Органайзер

10.1. Понятие органайзера

Человек давно перестал полагаться на свою память и стал записывать наиболее важную информацию в журналы, блокноты или рабочие тетради. Со временем этим тетрадям и блокнотам придали форму органайзера, в котором обычно представлены разделы: ежедневник, дневник, адресная книга, заметки, а также отрывной блок. С появлением персональных компьютеров широкое распространение получили программы органайзеры. Эти программы еще называют менеджерами личной информации (PIM – Personal Information Manager). Наиболее известны из таких программ Lotus organizer и Microsoft Outlook.

С распространением мобильных устройств программы-органайзеры получили дальнейшее развитие. Так, на платформе Palm было создано огромное количество программ, большей частью свободно распространяемых, в числе которых можно было найти и немало программ-органайзеров.

Дальнейшее развитие программы-органайзеры получили в связи с развитием Интернета. Действительно, во многих случаях удобно хранить информацию на интернет-сервере. Во-первых, это может быть более надежным решением с точки зрения сохранности данных. Во-вторых, во многом снимается проблема синхронизации и копирования данных. В-третьих, это обеспечивает возможность доступа к информации всегда и везде, где есть доступ к Интернету, что стало обыденным явлением, во всяком случае, в крупных городах России. Электронные органайзеры помимо функций обычного органайзера обеспечивают еще и возможность переписки по электронной почте.

Сегодня безусловным лидером на рынке программ-органайзеров является Microsoft Outlook. И это вполне объяснимо по следующим причинам:

• Outlook – разработка одного из самых надежных производителей на рынке;
• Outlook на протяжении многих лет доминирует на рынке как программа-органайзер;
• Outlook является элементом интегрированной офисной системы и установлен практически на каждом персональном компьютере;
• именно Outlook наиболее часто используется в качестве корпоративной электронной почты;
• Outlook часто установлен в качестве программы-органайзера мобильных устройств (наладонники, коммуникаторы, мобильные телефоны);
• Outlook является программируемым приложением и позволяет использовать объектные модели других приложений (прежде всего, приложений MS Office), поддерживающих технологию automation.

Фирма Microsoft уже не одно десятилетие является одним из ведущих производителей программного обеспечения. И сегодня можно уверенно утверждать, что и в ближайшие годы фирма сохранит свои позиции на рынке программного обеспечения для бизнеса и офиса. Если в начале 90-х можно было еще говорить о конкуренции среди программ-органайзеров, то сегодня Lotus Organizer утратил свои лидирующие позиции.

Очень часто приложение Outlook установлено на компьютере, но не используется. С одной стороны, признается, что Outlook – одно из самых востребованных приложений. "Среди всех программ, работающих с Интернетом, Outlook занимает особое место… На Западе Outlook – самое популярное и широко признанное средства организации работы … Эта программа равно необходима и руководителю, и рядовым сотрудникам" [Мир ПК 2001, №7, стр. 53].

Но с другой стороны, к сожалению, программы-органайзеры по совершенно непонятным причинам часто лишены должного внимания. Так, в пакете MS Office для студентов Outlook отсутствует. Отсутствует программа-органайзер и в свободно распространяемой и очень неплохо сделанной системе OpenOffice. А между тем, управлять своей повседневной деятельностью – это ведь важнейшая компетенция, которой должен владеть каждый, и это тот вид деятельности, которым занимаются все без исключения.

Во многих книгах по MS Office разделы, посвященные Outlook, либо написаны очень бегло, либо отсутствуют вообще. На многие персональные компьютеры предустанавливают операционную систему, антивирус и MS Office. Не весь MS Office, но только наиболее важные, по мнению маркетологов, приложения – Word, Excel, Access и Power Point. Но это ошибка, потому что не все работают с документами, не все занимаются расчетами и не все проводят презентации, – но все хранят информацию об адресах и телефонах, все работают с электронной почтой, все планируют свое время.

