Календарь и планирование

Задание расписания свободного времени

Расписание свободного времени показывает рабочие дни недели и часы работы пользователя, свободные для собраний. Эта информация доступна другим пользователям Notes для планирования собраний. При просмотре расписания пользователи могут видеть ваше рабочее и занятое время.

Ваши рабочие часы определяют время, в которое вы доступны для собраний, и задаются в свойствах расписания свободного времени. Например, вы можете быть доступны для собраний только в определенные дни или в определенное время каждого дня.

Запланированное время представляет собой время, показывающее конфликты в расписании, например наложение во времени запланированных собраний.

Чтобы составить расписание свободного времени

1. Откройте календарь.
2. В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
3. Откройте вкладку "Календарь и задачи", а затем - вкладку "Планирование".
4. В разделе "Ваша доступность" выберите соответствующий часовой пояс. По умолчанию задано значение "Местное время", подразумевающее часовой пояс по умолчанию.
5. Выберите дни недели, в которые вы доступны, в разделе "День недели", а затем укажите, в какие часы вы доступны каждый день.

   Например, если вы работаете по субботам с 7 до 11 и с 12 до 15 часов, установите флажок "Суббота" и введите 07:00 - 11:00, 12:00 - 15:00.
6. (Необязательно.) Если требуется, чтобы в Notes выполнялась проверка конфликтов при принятии или планировании собрания, в разделе "При добавлении записи в ваш календарь" установите флажок "При добавлении мероприятий, принятии собраний, планировании новых собраний" под надписью "Проверка конфликтов с другими записями".
7. (Необязательно.) Если установлен флажок "При добавлении мероприятий, принятии собраний, планировании новых собраний", можно также установить флажок "Учтите, что если событие происходит вне свободного времени, указанного выше, то возникает конфликт" для отображения конфликта в случаях, когда кто-либо пытается запланировать собрание на время, в которое вы недоступны в соответствии с вашими параметрами.
8. Нажмите кнопку ОК.

Планирование собрания

Планируя собрание с помощью календаря Notes, можно просматривать расписания других пользователей, отправлять им приглашения на собрания, отслеживать их ответы и заказывать помещения и ресурсы для собрания.

Чтобы запланировать собрание

1. Откройте календарь.
2. Нажмите на панели действий кнопку "Собрание".
3. Введите текст в поле "Тема" формы собрания.
4. Введите дату, время и часовые пояса (необязательно) начала и окончания собрания.
   Примечание Собрания (и только собрания) могут пересекать границы суток. То же относится к резервированию помещений через календарь.
5. (Необязательно.) Установите флажок "Повторы", чтобы сделать запись повторяющейся. Затем установите параметры повтора в диалоговом окне Параметры повтора.
   Примечание Если создано повторяющееся собрание, и после отправки приглашений решено отменить повторы, либо наоборот, необходимо создать новое собрание. Тип уже созданного собрания изменить нельзя. Чтобы сменить тип собрания, выделите это собрание в календаре и выберите команду: Действия - Копировать в - Новую запись календаря. Все исходные сведения, включая приглашенных пользователей, копируются в новую форму, где можно изменить их и заново отправить приглашения на собрание.
6. Введите имена в поля "Приглашенные" (щелкните значок адресной книги, чтобы ввести имена, используя диалоговое окно "Выбор адресов").
7. Обязательно. Эти пользователи получают приглашение на собрание, включающее параметры ответа ("Принять", "Отклонить", "Делегировать", "Предложить новое время", "Предварительно принять"). Они считаются обязательными участниками, это учитывается при заказе помещений и ресурсов и при назначении времени собрания.
8. Необязательно. Эти пользователи считаются необязательными участниками, но получают приглашения на собрание с теми же параметрами ответа, что и обязательные. Когда Notes подбирает время для встречи, свободное время необязательных приглашенных имеет меньший приоритет, чем обязательных приглашенных.
9. К сведению. Эти пользователи получают только извещение о собрании. Они не имеют обычных вариантов ответа, которые имеют обязательные и необязательные приглашенные, но могут добавить собрание в свой календарь. Другие приглашенные не могут видеть имена пользователей, введенные в этом поле приглашения.
10. (Необязательно.) Чтобы проверить расписания приглашенных, щелкните значок расписаниярядом с надписью "Просмотр доступности приглашенных, помещений и ресурсов".
11. Введите текст в поле "Размещение", чтобы указать место проведения собрания (например, название города, в котором собрание будет проводиться).
12. В поле "Помещение" введите название помещения, которое требуется заказать для собрания. Чтобы добавить помещение из адресной книги, щелкните значок, открывающий диалоговое окно "Помещения".
13. В поле "Ресурс" введите название ресурса, который требуется заказать для собрания. Чтобы добавить ресурс из адресной книги, щелкните значок, открывающий диалоговое окно "Ресурсы".
14. (Необязательно.) Установите флажок "Взять на заметку", чтобы оставить время записи свободным в расписании свободного времени.
15. (Необязательно.) Выберите категорию в поле "Группировка".
16. (Необязательно.) Установите флажок "Пометить как личное", чтобы запретить чтение этой записи пользователям, имеющим доступ к вашему календарю. Пользователи, способные управлять вашим календарем, могут видеть дату и время, но не содержимое таких записей.
17. (Необязательно.) В правой части записи календаря установите флажок "Уведомление" рядом со значком оповещенияи задайте параметры в диалоговом окне Параметры оповещений, если необходимо включить оповещение для этой записи.
18. Введите детализированные сведения о собрании (в том числе текст, ссылки на документы, вложения, объекты и рисунки) в поле "Описание" в нижней части формы "Собрание".
19. Выберите команду: Действия - Параметры доставки, чтобы изменить параметры доставки уведомления, получаемого исполнителями.
20. Нажмите на панели действий кнопку "Сохранить и отправить приглашение". Notes добавит собрание в календарь, пометит указанное время как занятое в расписании свободного времени пользователя, ответственного за собрание, (если не был установлен параметр "Взять на заметку") и отправит приглашение на собрание каждому приглашенному.

