Поиск данных

Сохранение и повторное использование запроса поиска

При наличии прав доступа к базе данных на уровне не ниже разработчика можно задать, сохранить запрос поиска и использовать его в будущем.

1. Откройте базу данных.
2. В меню выберите команду: Вид - Найти в данном представлении.
3. Нажмите кнопку "Дополнительно".
4. Создайте запрос с помощью выражений, операторов, условий и параметров.
5. Нажмите кнопку "Сохранить".
6. Введите в текстовом поле имя сохраняемых условий поиска.
7. Установите флажок "Сделать условия поиска общими", если база данных расположена на сервере и другим пользователям необходимо предоставить возможность использования этого запроса.
8. Нажмите кнопку ОК.

Чтобы воспользоваться сохраненным запросом поиска

1. Откройте базу данных.
2. Выберите команду: Вид - Найти в данном представлении.
3. Нажмите кнопку "Дополнительно".
4. Нажмите кнопку "Загрузить" и укажите необходимый запрос в меню предварительно сохраненных запросов.
   Примечание Условия, предоставленные для общего пользования, помечаются в меню соответствующим образом.
5. Нажмите кнопку "Найти", чтобы выполнить поиск.

Чтобы удалить сохраненный запрос поиска

При наличии прав доступа к базе данных на уровне не ниже разработчика из нее можно удалить как сохраненные запросы поиска, так и любые другие общие запросы.

1. Откройте базу данных.
2. Выберите команду: Вид - Найти в данном представлении.
3. Нажмите кнопку "Дополнительно".
4. Нажмите кнопку "Загрузить" и выберите в меню команду "Удалить условия поиска".
5. В диалоговом окне "Удаление сохраненных условий поиска" выберите в списке запрос, который необходимо удалить.
6. Нажмите кнопку "Удалить".

Поиск в базе данных документов, удовлетворяющих заданным условиям

Условие - это изменение в запросе поиска, ограничивающее результаты этого поиска. Условие задает конкретные значения, которые должны быть указаны в определенных полях, или конкретную фразу, которая должна существовать, чтобы документ соответствовал запросу. Поиск с использованием условий можно выполнять только в базах данных с полным индексом. При вводе условия в запросе оно появляется как маркер в поле записи текста на панели поиска.

На рисунке приведен пример поиска с условиями, по которому надо найти документы, созданные в конкретный день и содержащие слово software.

Чтоб ограничить результаты поиска для документов, удовлетворяющих условиям

1. В базе данных с полным индексом откройте представление, в котором следует провести поиск, и выберите команду: Вид - Найти в данном представлении.
2. На панели поиска щелкните значок треугольника "Настройка".
3. Нажмите одну из следующих кнопок, чтобы указать условие для использования, а затем добавьте условие в запрос:
   • Дата
   • Автор
   • Поле
   • Форма
   • Несколько слов
   • Образец формы
   • (Необязательно.) Добавьте в запрос другие условия.
   • Нажмите кнопку "Найти".

Поиск документов по дате

Данное условие позволяет ограничить поиск для документов, которые были созданы или изменены в соответствующий день или временной период.

Если диалоговое окно "Добавление условия" не отображается, откройте базу данных с полным индексом, выберите команду: Вид - Найти в данном представлении, щелкните значок треугольника "Настройка", а затем нажмите кнопку "Дата".

1. Выберите значение "дата создания" или "дата изменения", чтобы выполнять поиск документов в соответствии со значением.
2. Выберите значение оценки даты (например, "приходится на").
3. В поле записи текста введите дату или количество дней (например, 2/12/03).
4. По завершении составления условия нажмите кнопку "Добавить", чтобы вернуться на панель поиска.

Поиск документов по автору

Данное условие позволяет ограничить поиск для документов, которые были созданы или изменены (или не были созданы и изменены) заданными авторами. Поиск по этому условию выполняется по полю $UpdatedBy.

Если диалоговое окно "Добавление условия" не отображается, откройте базу данных с полным индексом, выберите команду: Вид - Найти в данном представлении, щелкните значок треугольника "Настройка", а затем нажмите кнопку "Автор".

1. Выберите значение "любой из" или "не любой из".
2. Выполните одно из следующих действий.
3. Щелкните значок рядом с полем "Имя", чтобы вывести диалоговое окно "Имена", и добавьте одно или несколько имен (имена разделяются запятыми).
4. Введите имена пользователей Notes (имена следует разделять запятыми). Может использоваться полное имя автора, только имя или только фамилия. Выполняется поиск всех документов, созданных автором с этим именем.
5. По завершении составления условия нажмите кнопку "Добавить", чтобы вернуться на панель поиска.

