Основные функции и методы работы с MS Project, освоение рабочего места менеджера проекта

Данная лабораторная работа целиком посвящена работе с таким инструментом менеджера как MS Project. Особенности работы менеджера проекта с MS Excel и VSTE, включая создание проекта средствами последнего, описаны в "SharePoint Services и его роль в реализации проекта, как связующего звена между членами команды" . Номинально MS Project в состав VSTE не входит, но вести разработку программных продуктов в среде VSTE, без составления детального плана реализации проекта средствами MS Project не целесообразно.

Целью данной лабораторной работы является освоение team-функций приложения MS Project и получение навыков составления плана проекта и построения диаграммы Ганта.

В MS Project для добавления и извлечения рабочих элементов используется план проекта. Надстройка для MS Project, необходимая для выполнения операций с рабочими элементами, определяет соответствие между полями рабочих элементов разных типов и столбцами проекта MS Project. В MS Project применяются пользовательские столбцы, а также ограниченный набор предопределенных столбцов (например Task Name ). Когда пользователь публикует или обновляет данные рабочего элемента из файла MS Project, надстройка сама определяет, в какой столбец базы данных рабочих элементов должно быть перенесено каждое из значений столбцов MS Project. Схема соответствий, которой эта надстройка пользуется, находится в XML файле MsProjProp.xml.

Рис. 8.1.

Роль MS Project в реализации проекта.

В Team System руководитель проекта является его администратором, причем как техническим, так и функциональным. Он отвечает за создание, конфигурирование и поддержку проекта в данной системе, создает и назначает рабочие элементы (сценарии, требования к качеству и задачи), а также определяет политики и ограничения.

В Microsoft Project поддержка Team System реализуется так же, как в Excel, только вместо электронной таблицы для добавления и извлечения рабочих элементов используется план проекта. Microsoft включила в Project средства интеграции с Team System не потому, что данный продукт играет какую-то особую роль при работе над проектом, а просто как еще одну альтернативу для тех руководителей проектов, которые предпочитают работать в MS Project, а не в Excel или Visual Studio. При этом приветствуется использование руководителями проектов и других встроенных функций MS Project, таких как задание граничных сроков, разделение проекта на субпроекты и создание отчетности.

Надстройка над MS Project, необходимая для операций с рабочими элементами, определяет соответствие между полями рабочих элементов разных типов и столбцами плана проекта MS Project. В Project применяются пользовательские столбцы, а также ограниченный набор предопределенных столбцов (например Task Name – "название задачи"). Когда пользователь обновляет или публикует данные рабочего элемента из файла MS Project, эта надстройка сама определяет, в какой столбец базы данных рабочих элементов должно быть перенесено каждое из значений столбцов MS project.

Основные термины

Задача – составная часть проекта

Ресурсы – материальные и рабочие

Назначение – выделение ресурсов на задачу

Фаза – объединение задач. Суммарная задача – задача, объединяющая другие

Веха – завершающая задача, выполнение которой приводит к важному результату

Длительность – время, необходимое на выполнение задачи

Трудозатраты – объем работ, необходимых для выполнения задачи

Затраты – стоимость выполнения задачи

Зависимость – связь задач между собой, определяющая последовательность их выполнения

Длительность проекта - время от начала самой ранней задачи до окончания наиболее поздней

Критическая задача – задача, при увеличении длительности которой увеличивается время выполнения проекта

Создание нового проекта

Первыми шагами при создании календарного плана являются: запуск нового плана проекта, определение начальной или конечной даты проекта, а также ввод общих сведений о проекте.

Начиная новый проект в Microsoft Project, необходимо ввести начальную дату проекта. Рекомендуется вводить только начальную дату проекта, а конечная дата будет рассчитана в Microsoft Project после ввода и планирования задач.

Если проект должен быть завершен к определенной дате, следует ввести только конечную дату проекта. Первоначальное планирование следует выполнять с конечной даты, чтобы определить дату, когда необходимо начать проект. Если известна наилучшая начальная дата и работа начата, более эффективно выполнять планирование с начальной даты.

1. Нажмите кнопку Создать. Кнопка Создать может быть временно скрыта. Она может не отображаться, если для отображения всех кнопок недостаточно места. Нажмите кнопку Параметры панелей инструментов, а затем нажмите кнопку Создать.
2. В меню Проект выберите команду Сведения о проекте. Введите или выберите начальную или конечную дату проекта и нажмите кнопку OK.
3. Нажмите кнопку Сохранить.
4. В поле Имя файла введите имя проекта, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Начальную или конечную дату можно изменить, выбрав команду Сведения о проекте в меню Проект.

Кроме того, для быстрого создания нового проекта может быть использована боковая область Определение проекта. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Задачи и щелкните ссылку Определение проекта. Следуйте инструкциям в боковой области.

Ввод ключевых сведений о проекте

В каждом проекте содержится уникальный набор компонентов: цель проекта, определенные задачи, а также лица, их выполняющие. Чтобы помнить все важные сведения и их взаимосвязь, следует вводить данные о проекте и обращаться к ним при необходимости.

1. В меню Файл выберите команду Свойства и откройте вкладку Документ.
2. Введите любые сведения о проекте, например, укажите лиц, которые будут им управлять и вести файл проекта, опишите цель проекта, известные ограничения и введите другие общие замечания о проекте.
3. Нажмите кнопку OK.

Чтобы найти не отображаемые команды меню, щелкните стрелку в нижней строке меню. Появятся все команды данного меню. Меню также можно развернуть, дважды щелкнув его кнопкой мыши.

Настройка календаря проекта

Календарь проекта можно изменять, чтобы отражать рабочие дни и часы для каждого участника проекта. Стандартный календарь с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00, с часовым обеденным перерывом.

Можно определить и нерабочее время, например выходные или ночное время, а также специальные выходные дни, например праздники.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.
2. В меню Сервис выберите команду Изменить рабочее время.
3. Выберите дату в календаре.
4. Чтобы изменить один день недели во всем календаре (например, задать окончание работы по пятницам в 16:00), выберите сокращенное обозначение этого дня вверху календаря. Чтобы изменить все рабочие дни, например, чтобы начинать работу со вторника по пятницу в 10:00, выберите обозначение этого дня (например, "Вт" для вторника) для первого рабочего дня недели, а затем, удерживая клавишу SHIFT, выберите обозначение последнего рабочего дня ("Пт" для пятницы).
5. Выберите параметр нерабочее время для выходных дней или нестандартное рабочее время для изменения часов работы. Если выбран параметр нестандартное рабочее, введите необходимое время начала работы в поле С и время окончания в поле По.
6. Нажмите кнопку OK.

Для быстрой настройки календаря проекта можно использовать боковую область Рабочее время проекта. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Задачи и щелкните ссылку Определение рабочего времени проекта. Следуйте указаниям в боковой области.