Отправка записки приглашенным на собрание

После того как пользователям уже отправлено приглашение на собрание, им можно отправить другое сообщение.

1. В календаре выделите запись о собрании.
2. В меню выберите команду: Действия - Владельцу, а затем:
3. Чтобы отправить записку всем приглашенным пользователям, выберите команду "Отправить записку всем приглашенным".
4. Чтобы отправить записку тем, кто уже ответил на приглашение, выберите команду "Отправить записку ответившим приглашенным". Эта записка будет отправлена только тем пользователям, которые приняли приглашение, и тем, которые отклонили его либо делегировали, но пожелали узнавать обо всех обновлениях и изменениях собрания.
5. Чтобы отправить записку тем, кто еще не ответил на приглашение, выберите команду "Отправить записку не ответившим".
6. В новой записке, которую Notes откроет с заполненным полем адресов и темой, введите сообщение.
7. Нажмите кнопку "Отправить".

Проверка состояния участников собрания или задачи группы

Notes отслеживает ответы на приглашения на собрания и на назначения задачи группы. Ответственный или организатор собрания или задачи группы может получить обзор состояния участников, открыв окно "Состояние участников".

Чтобы проверить состояние участников собрания или задачи группы

1. Откройте календарь или список задач.
2. Выберите запись собрания или задачи группы.
3. В меню выберите команду: Действия - Владельцу - Просмотреть состояние приглашенного.
4. Просмотрите состояния приглашенных, помещений и ресурсов, щелкнув значок со стрелкой вниз справа от полей "Приглашенные", "Запланированные помещения" и "Запланированные ресурсы", а затем выберите один из следующих вариантов:
5. Все приглашенные - просмотр всех приглашенных и их состояний.
6. Приняли приглашение - просмотр только тех, кто принял приглашение.
7. Отклонили приглашение - просмотр только тех, кто отклонил приглашение.
8. Не ответили на приглашение - просмотр только тех, кто еще не ответил на приглашение.

Чтобы напечатать данные окна состояния участников

Повторите предыдущие шаги, а затем нажмите кнопку "Печать", чтобы открыть диалоговое окно Печать документа.

