Основные функции и методы работы с MS Project, освоение рабочего места менеджера проекта

Создание списка ресурсов

Лист ресурсов Microsoft Project используется для создания списка лиц, оборудования и материалов, составляющих рабочую группу и выполняющих задачи проекта. Список ресурсов будет содержать рабочие ресурсы или материальные ресурсы. Рабочие ресурсы — это сотрудники или оборудование; материальные ресурсы — это расходные материалы или сырье, например бетон, древесина или гвозди.

1. В меню Вид выберите команду Лист ресурсов.
2. В меню Вид выберите команды Таблица и Ввод.
3. В поле Название ресурса введите название ресурса.
4. В поле Тип определите тип ресурса: рабочий или материальный.
5. Чтобы обозначить группы ресурсов, в поле Группа в качестве названия ресурса введите название группы.
6. Для каждого рабочего ресурса (сотрудники или оборудование) в поле Макс. единиц введите в процентах максимальное число единиц, доступных для этого ресурса. Например, введите значение 300%, чтобы указать, что доступны три единицы полной занятости определенного ресурса.
7. Для каждого материального ресурса (расходного материала для проекта) в поле Единицы измерения материалов введите единицы измерения материального ресурса, например тонны.

Если производится работа с диаграммой Ганта или другими представлениями задач, можно ввести дополнительные названия ресурсов. Чтобы назначить дополнительные ресурсы, нажмите кнопку Назначить ресурсы и введите название ресурса в поле Название ресурса. Кроме того, чтобы импортировать ресурсы из Microsoft Exchange, Microsoft Active Directory или сервера Microsoft Project Server, можно нажать кнопку Параметры списка ресурсов, а затем кнопку Добавить ресурсы.

Кроме того, для быстрого создания списка ресурсов может быть использована боковая область Выбор ресурсов. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Ресурсы и щелкните ссылку Выбор людей и оборудования для проекта. Следуйте инструкциям в боковой области.

Изменение графика работы ресурса

Рабочие часы и выходные дни, указанные в календаре проекта, являются стандартными рабочими часами и выходными днями для каждого ресурса. Если отдельный ресурс работает совсем по другому графику или необходимо учесть отпуск или простой оборудования, можно изменить индивидуальный календарь ресурса.

1. В меню Вид выберите команду Лист ресурсов, а затем выберите ресурс, график которого требуется изменить.
2. В меню Проект выберите команду Сведения о ресурсе и откройте вкладку Рабочее время.
3. Выберите в календаре дни, которые требуется изменить. Чтобы изменить день недели для всего календаря, выберите сокращенное обозначение этого дня вверху календаря.
4. Выберите параметр стандартное время, нерабочее время или нестандартное рабочее время. Если выбран параметр стандартное время, для выбранных дней по умолчанию используется стандартный календарь Microsoft Project, т. е. работа с понедельника по пятницу, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00.
5. Если выбран параметр нестандартное рабочее время, введите время начала работы в поле С и время окончания в поле По.
6. Нажмите кнопку OK.

Если для группы ресурсов совпадают особые рабочие часы и выходные дни, например вторая смена или другие выходные, для этой группы можно создать новый базовый календарь. В меню Сервис выберите команду Изменить рабочее время. Нажмите кнопку Создать и введите название нового базового календаря. Чтобы начать формирование стандартного календаря, выберите параметр Создать новый базовый календарь.

Для быстрого изменения графика работы ресурса можно использовать боковую область Рабочее время проекта. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Ресурсы и щелкните ссылку Определение рабочих часов для ресурсов. Следуйте инструкциям в боковой области.

Назначение ресурсов задачам

Задаче можно назначить несколько ресурсов, а также определить, все или не все рабочее время ресурс работает над задачей. Если назначенная ресурсу работа превышает ежедневную полную занятость, указанную в календаре рабочего времени ресурса, в Microsoft Project в представлениях ресурсов название перегруженного ресурса выделяется красным цветом.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.
2. В поле Название задачи выберите задачу, которой требуется назначить ресурс, а затем нажмите кнопку Назначить ресурсы.
3. В поле Название ресурса выберите ресурс, которой требуется назначить задаче.
4. Чтобы назначить неполную занятость ресурса, в столбце Единицы следует выбрать или ввести значение меньше 100 процентов, задающее долю рабочего времени, которую ресурс должен посвятить этой задаче.
5. Чтобы назначить несколько разных ресурсов, выберите названия этих ресурсов, удерживая клавишу CTRL.
6. Чтобы назначить несколько одинаковых ресурсов (например двух плотников), в столбце Единицы введите или выберите значение больше 100 процентов. При необходимости в поле Название ресурса введите название нового ресурса.
7. Нажмите кнопку Назначить.
8. Галочка слева от столбца Название ресурса указывает, что ресурс назначен выбранной задаче.
9. Нажмите кнопку Закрыть.

