Органайзер

10.4. Работа с элементами папки "Заметки"

Успех человека или предприятия во многом зависит от способности предложить что-то новое. Поэтому во всех руководствах по Self-management настоятельно рекомендуют бережно относиться к собственным идеям, обязательно записывать собственные идеи, организовать индивидуальную систему хранения и разработки этих идей. В руководствах по Selfmanagement на основе Outlook в качестве хранилища идей предлагают использовать папку "Заметки" (рис.10.19).

Рис. 10.19. Папка "Заметки"

Работа с элементами папки "Заметки" представляет собой работу с простейшим текстовым редактором. Этот редактор даже проще, чем "Блокнот". Пользователю предоставляется возможность только вводить текст и изменить размер окна для ввода информации. При закрытии окна текст сохраняется, а "Заметке" автоматически назначается имя по первых словам введенного текста. В дальнейшем можно, используя контекстное меню, присвоить "Заметке" одну или несколько "Категорий". Но этим, по большому счету, возможности и исчерпываются. Однозначно можно утверждать, что "Заметки" Outlook много лучше, чем заметки на случайных клочках бумаги или, говоря высоким языком, на бумажных носителях. Но многие предпочитают свои идеи фиксировать в Word с использованием всех возможностей форматирования. Однако это уже не вопрос технологий.

Следует указать на полезность применения "Заметок" для хранения фрагментов текста при автоматизации процесса формирования контента сообщений электронной почты.

10.5. Программирование – ключ к эффективной информационной работе

Богатые возможности Outlook могут быть серьезным образом расширены, а эффективность работы с приложением – существенно повышена. Речь идет о возможности программирования Outlook. Именно программирование делает работу с Outlook наиболее привлекательной по сравнению с работой с другими программами-органайзерами. Если вы знакомы с программированием, то можете почувствовать вкус к разработке макросов. Если вы не имеете возможности программировать, можно в той или иной форме воспользоваться опытом других, но взять на вооружение этот мощнейший инструмент. Рассмотрим несколько примеров применения макросов Outlook.

Эффективные коммуникации в учебном процессе

Образование – это, прежде всего, учебный процесс. И в повышении эффективности этого процесса Outlook может сыграть важную роль. Процесс обучения, как и любой управляемый процесс, нуждается в контроле. Обеспечить контроль и определенную индивидуализацию обучения, когда на практическом занятии присутствует три десятка хорошо подготовленных студентов и занятие проходит в очень высоком темпе, невозможно. Одним из путей решения проблемы является электронная почта. Группа получает комментарии к материалу и демонстрацию приемов работы. Далее выдается несколько индивидуальных заданий. Преподаватель оказывает помощь в решении возникающих проблем. Но проверка и рецензирование работ студентов осуществляется преподавателем во внеурочное время. Студенты отправляют свои работы в адрес преподавателя и по электронной почте же получают рецензии и необходимые консультации.

На первом занятии студенты должны зарегистрироваться, т.е. направить сообщение электронной почты. В поле "Тема" сообщения должна быть внесена в строго определенной последовательности необходимая преподавателю для работы информация. При получении сообщений студентов с признаком "регистрация" на домашнем компьютере преподавателя запускается макрос, который на основе полученных сообщений создает "Контакты" Outlook, формирует персонифицированный ответ и уничтожает полученное сообщение. Если осуществлять упомянутые действия вручную (перенос информации о студенте из полученного сообщения в базу данных, формирование ответного сообщения и т.д.), то это потребует 3-4 минуты на обработку каждого сообщения. Если сообщений о регистрации полторы сотни, легко определить объем работы. Перспектива такой работы вряд ли кого-то воодушевит. Но программирование приложений MS Office делает эту задачу реальной. Обычно эта работа выполняется в течение часа, т.е. в 5-6 раз быстрее, причем большая часть времени тратится на редактирование сообщений студентов, потому что, несмотря на подробный инструктаж, многие сообщения оформляются с ошибками. Например, одна из наиболее распространенных ошибок состоит в том, что необходимая информация помещается не в поле "Тема", а в самом сообщении. Конечно, несложно запрограммировать обработку подобной ситуации, но есть ли в этом смысл? Ответственность – очень полезное качество, и его нужно воспитывать, в том числе и в ходе учебного процесса.

