Почта и адресная книга

Задание параметров доставки почты

Параметры доставки доступны при создании нового или пересылке существующего сообщения почты Notes. Некоторые параметры доставки могут также использоваться для почты Интернета в зависимости от того, поддерживаются ли они почтовыми программами получателей.

Если окно "Параметры доставки" закрыто, создайте почтовое сообщение и выберите команду: Действия - Параметры доставки.

Дополнительные сведения о группе "Параметры безопасности" этого диалогового окна см. в разделах "Защита данных" и "Защита данных" .

Чтобы задать важность сообщения

По умолчанию все сообщения имеют обычную важность. При задании для сообщения высокой важности рядом с ним в представлениях получателей будет отображаться восклицательный знак, а в представлении отправителя - красный конверт. Важность сообщений не влияет на последовательность или скорость их доставки.

1. Создайте сообщение и выберите команду: Действия - Параметры доставки.
2. На вкладке "Основные" в поле "Важность" выберите значение "Обычная", "Высокая" или "Низкая", а затем нажмите кнопку OK.

Чтобы подтвердить доставку сообщения

Отчет о доставке используется для подтверждения доставки сообщений на почтовые серверы получателей.

1. Создайте сообщение и выберите команду: Действия - Параметры доставки.
2. На вкладке "Основные" в поле "Отчет о доставке" выберите одно из следующих значений и нажмите кнопку OK.

Чтобы изменить приоритет доставки почтового сообщения Notes

Приоритет доставки определяет промежуток времени, через который сообщение будет отправлено получателям почты Notes.

1. Создайте сообщение и выберите команду: Действия - Параметры доставки.
2. На вкладке "Основные" в поле "Приоритет доставки" выберите одно из следующих значений и нажмите кнопку OK.

Чтобы подтвердить открытие сообщения

Если почтовый клиент получателя поддерживает эту возможность, можно задать получение уведомления при открытии, удалении или печати отправленного сообщения получателем. Уведомление о вручении поддерживается многими программами почты Интернета. Однако даже если почтовый клиент получателя поддерживает эту возможность, ее использование может быть запрещено в организации получателя из соображений безопасности.

Дополнительные сведения см. в разделе Чтобы отследить доставку отправленного сообщения.

1. Создайте сообщение и выберите команду: Действия - Параметры доставки.
2. На вкладке "Общие" установите флажок "Уведомление о вручении" и нажмите кнопку OK.

Чтобы предотвратить копирование или пересылку почтового сообщения Notes

Можно предотвратить копирование ваших сообщений почты Notes получателями. Под этим подразумевается копирование из буфера обмена, пересылка, включение тела исходного сообщения в ответное сообщение и печать сообщений. Этот параметр предотвращает копирование. Однако получатели могут воспользоваться другими средствами, чтобы скопировать сообщение.

1. Создайте сообщение и выберите команду: Действия - Параметры доставки.
2. На вкладке "Общие" установите флажок "Запретить копирование" и нажмите кнопку OK.

Чтобы проверить орфографию в сообщении перед отправкой

Notes позволяет включить автоматическую проверку орфографии в сообщениях перед их отправкой.

1. Создайте сообщение и выберите команду: Действия - Параметры доставки.
2. На вкладке "Основные" установите флажок "Автопроверка орфографии" и нажмите кнопку OK.

Чтобы предотвратить получение сообщений об отсутствии на работе от других пользователей

Если известно, что сотрудник или друг в отпуске и нужно отправлять ему сообщения, не получая при этом сообщения об отсутствии на работе, можно задать в Notes отмену ответов такого типа.

1. Создайте сообщение и выберите команду: Действия - Параметры доставки.
2. На вкладке "Общие" установите флажок "Не уведомлять меня, если у получателей работает агент "Нет на работе" и нажмите кнопку OK.

Чтобы добавить графическую пометку в почтовое сообщение Notes

Можно добавить графическую пометку для обозначения отдельного типа сообщения почты Notes, например личного сообщения или выражения благодарности. Графическая пометка отображается рядом с сообщением в представлении получателя и в верхней части области основного текста в самом сообщении.