Поиск документов по значению поля

Данное условие позволяет ограничить поиск для документов, содержащих заданный текст, числа или дату в определенном поле.

Если диалоговое окно "Добавление условия" не отображается, откройте базу данных с полным индексом, выберите команду: Вид - Найти в данном представлении, щелкните значок треугольника "Настройка", а затем нажмите кнопку "Поле".

1. Выберите имя поля.
2. Выберите значение "содержит" или "не содержит" для данного поля.
3. В поле "Значение" введите текст, числа или дату.
4. По завершении составления условия нажмите кнопку "Добавить", чтобы вернуться на панель поиска.

Поиск документов по форме, используемой для их создания

Данное условие позволяет ограничить поиск для документов, которые были созданы с помощью одной из перечисленных форм. Это условие удобно использовать при поиске в представлении, содержащем несколько различных форм. Например, если требуется найти документы "Задача" со словом "Петр", откройте представление "Все документы" в почтовой базе данных, затем введите в поле поиска слово "Петр". После этого создайте условие "По форме" и выберите форму для задачи.

Если диалоговое окно "Добавление условия" не отображается, откройте базу данных с полным индексом, выберите команду: Вид - Найти в данном представлении, щелкните значок треугольника "Настройка", а затем нажмите кнопку "Форма".

1. В списке "Найти документы, использующие форму" выберите форму.
2. По завершении составления условия нажмите кнопку "Добавить", чтобы вернуться на панель поиска.

Поиск документов по нескольким словам или фразам

Данное условие позволяет ограничить поиск для документов, которые содержат либо не содержат заданную фразу.

Если диалоговое окно "Добавление условия" не отображается, откройте базу данных с полным индексом, выберите команду: Вид - Найти в данном представлении, щелкните значок треугольника "Настройка", а затем нажмите кнопку "Несколько слов".

1. В поле "Найти документы, содержащие" укажите, следует ли выполнять поиск любых или всех слов и фраз, которые вы собираетесь ввести. В текстовых полях введите слова или фразы.
2. По завершении составления условия нажмите кнопку "Добавить", чтобы вернуться на панель поиска.

Поиск документов с помощью образца формы

Данное условие позволяет ограничить поиск для документов, которые содержат определенные значения в полях, указанных в отображаемом Notes образце формы.

Если диалоговое окно "Добавление условия" не отображается, откройте базу данных с полным индексом, выберите команду: Вид - Найти в данном представлении, щелкните значок треугольника "Настройка", а затем нажмите кнопку "Образец формы".

1. В поле "Форма" выберите тип формы для поиска.
2. В пустой форме введите текст в соответствующие поля.
3. По завершении составления условия нажмите кнопку "Добавить", чтобы вернуться на панель поиска.

Поиск документов в представлении "Календарь" по заданному тексту

Поиск записей в календаре выполняется так же, как и поиск документов в любой базе данных Notes. Однако удовлетворяющие запросу записи результатов поиска могут быть распределены по всему представлению "Календарь" и отображаются с галочками, а не выделяются. Например, если выполняется поиск по слову "бюджет" в представлении "Календарь" и запись, удовлетворяющая условиям поиска, имеется в каждом из 24 последовательных месяцев, для просмотра этих совпадений календарь следует прокрутить.

Далее приведены несколько советов для просмотра результатов поиска в календаре.

1. До выполнения поиска в календаре следует перейти в представление "Собрания". Тогда записи календаря, удовлетворяющие условиям поиска, появятся в виде списка. (Следует отметить, что в представление "Собрания" включаются напоминания, мероприятия, события и годовщины, а также собрания.)
2. Notes выводит список документов, удовлетворяющих условиям поиска, и сообщение в верхней части панели поиска о количестве найденных подходящих документов. (Кроме этого, такие же данные отображаются в строке состояния).
3. Если поиск проводится в основном представлении календаря, в поле "Сортировка" выберите значение "как есть (сортируется)". Тогда при отображении результатов поиска все записи календаря, не удовлетворяющие условиям поиска, будут скрыты. Если же до начала поиска вместо этого выбрать значение "показать все (сортируется)", в календаре будут по-прежнему отображаться все записи, а те, которые удовлетворяют запросу, будут выделены галочкой.