Автоматизация подготовки отчета о работе

Преподавание в большинстве высших учебных заведений исходит из государственного образовательного стандарта. На основе стандарта на кафедрах создаются учебные программы дисциплин. Профессор, ведущий курс, разрабатывает последовательность прохождения дисциплины, на основании которой учебный отдел вуза осуществляет планирование в виде расписания занятий.

Но большая часть профессорско-преподавательского состава занята в нескольких проектах. Это может быть преподавание в нескольких вузах или преподавание и работа в фирмах и на предприятиях. Поэтому возникает проблема согласования нескольких расписаний, и это требует кропотливой работы, занимающей немало времени, поскольку ошибки – это срыв занятий, что недопустимо. Задача существенно упрощается, если расписания в форме таблиц Excel передается в Outlook. В таком случае все накладки становятся очевидными, то есть ошибки исключаются по определению. Разработав макрос, на основе использования технологии automation эту задачу можно решить легко.

Во многих вузах от преподавателей требуют составления отчетов о проделанной работе. Это можно трактовать как обратную задачу, поскольку необходимо передать информацию из Outlook в Excel. Но Outlook не располагает такими мощными инструментами расчетов и форматирования, какими обладает Excel, поэтому, работая с "Календарем" Outlook и внося изменения в расписание (преподаватели болеют, ездят в командировки, участвуют в конференциях – приходится помогать друг другу в проведении занятий), в конце месяца необходимо отчитаться о реально проведенных занятиях. В решении подобной задачи снова может помочь соответствующим образом разработанный макрос.

Опыт применения макросов Outlook в решении задачи оформления отчетов о проделанной ежемесячно работе говорит о том, что экономия времени может составлять от полутора до двух часов. Это время очень индивидуально, но в любом случае можно говорить о существенной экономии.

Пользовательские формы

Элемент "Контакт" обладает очень большим числом свойств. В большинстве случаев большая часть этих свойств не используется, но избыточный интерфейс потребует неоправданных затрат времени на работу с ним. Возможно, кому-то потребуется убрать поле заметок и на его месте разместить поля с вкладки "Подробности". В конце концов, возможно, кто-то предложит собственную концепцию дизайна формы "Контакт".

На рис.10.20 представлена форма, в которой собраны на одной вкладке наиболее часто используемые свойства вкладок "Общие" и "Подробности". Но вполне возможно, что потребуется ввести свойства, которых нет среди стандартных свойств элемента Outlook. Для подобной ситуации у элемента "Контакт" предусмотрено четыре пользовательских свойства. Если таким способом решить поставленные задачи не удастся, то Outlook допускает определять самостоятельные пользовательские свойства.

Рис. 10.20. Форма часто используемых свойств

Outlook позволяет создавать и самостоятельные пользовательские формы – не на основе стандартных форм Outlook, аналогичные тем, что создаются в других приложениях MS Office. Пример такой формы приведен на рис.10.21.

Рис. 10.21. Пользовательская форма

Но работа с такой формой потребует программирования, в частности, разработки процедур обработки событий.

Резюме

Органайзеры – неотъемлемый атрибут делового человека. Традиционный хорошо оформленный бумажный органайзер может быть прекрасным дополнением к строгому костюму, может стать прекрасным подарком. Но электронный органайзер – много более эффективный инструмент. На сегодня лучшей программой-органайзером является MS Outlook. Это подтверждает и доля рынка, которую занимает эта программа, и распространенность на спектр устройств от персонального компьютера до мобильного телефона, и круг задач, решаемый приложением, и то, что приложение является программируемым. Таким образом, можно заключить, что MS Outlook – правильный выбор.