Основные функции и методы работы с MS Project, освоение рабочего места менеджера проекта

Ввод фактической длительности задачи

Если известно, за сколько дней должна быть выполнена задача, и если ее выполнение происходит в соответствии с планом, можно отслеживать ход задачи путем ввода длительности работы ресурса над задачей.

При вводе фактической длительности задачи Microsoft Project обновляет в календарном плане фактическую дату начала, процент выполнения задачи и оставшуюся длительность.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.
2. В поле Название задачи выберите задачу, для которой требуется ввести фактическую длительность.
3. В меню Сервис выберите команды Отслеживание и Обновить задачи.
4. В поле Факт. длительность введите фактическую длительность задачи.
5. Нажмите кнопку OK.

Если вы полагаете, что задача будет завершена раньше или позже запланированной даты, можно ввести новое значение в поле Ост. длительность.

Если введенная фактическая длительность больше или равна плановой длительности, задача становится выполненной на 100%, а плановая длительность приравнивается к фактической.

Балансировка загрузки ресурсов

Календарный план следует регулярно проверять на наличие ресурсов со слишком большими или, наоборот, недостаточными трудозатратами. Если для некоторых ресурсов превышена доступность, то можно сбалансировать загрузку ресурсов, добавив дополнительные ресурсы или переназначив задачу.

Если это не помогает, можно задержать в календарном плане задачи, назначенные ресурсу, у которого превышена доступность, либо уменьшить количество трудозатрат для задач.

Поиск ресурсов с превышением доступности и их назначений задачам

Превышение доступности для людей и оборудования возникает, когда им назначено больше трудозатрат, чем возможно выполнить за рабочее время по календарному плану. Сначала необходимо определить, для каких ресурсов и для какого отрезка времени возникло превышение доступности, а также какие назначения запланированы на это время. Устранить превышение доступности можно путем перемещения назначений или перепланирования задач.

В меню Вид выберите команду Использование ресурсов. В представлении "Использование ресурсов" отображается общее количество часов трудозатрат ресурса, количество часов трудозатрат ресурса для каждой задачи, а также часы трудозатрат, приходящиеся на один и тот же период на шкале времени.

Под названиями тех ресурсов, которым еще не назначены задачи, списки задач отсутствуют.Список задач, которым не назначены ресурсы, отображается в группе "Свободно" в поле "Название ресурса".

В меню Проект выберите команды Фильтр и Ресурсы с превышением доступности. Отображаются все рабочие ресурсы, для которых имеет место превышение доступности.

Если в части представления с повременными данными отображаются знаки номера (##), это означает, что столбцы шкалы времени недостаточно широки для отображения сведений. Чтобы изменить ширину столбцов, в меню Формат выберите команду Шкала времени, а затем увеличьте значение в поле Размер.

Можно просмотреть объем трудозатрат ресурсов, приходящихся на определенные задачи или отрезки времени. В меню Формат выберите команду Стили подробных данных. Откройте вкладку Подробности использования, в списке Доступные поля выберите значение Процент загрузки и нажмите кнопку Показать.

Снижение трудозатрат ресурса

После назначения ресурса задаче можно изменить общие значения трудозатрат ресурса по этой задаче либо значения трудозатрат для определенного этапа работы этого ресурса по задаче. Подобные изменения значений трудозатрат позволят уточнить календарный план на более высоком уровне детализации.

В меню Вид выберите команду Использование задач. Ресурсы группируются под задачами, которым они назначены.

В табличной части представления введите новое значение в поле Трудозатраты, чтобы изменить значение общих трудозатрат для назначения.

Можно также использовать представление "Использование ресурсов", чтобы просматривать и изменять значения трудозатрат для задач, сгруппированных под назначенными им ресурсами. В меню Вид выберите команду Использование ресурсов.

Простой способ устранить превышение доступности ресурса — задержка назначенной ему задачи до того момента, когда у ресурса будет достаточно времени на ее выполнение. Можно добавить задержку для задачи, проверить, как это изменило загрузку ресурса, а затем при необходимости скорректировать задержку.

При задержке задачи задерживаются также даты начала задач-последователей, что может повлиять на дату окончания в календарном плане. Чтобы этого избежать, выполняйте задержку в первую очередь для задач со свободным временным резервом (некритических задач), причем в пределах временного резерва, доступного для каждой задачи. Можно попробовать применить задержки для разных задач и посмотреть, как они повлияют на календарный план.

Подготовка и распространение результатов

Чтобы эффективно управлять проектом, необходимо обеспечить передачу и распространение сведений о проекте. Можно подготовить отчеты или презентации, опубликовать сведения на веб-узле или использовать сервер Microsoft Project Server для связи с группой проекта по Интернету.

