберите значение:
4. Совместная работа - для небольших собраний с числом участников меньше пяти либо для очень интерактивных собраний с несколькими ведущими.
5. Модерируемая презентация - для большой презентации, структурированного собрания или семинара с числом участников больше десяти либо для модерируемых интерактивных собраний с несколькими ведущими.
6. Широковещательное собрание - для больших презентаций или демонстраций, где большинство участников только смотрит и слушает. Администратор должен разрешить планирование широковещательных собраний.
7. Введите название сетевого ресурса в поле "Место" или щелкните значок, чтобы открыть диалоговое окно "Места собрания по сети", и выберите сетевой ресурс из списка.
8. Щелкнув значок "Вложения", поместите вложения в поле "Вложения для интерактивного собрания".
9. Нажмите на панели действий кнопку "Сохранить и отправить приглашения".

В приглашения на собрание будет вставлена прямая ссылка на место собрания в Sametime, которую можно будет открыть в браузере.

Реакция на приглашение на собрание

Приглашения на собрания приходят в папку "Входящие". При ответе на приглашение на собрание Notes отправляет организатору собрания сообщение о том, принято или отклонено приглашение, делегирован ли на собрание другой пользователь, а также не предложено ли новое время для собрания. Если приглашение было принято, Notes автоматически создает запись для собрания в календаре.

Чтобы ответить на приглашение на собрание

1. Откройте приглашение.
2. Нажмите кнопку "Ответ" или "Ответ с примечанием" на панели действий и выполните одно из следующих действий.

   Задача	Решение
   Принять приглашение	Выберите вариант "Принять".
   Отклонить приглашение	Выберите вариант "Отклонить".
   Переложить ответственность за ответ на приглашение на кого-либо еще	Выберите вариант "Делегировать", укажите пользователя для отправки приглашения в диалоговом окне "Параметры делегирования", затем установите флажок "Присылать мне обновления", если все равно требуется получать сведения об этом собрании от руководителя, и нажмите кнопку OK. Notes пересылает приглашение выбранному пользователю и отправляет организатору собрания уведомление об отклонении.
   Предложить новую дату или время	Выберите вариант "Предложить другое время", укажите новую дату, время и/или часовой пояс и нажмите кнопку OK. Примечание Невозможно немедленно предложить новую дату, время или часовой пояс для приглашения на повторяющееся собрание. Сначала необходимо принять приглашение. Чтобы внести встречное предложение, откройте первый экземпляр собрания в календаре, а затем нажмите кнопку "Ответить" или "Ответить с примечанием" и выберите вариант "Предложить другое время".
   Принять приглашение, но оставить время в расписании свободным.	Выберите вариант "Предварительно принять". Notes добавит собрание в ваш календарь, но для других пользователей время в вашем календаре останется свободным.
3. Если нажата кнопка "Ответить с примечанием", введите комментарий в форме "Уведомление", а затем нажмите кнопку "Отправить". Имейте в виду, что форму для ввода комментариев нельзя закрыть. Если закрыть эту форму, текст все равно будет отправлен, поэтому если отправлять комментарии не требуется, удалите из этой формы весь текст.

Чтобы добавить объявление о собрании в свой календарь

Некоторые приглашения на собрания могут вместо параметров ответа (принять, отклонить, делегировать или предложить новое время) содержать кнопки "Запросить сведения" и "Добавить в календарь". Эти приглашения называются объявлениями.

Чтобы добавить объявление о собрании в календарь:

1. Откройте приглашение.
2. Нажмите на панели действий кнопку "Добавить в календарь".

Проверка своего расписания

Можно быстро проверить свое расписание перед тем, как отвечать на приглашение.

1. Откройте приглашение.
2. Нажмите на панели действий кнопку "Проверить календарь". Появится представление календаря для запрашиваемой даты с возможностью перемещения.
3. По завершении проверки календаря нажмите кнопку "Готово".

Запрос сведений о собрании

Если требуется получить самые последние сведения о собрании, можно отправить запрос организатору: Организатор может в ответ отправить копию приглашения на собрание из собственного календаря, чтобы пользователь мог обновить свое приглашение.

1. Откройте запись собрания в календаре (это можно также сделать из приглашения на собрание, обновления, подтверждения или сообщения о переносе).
2. Нажмите на панели действий кнопку "Запросить сведения".
3. Введите комментарий в форме "Запрос".
4. Нажмите кнопку "Отправить".