Один ресурс можно заменить другим. Выберите задачу, ресурсы которой требуется заменить. В диалоговом окне Назначение ресурсов выберите назначенный ресурс и нажмите кнопку Удалить. Выберите один или несколько ресурсов для назначения, а затем нажмите кнопку OK

Для быстрого назначения ресурсов можно использовать боковую область Назначение ресурсов. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Ресурсы и щелкните ссылку Назначение людей и оборудования задачам. Следуйте инструкциям в боковой области.

Проверка и изменение назначений ресурсов

В представлении "Использование ресурсов" отображаются ресурсы проекта и назначенные им задачи, сгруппированные под каждым ресурсом. С помощью представления "Использование ресурсов" можно определить количество часов, запланированных для работы ресурса над каждой задачей, а также ресурсы с превышением доступности. Кроме того, определяется время, которое может быть выделено каждому ресурсу для дополнительных трудозатрат.

1. В меню Вид выберите команду Использование ресурсов.
2. В столбце Название ресурса просмотрите назначения ресурсов.
3. Чтобы заменить для задачи один назначенный ресурс на другой, выберите нужную строку, установите указатель на поле "Идентификатор" (самый левый столбец), а затем перетащите задачу под новый ресурс.

Имеется возможность изменить единицы шкалы времени, например, с дней на недели. В меню Формат выберите команду Шкала времени и вкладку Нижний уровень. Выберите в поле со списком Единицы нужные единицы для шкалы времени. То же самое можно выполнить на вкладках Средний уровень и Верхний уровень.

Если название ресурса выделено красным жирным шрифтом, это означает, что ресурс перегружен.

В результате выполнения всех описанных действий к проекту добавлены сотрудники, оборудование и материалы, определены графики работы, а задачам назначены ресурсы. Если используется средство интерактивной совместной работы группы, например, сервер Microsoft Project Server, назначения будут опубликованы для принятия членами группы

Ввод затрат

Если требуется учесть расходы на каждую задачу или общие затраты на проект, ввод норм затрат на работу ресурсов над задачами или фиксированных затрат на задачи позволяет увидеть отклонения от бюджета.

Для ресурсов можно ввести нормы на использование и сверхурочную работу, планировать повышение оплаты ресурса и выбрать срок начисления затрат. Кроме того, сведения о затратах можно просматривать различными способами.

В Microsoft Project возможно назначение норм затрат на работу ресурсов и на материальные ресурсы, поэтому допускается точное управление затратами на проект. Для ресурсов можно назначить стандартные нормы затрат, нормы затрат на сверхурочную работу или нормы затрат на использование

Назначение затрат ресурсам

• В меню Вид выберите команду Лист ресурсов.
• В меню Вид выберите команды Таблица и Ввод.
• В поле Название ресурса выберите ресурс или введите название нового ресурса.
• В поле Тип выберите значение Трудозатраты, если ресурсом является сотрудник или механизм, или значение Материалы, если ресурсом являются расходные материалы или сырье (например цемент).
• Для рабочих ресурсов в полях Стандартная ставка, Ставка сверхурочных работ или Затраты на использование введите нормы затрат на ресурс. Для материальных ресурсов в поле Единицы измерения материалов введите единицы измерения материального ресурса (например тонны), а в полях Стандартная ставка или Затраты на использование введите норму затрат.
• Нажмите клавишу ENTER.

Для любого нового введенного ресурса можно установить стандартные ставки и ставки за сверхурочную работу по умолчанию. В меню Сервис выберите команду Параметры и откройте вкладку Общие. В полях Стандартная ставка по умолчанию и Ставка сверхурочных работ по умолчанию введите новые ставки. Если требуется использовать эти значения для всех будущих проектов, нажмите кнопку По умолчанию.

Для одного ресурса можно учесть различные нормы затрат. В примере рассматриваются: изменение нормы затрат для ресурса в ходе проекта, оплата ресурса по различным ставкам для разных назначений и различные разряды материальных ресурсов. В меню Вид выберите команду Лист ресурсов. В поле Название ресурса выберите ресурс и нажмите кнопку Сведения о ресурсе. Введите сведения на вкладке Затраты.