Основные функции и методы работы с MS Project, освоение рабочего места менеджера проекта

Ввод и организация списка задач

Когда создан план проекта, его можно заполнить задачами. Сначала перечислите шаги, необходимые для достижения целей проекта. Проще всего начать с крупных частей работы, а затем поделить каждую часть на задачи с отдельными результатами. Добавьте вехи. И, наконец, оцените и введите примерную длительность.

После ввода сведений о задачах создается структура, которая помогает при логической организации задач и просмотре структуры всего проекта.

Ввод задач и их длительностей

Обычный проект представляет собой набор связанных задач. Задача определяется объемом работы и конкретными результатами; она должна быть достаточно короткой, чтобы можно было регулярно отслеживать ее ход выполнения. Длительность задач обычно должна лежать в интервале от одного дня до двух недель.

Введите задачи в порядке их возникновения. Затем оцените продолжительность каждой задачи и введите эту оценку в качестве длительностей. Длительности используются в Microsoft Project для расчета объема работы, который необходимо выполнить в рамках каждой задачи.

Примечание: Не следует для каждой задачи вводить даты в поля Начало и Окончание. В Microsoft Project начальная и конечная даты рассчитываются с учетом связей между задачами, о которых будет рассказано позже.

Организация задач в логическую структуру

Структурирование помогает организовать задачи в более удобные для управления компоненты. Создав иерархию, можно объединить связанные задачи в более общую задачу. Общие задачи называются суммарными задачами; задачи, объединенные под суммарной задачей, называются подзадачами. Начальная и конечная дата суммарной задачи определяется начальной и конечной датами первой и последней ее подзадачи.

Чтобы организовать структуру, следует использовать кнопки структуры: Отступ, Выступ, Показать подзадачи, Скрыть подзадачи.

Создание вехи

Веха — это задача, используемая для обозначения значимых событий календарного плана, например завершения основного этапа работ. При вводе нулевой длительности для задачи в Microsoft Project на диаграмме Ганта в начале соответствующего дня отображается символ вехи.

1. В поле Длительность щелкните длительность той задачи, которую требуется сделать вехой, а затем введите значение 0д.
2. Нажмите клавишу ENTER.

Задача с нулевой длительностью автоматически помечается как веха, но сделана вехой может быть любая задача. Чтобы пометить задачу как веху, выберите задачу в поле Название задачи. Нажмите кнопку Сведения о задаче , выберите вкладку Дополнительно, а затем установите флажок Пометить задачу как веху.

Кроме того, для быстрого создания вехи может быть использована боковая область Список задач. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Задачи, а затем щелкните ссылку Ввод задач проекта. Следуйте инструкциям в боковой области.

Определение длительности задач

В поле Длительность введите время, необходимое для выполнения задачи в месяцах, неделях, днях, часах или минутах, без учета нерабочих дней. Можно использовать следующие сокращения: месяцы = м; недели = н; дни = д; часы = ч; минуты = мин. Чтобы задать примерную длительность, введите после нее знак вопроса.

Создание повторяющихся задач

Повторяющиеся задачи — это задачи, которые регулярно повторяются, например еженедельные собрания.

1. В поле Название задачи выберите строку, где должна находиться повторяющаяся задача.
2. В меню Вставка выберите команду Повторяющаяся задача.
3. В поле Название задачи введите название задачи.
4. В поле Длительность введите или выберите длительность одного экземпляра задачи.
5. В группе Повторять выберите периодичность Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно или Ежегодно.
6. В поле справа от параметра Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно или Ежегодно определите частоту задачи.
7. В группе Пределы повторения введите дату начала в поле Начало и затем выберите параметр Окончание после или Окончание. Если выбран параметр Окончание после, введите число повторений задачи. Если выбран параметр Окончание, введите дату, к которой данная повторяющаяся задача должна закончиться.
8. Нажмите кнопку OK.

Чтобы просмотреть в представлении задач все экземпляры повторяющейся задачи, щелкните значок "плюс" рядом с главной повторяющейся задачей.

Создание суммарной задачи

Для того, чтобы можно было видеть суммарные задачи в меню Сервис выбрать Параметры и отметить опцию, как показано на рис.2.

Время начала и завершения задач

После создания и структурирования списка задач следует проверить, как задачи соотносятся друг с другом и как они соответствуют важным датам. Можно связать задачи, чтобы отразить их зависимость, например указав, что одна задача начинается по завершении другой. Эти связи называются зависимостями задач. Вместе с длительностью и другими факторами планирования зависимости задач играют в Microsoft Project важную роль при расчете начальной и конечной даты задач.

Если изменился график связанной задачи, перепланирование связанных с ней задач производится автоматически. Уточнить календарные планы задач можно с помощью конкретных ограничений дат и крайних сроков.

Создание взаимосвязей между задачами

Одним из наиболее надежных способов планирования задач является установление взаимосвязей между ними, т. е. зависимостей задач. Зависимости задач отражают обусловленность последующих задач, или последователей, более ранними задачами, или предшественниками. Например, если задача "Покрасить стену" должна быть выполнена до задачи "Повесить часы", можно связать две задачи, чтобы задача "Покрасить стену" стала предшественником, а задача "Повесить часы" — последователем.

После того как задачи связаны, изменение дат предшественника влияет на изменение дат последователей. В Microsoft Project по умолчанию создается зависимость задач типа "Окончание-начало". Однако, поскольку зависимость "Окончание-начало" подходит не для каждого случая, для реального моделирования проекта связь задач можно изменить на "Начало-начало", "Окончание-окончание" или "Начало-окончание".

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.
2. Чтобы связать две или более задач друг с другом, выберите их в поле Название задачи, причем в том же порядке, в котором они должны быть связаны. Чтобы выбрать несколько задач подряд, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните первую и последнюю задачи. Чтобы выбрать несколько задач вразброс, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните поочередно нужные задачи.
3. Нажмите кнопку Связать задачи.
4. Чтобы изменить связь задач, дважды щелкните линию связи между задачами, которую требуется изменить.
5. Будет открыто диалоговое окно Зависимость задач. Если будет открыто диалоговое окно Стили отрезков, вы щелкнули не линию связи; необходимо закрыть это диалоговое окно и снова дважды щелкнуть связь задач.
6. В поле со списком Тип выберите нужный тип связи между задачами и нажмите кнопку OK.

Чтобы разорвать связь между задачами, выберите эти задачи в поле Название задачи и нажмите кнопку Разорвать связи задач. Все связи удаляются, а все задачи перепланируются на основании ограничений, например "Как можно раньше" или "Фактическое окончание".

Кроме того, для быстрого установления связей задач может быть использована боковая область Планирование задач. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Задачи, а затем щелкните ссылку Планирование задач. Следуйте инструкциям на боковой панели.

Назначение ресурсов

Задачам следует назначать ресурсы, если требуется выполнять следующие действия:

• Отслеживание объема работ, выполненного назначенными задачам сотрудниками и оборудованием, или отслеживание материалов, использованных для выполнения задачи.
• Планирование задач с большей гибкостью.
• Балансировка загрузки ресурсов между теми ресурсами, которым назначено мало работы, и теми, которым назначено много работы.
• Отслеживание затрат на ресурсы.

Без сведений о ресурсах календарный план в Microsoft Project рассчитывается на основе длительности задачи, зависимостей и ограничений даты.

Если ресурсы назначены, график работы и доступность ресурсов используются при расчете календарного плана.