1. Создайте сообщение и выберите команду: Действия - Параметры доставки.
2. На вкладке "Основные" в раскрывающемся списке "Графическая пометка" выберите стиль пометки и нажмите кнопку OK. Чтобы графическая пометка не отображалась, выберите значение "Обычная".

Описание	Графическая пометка
Личное
Личные
Конфиденциально
Благодарность
Сжечь
Похвала
Шутка
К сведению
Вопрос
Напоминание

Шифрование почты

При шифровании почтовых сообщений Notes сведения кодируются таким образом, чтобы прочитать сообщения могли только отдельные получатели.

В автономном режиме исходящую и входящую почту можно шифровать, если в организации используется каталог справочников удаленных пользователей.

Дополнительные сведения см. в разделе Использование серверных средств во время работы с почтой в автономном режиме.

Чтобы удалить сообщение

1. Создайте сообщение и выберите команду: Действия - Параметры доставки.
2. На вкладке "Основные" выберите "Шифровать".
3. (Необязательно.) Чтобы шифровать все отправляемые сообщения, установите флажок "Использовать по умолчанию эти параметры безопасности".
4. Нажмите кнопку ОК.

Чтобы шифровать все отправляемые или сохраняемые сообщения

1. В меню выберите команду: Файл - Параметры - Параметры настройки. Пользователи Macintosh OS X: Notes - Preferences - User Preferences.
2. Откройте вкладку "Почта".
3. Выполните:
   • Установите флажок "Шифровать исходящую почту". Шифруются отправляемые сообщения. Данный параметр диалогового окна "Настройка" идентичен параметру в диалоговом окне Безопасность пользователя.
   • Установите флажок "Шифровать сохраненные копии отправленных сообщений". Notes будет выполнять шифрование всех сообщений в папках "Отправленные" и "Черновики".
4. Нажмите кнопку ОК.

Отправка почты Интернета с помощью сервера Domino или SMTP

В зависимости от типа почты Интернета, доступной в организации или предоставляемой поставщиком услуг Интернета, используется либо сервер SMTP для исходящей почты Интернета, либо сервер Domino для отправления исходящей почты Интернета и почты Notes. Необходимые сведения следует получить у своего администратора.

Для отправления почты Интернета необходимо настроить подключение к серверам Интернета и указать тип сервера, используемого для исходящей почты Интернета. Если используется сервер Domino, почта Интернета отправляется так же, как почта Notes.

Дополнительные сведения см. в разделе "Защита данных" .

Чтобы отправить почтовые сообщения Интернета через сервер SMTP

1. Если необходимо, перейдите в место вызова, в котором доступна ваша учетная запись SMTP.
   Совет Месту вызова, в котором можно использовать эту учетную запись, соответствует элемент "Отправить исходящую почту Интернета" на странице репликатора.
2. Откройте лист репликатора.
3. Выделите элемент "Отправить исходящую почту Интернета" и выберите команду: Действия - Реплицировать выделенную БД.

Notes отправляет любую исходящую почту, находящуюся в почтовом ящике для исходящих сообщений ( SMTP.BOX ).

Ввод и отправка ответа на сообщение

Можно ответить отправителю сообщения, а также всем получателям сообщения. В ответное сообщение можно также включить текст исходного сообщения, любые графические объекты и вложения.

1. Откройте или выделите сообщение.
2. Выполните одно из следующих действий.
3. чтобы ответить только отправителю, выберите Действия - Ответить, а затем укажите один из типов ответа, перечисленных в нижеследующей таблице;
4. чтобы ответить отправителю и всем видимым получателям, выберите Действия - Ответить всем, а затем выберите тип ответа.