В Microsoft Project можно отформатировать и напечатать представления и отчеты, необходимые определенному лицу или группе. Можно также опубликовать данные в формате HTML или включить их в презентацию, используя такую программу, как Microsoft PowerPoint.

Добавление названия, номеров страниц и других сведений о проекте

Сведения о проекте можно добавить в верхний колонтитул, в нижний колонтитул или в легенду представления. Это могут быть сведения, вводимые пользователем (например, название организации или имя руководителя) или поступающие из программы Microsoft Project (например, номер страницы или дата окончания проекта).

1. В меню Файл выберите команду Параметры страницы.
2. Откройте вкладку Верхний колонтитул,Нижний колонтитул или Легенда.
3. Выберите вкладку влево, по центру или вправо.
4. В текстовое поле введите необходимые сведения.
5. В полях Общие поля и Поля проекта укажите тип данных, которые следует добавить, и нажмите кнопку Добавить.

Введенные сведения используются Microsoft Project в соответствующих диалоговых окнах Сведения о проекте и Свойства.

Чтобы отформатировать сведения о проекте, выделите стоящий перед ними знак & или всю строку, а затем нажмите кнопку Шрифт. Укажите необходимые параметры, такие как шрифт, цвет или подчеркивание, и нажмите кнопку OK.

Печать представления, отображаемого на экране

Если необходимо напечатать сведения, отображаемые на экране, напечатайте представление. Можно печатать представления листов, графиков и большинство представлений диаграмм, т. е. все представления, кроме представлений форм и схемы данных.

Чтобы напечатать преставления, используя параметры по умолчанию, нажмите кнопку Печать.

Чтобы изменить такие параметры, как печать заметок или конкретное число столбцов, выберите в меню Файл команду Параметры страницы, откройте вкладку Вид и укажите требуемые параметры.

Если после предварительного просмотра представления необходимо изменить внешний вид страниц представления, нажмите кнопку Параметры страницы в окне Предварительный просмотр и внесите изменения. Для возврата в окно Предварительный просмотр в диалоговом окне Параметры страницы нажмите кнопку Просмотр.

Печать стандартного отчета

Отчет — это предварительно определенный набор подробных сведений о конкретной части плана. В Microsoft Project предлагается более 20 встроенных отчетов. Например, в отчет "Дела по исполнителям" автоматически включаются сведения о назначениях задач для каждого ресурса.

1. В меню Вид выберите команду Отчеты.
2. Выберите нужный тип отчета и нажмите кнопку Выбрать.
3. Выберите конкретный отчет для печати и нажмите кнопку Выбрать.
4. Нажмите кнопку Печать.

Можно изменить оформление страниц отчета и просмотреть результаты изменения перед печатью. В окне Предварительный просмотр нажмите кнопку Параметры страницы, внесите необходимые изменения и нажмите кнопку Просмотр для возврата к окну Предварительный просмотр. До начала печати можно любое количество раз изменять параметры страницы и просматривать результаты изменений.

Отчет можно печатать без предварительного просмотра. В меню Вид выберите команду Отчеты, затем щелкните значок Настраиваемые и нажмите кнопку Выбрать. В списке Отчеты выберите отчет для печати и нажмите кнопку Печать. Внесите необходимые изменения в параметры печати и нажмите кнопку OK.

Публикация данных в формате HTML

В Microsoft Project поддерживаются коммуникационные возможности Интернета и интрасетей. Используя связь через Интернет, можно выполнять следующие действия:

• обсуждение планов проектов и сбор сведений о ходе проекта от участников группы;
• копирование данных в виде статического рисунка и сохранение рисунка в файловом формате, совместимом с Интернетом;
• распространение относящихся к проекту документов по Интернету.

Сведения календарного плана Microsoft Project можно включить в документ HTML для Интернета. В Microsoft Project используются схемы экспорта-импорта для определения полей, экспортируемых в HTML -формат. Чтобы указать способ и место отображения данных в файле HTML, можно использовать встроенные шаблоны экспорта. Можно также создать шаблон экспорта для задания способа отображения полей Microsoft Project в файле HTML.

1. В меню Файл выберите команду Сохранить как веб-страницу.
2. При необходимости введите имя экспортируемого файла в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить.
3. Установите переключатель в положение Использовать существующую схему и нажмите кнопку Далее.
4. Выберите название схемы для сведений, которые необходимо представить в виде веб-страницы, например Список задач верхнего уровня или Схема "Таблица экспорта" задач.
5. Нажмите кнопку Готово.