Программа Outlook, если говорить о базовых функциях, проста и интуитивно понятна. Базовые приемы работы можно освоить достаточно быстро. Но важны навыки. А навыки требуют времени. Если Outlook многими серьезными компаниями используется как корпоративная почта, а вы хотели бы работать в одной из серьезных компаний, то было бы хорошо, если бы вы изначально продемонстрировали навыки работы с приложением.

Сегодня уровень технической сложности мобильных устройств таков, что на мобильных телефонах устанавливается операционная система. В качестве операционных систем используются Windows mobile, Symbian, Palm, Access Linux Platform, и практически на всех мобильных устройствах устанавливаются программы-органайзеры. Одной из них является мобильная версия Outlook. А другую программу-органайзер мобильных устройств вы сможете назвать? – Нет, не сможете. Потому что сопоставимой с Outlook программы-органайзера просто не существует.

Большинство наших сограждан пользуются услугами бесплатных почтовых сервисов. Одна из первых наших задач будет состоять в том, чтобы импортировать адресные книги с почтовых сервисов в Outlook. Но обратите внимание, все без исключения почтовые сервисы экспортируют адресные книги в Outlook, и ни в какую другую программу, по одной простой причине.

Осознанное управление своей повседневной деятельностью – это одно из обязательных условий личной эффективности. Сделайте запрос в поисковой системе относительно тренингов личной эффективности. Вы получите множество приглашений на психологические тренинги и множество предложений тренингов по управлению повседневной деятельностью на основе Outlook. Зайдите в книжный магазин, и вам посоветуют десяток книг по управлению своей повседневной деятельностью на основе Outlook. Но вы едва ли найдете подобную книгу, связанную с какойлибо другой программой-органайзером. Итак, сегодня можно назвать целый ряд аргументов в пользу того, чтобы в качестве программы-органайзера выбрать именно MS Outlook.

Безусловным достоинством Outlook как почтового клиента является эргономичность интерфейса. Это интерфейс, к которому подавляющее большинство пользователей привыкло – это в большей части стандартный интерфейс приложений Windows. По умолчанию в Outlook в качестве текстового редактора при создании сообщений используется текстовый процессор Word (рис.10.1).

Рис. 10.1. Текстовый редактор Outlook

Можно задействовать все возможности этого процессора работы с текстом. Но для отправки сообщения вы можете выбрать один из трех форматов (HTML, RTF или "Обычный текст"). При этом очень часто для сообщений электронной почты рекомендуется использовать именно текстовый формат.

Если вы создаете сообщение адресату, которому пишете достаточно часто, и помните хотя бы начало адреса электронной почты, то нужно начинать вводить этот адрес. В таком случае вы сможете воспользоваться автозаполнением. Но много удобнее при необходимости создать сообщение начинать процесс с папки "Контакты", т.е. нужно сначала выбрать адресата. Это обусловлено тем, что в "Контактах" проще осуществлять поиск, чем в "Адресной книге". Когда же контакт найден, то остается только, вызвав контекстное меню, выбрать опцию "Создать сообщение контакту" (рис.10.2).

Рис. 10.2. Создать сообщение контакту

Следует учесть и то, что нужного адресата проще найти, используя возможности расширенного поиска применительно к папке "Контакты".

В Outlook серьезное внимание уделяется проблеме безопасности. При запуске Outlook часто пользователю предлагается принять решение относительно уровня безопасности (рис.10.3).

Рис. 10.3. Предупреждение системы безопасности

При желании оградить себя от нежелательной почты следует выполнить настройки, воспользовавшись формой "Параметры нежелательной почты" (рис.10.4).

Рис. 10.4. Параметры нежелательной почты

Получение каждого нового сообщения в Outlook будет сопровождаться уведомлением (рис.10.5), так что ни одно сообщение не окажется забытым, вне зависимости от вашей привычки заглядывать в папку "Входящие".

Рис. 10.5. Уведомление о сообщении

Используя Outlook в качестве почтового клиента, вы будете работать с привычным для вас эргономичным интерфейсом. Ваша работа будет свободна от рекламы, а значит, будет и более эффективной.