   Вариант ответа	Описание
   Ответить	Ответ не включает текста исходного сообщения.
   Ответить с документом	Ответ включает полный текст исходного сообщения и все предыдущие сообщения.
   Ответ без вложений	Ответ включает все предыдущее сообщения, как и в предыдущем варианте, за исключением вложений.
   Ответ с текстом в формате Интернета	Ответ включает текст исходного сообщения, отформатированный в пределах заданной длины строки и помеченный знаками отступа слева (по умолчанию ">"), описанный в разделе Чтобы задать знаки отступа и длину строки для почтовых сообщений в формате Интернета. Этот формат ответа не включает рисунков, вложений, объектов OLE и свертываемых разделов.
5. (Необязательно.) Введите имена других получателей ответного сообщения в поля "Кому", "Копия" и "СК" или удалите имена, выделив их и нажав клавишу DELETE.
6. Щелкните область основного текста сообщения и введите текст сообщения. Если ответное сообщение должно содержать текст исходного, можно добавить комментарии вверху и (или) в разделе, содержащем текст исходного сообщения.
   Совет Используйте фломастер для добавления в ответное сообщение комментариев с применением цвета, отличающегося от цвета исходного сообщения. Используйте средство выделения, чтобы выделить текст исходного сообщения.
7. Нажмите кнопку "Отправить". Индикатор отправленного ответа отображается в представлении рядом с исходным сообщением.

Пересылка сообщения или документа

Можно переслать сообщение из личной почтовой базы данных или документ из другой базы данных.

При пересылке сообщения рядом с заголовком сообщения или документа отображается префикс "Fw:". Можно отключить вывод этого префикса. Для этого выберите Файл - Параметры - Параметры настройки (для пользователей Macintosh OS X: Notes - Preferences - User Preferences), щелкните значок "Почта" и снимите флажок "Автоматически добавлять префикс пересылки в поле темы".

Если при попытке переслать почтовое сообщение Notes отображается только строка "Переслано от", содержащая ваше имя, значит отправитель задал параметр предотвращения копирования или пересылки. Попросите отправителя повторно послать сообщение без использования этого параметра.

1. Откройте или выберите сообщение или документ. Чтобы переслать несколько сообщений или документов как одно сообщение, выделите сообщения или документы, щелкнув в столбце слева от заголовков.
2. В меню выберите команду: Действия - Переслать, а затем выберите вариант пересылки.

   Вариант пересылки	Описание
   Переслать	Пересылка исходного сообщения полностью.
   Переслать без вложений	Пересылка исходного сообщения полностью, как в предыдущем варианте, за исключением вложений.
   Переслать с текстом	Пересылка текста исходного сообщения, отформатированного в пределах заданной длины строки и помеченного знаками отступа слева (по умолчанию ">"), указанными в параметрах пользователя. Этот формат пересылки не включает рисунков, вложений, объектов OLE и свертываемых разделов.
3. Укажите имена получателей сообщения в полях "Кому", "Копия" и "СК".
4. (Необязательно.) Введите комментарии в любом месте исходного сообщения или документа.
5. (Необязательно.) Нажмите кнопку "Параметры доставки" и укажите параметры доставки.
6. Нажмите кнопку "Отправить". Индикатор отправленного ответа отображается в представлении рядом с исходным сообщением.

Управление почтой

Можно упорядочивать почту, помечая сообщения к исполнению, сортируя их в папках и представлениях, перемещая или добавляя сообщения в папки, фильтруя новые сообщения согласно заданным правилам, сохраняя сообщения в архивной базе данных или удаляя сообщения. Можно повторно использовать формат сообщения, создав бланк, или выбирать шапки для всех исходящих сообщений из множества графических шапок.

Можно также настроить почтовую базу данных на отправку уведомлений об отсутствии на работе и предоставить доступ к управлению вашей почтой другому лицу (или управлять почтой других пользователей).

Мини-представление "К исполнению" служит для контроля и управления сообщениями, помеченными к исполнению, так же, как извещениями календаря и задач. (Извещения календаря и задач также появляются в мини-представлении "Календарь".)

Поиск почтового сообщения

Можно выполнить поиск сообщения среди всех сообщений определенного автора, поиск по словам, содержащимся в сообщении (в заголовке или в тексте).

Дополнительные сведения о расширенном поиске см. в разделе "Настройка личных параметров" .