Перенос, отмена или подтверждение собрания

1. В календаре выделите запись о собрании.
2. В меню выберите команду: Действия - Владельцу, а затем:
3. Выберите пункт "Перенести", затем укажите новую дату и/или время в диалоговом окне "Параметры переноса", чтобы отправить приглашенным извещение о переносе. Календари приглашенных не обновляются автоматически, в отличие от вашего.
   Совет В представлении дня можно перетащить границу запланированного собрания или мероприятия, чтобы изменить время этого собрания или мероприятия. Имейте в виду, что эту границу нельзя перетащить через полночь. Если мероприятие требуется перенести на другие сутки, следует сделать это в диалоговом окне "Параметры переноса". Если полночь уже попадает в период проведения собрания или мероприятия, время этого собрания или мероприятия можно изменить только в диалоговом окне "Параметры переноса".
4. Если выбран вариант "Отмена" и необходимо удалить собрание и все полученные на него ответы, выберите вариант "Удалить собрание и связанные с ним извещения и документы без восстановления". Затем укажите, требуется ли добавить примечания в извещение, отправляемое участникам.
5. Если нажата кнопка "Отмена" и требуется удалить собрание только из представления календаря, выберите вариант "Удалить собрание из календаря и оставить его в представлении собрания". Затем укажите, требуется ли добавить примечания в извещение, отправляемое участникам.
6. Нажмите кнопку "Подтвердить", чтобы отправить приглашенным подтверждение, и установите флажок "Включить комментарии в извещение" в диалоговом окне параметров подтверждения, если в подтверждение требуется добавить комментарии.
7. Нажмите кнопку ОК.
8. Если собрание является повторяющимся, выберите обрабатываемые экземпляры.
   Примечание При восстановлении всех экземпляров повторяющихся собраний, которые были назначены на разное время, просмотрите процедуру Изменение расписания повторяющихся собраний с разным временем начала и окончания.
9. Если был установлен флажок "Включить комментарии в извещение", введите комментарии и нажмите кнопку "Отправить". Имейте в виду, что форму для ввода комментариев нельзя закрыть. Если закрыть эту форму, текст все равно будет отправлен, поэтому если отправлять комментарии не требуется, удалите из этой формы весь текст.
   Примечание Если для собрания были заказаны помещения или ресурсы, при смене места собрания Notes автоматически переносит заказы.

Изменение расписания повторяющихся собраний с разным временем начала и окончания

Иногда время проведения повторяющихся собраний и некоторых экземпляров этих собраний изменяется. Ответственный за повторяющееся собрание может принять решение синхронизировать все повторяющиеся собрания, чтобы они проводились в одно и то же время.

Предположим, например, что пользователь (ответственный) создает обычное повторяющееся через каждые 5 дней собрание, которое начинается в 8:00, а заканчивается в 9:00 утра. Затем время проведения собрания во вторник сдвигается на час позже (с 10:00 до 11:00). А собрание в понедельник будет проходить с 13:00 до 14:00 часов. Ответственному нужно синхронизировать все экземпляры собрания в соответствии со временем его проведения в понедельник. Однако он может назначить на это время и проведение только некоторых собраний.

Это позволяет пользователям назначать время проведения отдельных или всех экземпляров собрания на время проведения одного экземпляра.

Чтобы воспользоваться данной возможностью, попросите администратора включить параметр сброса времен для календаря и планирования в политике рабочего стола.

1. Откройте извещение о собрании.
2. Выберите команду: Действия - Изменить расписание. Появится диалоговое окно "Изменение расписания".
3. Измените время или дату. Нажмите кнопку ОК. Появится диалоговое окно "Изменить период".
4. Выберите экземпляры, расписание которых следует изменить, и нажмите кнопку ОК. Если собрание разбивается, появляется диалоговое окно "Параметры изменения расписания повторяющихся записей".
5. В поле "Укажите способ изменения расписания" выберите один из вариантов:
   • Изменить начало и окончание каждого экземпляра собрания на одну и ту же величину - изменение расписания для всех экземпляров собрания на время проведения текущего экземпляра. В примере, описанном выше, собрание в четверг назначается на полтора часа позже. Данная возможность позволяет пользователю сместить время проведения всех экземпляров собрания на полтора часа позже.
   • Установить на одно и то же время начало и окончания собрания - назначение времени проведения всех экземпляров собрания на одно время. Снова возвращаясь к примеру, предположим, что собрание во вторник будет проводиться с 14:30 до 15:15. Эта возможность позволяет пользователю задать время проведения всех экземпляров собрания с 14:30 до 15:15 в соответствующие дни.
   Примечание В диалоговом окне отображается информация о том, как выбор параметра повлиял на время проведения собрания.
6. В поле "Укажите мероприятие для изменения расписания" можно проверить результаты изменения исходного собрания. Все другие повторяющиеся собрания с этим изменением появятся в списке. Также отображается предложенное время проведения каждого собрания. По умолчанию выбираются все экземпляры собрания. Снимите выделение собраний, изменять расписание которых не требуется.
7. Нажмите кнопку ОК. Изменятся времена проведения всех выбранных экземпляров собрания. Невыделенные собрания не будут изменены.