Чтобы выполнить поиск по автору

1. В области навигации щелкните категорию "Представления", а затем - элемент "Все документы".
2. Щелкните столбец "Кто" над списком имен, чтобы выполнить сортировку сообщений по автору в алфавитном порядке.
3. Чтобы открыть диалоговое окно "Начинается с", начните вводить имя автора. Можно ввести несколько или все имена авторов.
4. Нажмите кнопку ОК. Будет выделено первое сообщение, полученное от указанного автора.

Чтобы выполнить поиск слов в заголовках всех сообщений

1. В области навигации щелкните категорию "Представления", а затем - элемент "Все документы".
2. Щелкните любой заголовок сообщения, чтобы перейти в представление.
3. Выберите команду: Правка - Найти/заменить
4. Введите искомые слова и нажмите кнопку "Найти далее".

При каждом нажатии кнопки "Найти далее" выделяется следующее сообщение в представлении, заголовок которого содержит указанные слова.

Чтобы выполнить поиск слов по всему тексту всех сообщений

Если известно содержание сообщения, поиск которого выполняется, можно выполнить поиск в почтовой базе данных по определенным словам.

1. В области навигации щелкните категорию "Представления", а затем - элемент "Все документы".
2. Убедитесь, что для вашей почтовой базы данных построен полный индекс.
3. При отсутствии разрешения на построение индекса почтовой базы данных на сервере обратитесь к администратору Domino за помощью в создании и построении индекса локальной реплики почтовой базы данных для выполнения поиска.
4. В меню выберите команду: Вид - Найти в данном представлении, чтобы открыть панель поиска.
5. Введите искомые слова в поле "Найти".
6. Нажмите кнопку "Найти".

Пометка сообщений к исполнению

Чтобы указать необходимость принятия срочных, обычных действий или действий с низким приоритетом, почтовое сообщение можно пометить значком. При этом сообщение помещается в представление и в мини-представление "К исполнению", в которых отображаются только сообщения для выполнения. При перемещении помеченного сообщения из папки "Входящие" флаг остается вместе с сообщением.

1. В представлении почты выберите одно или несколько сообщений, которые следует пометить к исполнению, и выберите команду: Действия - К исполнению - Добавить или изменить флажок.
   Совет Флаг можно также установить при прочтении сообщений.
2. Укажите приоритет действия, выбрав один из следующих параметров:

   Приоритет	Флаг
   Срочный приоритет
   Обычный приоритет
   Низкий приоритет

   Совет Все сообщения, помеченные к исполнению, можно сгруппировать, отсортировав по столбцу со значком. Значки "К исполнению" имеются во всех папках, кроме папки "Корзина".
3. (Необязательно.) Укажите действие, которое следует предпринять.
   Примечание Введенные в этой процедуре сведения хотя и появляются в копии почтового сообщения, но при отправке они не отображаются в отправленном сообщении.
4. (Необязательно.) Введите дату и время действия.
5. (Необязательно.) Чтобы установить оповещение:
   1. Убедитесь, что на шаге 2 были введены дата и время действия, и выберите параметр "Установить оповещение на это сообщение".
   2. Укажите, за какое время до начала действия должно сработать оповещение.
   3. Если требуется включить в уведомление несколько оповещений, в группе "Действие при срабатывании оповещения" выполните одно из следующих действий:

   Установите флажок "Воспроизвести звук" и выберите звук из списка. Щелкните значок звука, чтобы его прослушать.

   Выберите параметр "Отправить почтовое уведомление с темой" и введите свое имя. Если необходимо дополнительно включить получателей, щелкните значок справочника {bmc directorybook.bmp| 100%| 100%| | | | Поиск пользователя в справочнике для уведомления о действии, которое следует выполнить} и выберите имена получателей.

   Совет Параметры по умолчанию для оповещений можно задать в параметрах для сообщений, помеченных к исполнению, в почтовой базе данных. Чтобы быть в курсе о действиях, которые необходимо предпринять, вместо оповещений можно воспользоваться мини-представлением "К исполнению".
6. Нажмите кнопку ОК.