Ввод сведений об организации, начальное заполнение справочников

3.6. Удаление объектов

Элементы справочников и другие объекты, которые были ошибочно созданы, потеряли актуальность или просто не нужны для ведения учета в нашей организации, можно удалить. Удаление в системе 1С:Предприятие ведется особенным образом, отражающим тот факт, что объект, который мы хотим удалить, может использоваться для нужд других объектов и его удаление приведет к неправильной работе системы. Причем, далеко не факт, что те объекты, которые мы собрались удалить, удастся удалить без модификации других объектов.

Учтите, что в реальной системе учета далеко не все пользователи имеют право удалять объекты. Для этого нужны определенные права.

Если это предусмотрено конфигурацией, объекты можно удалять непосредственно - без проверки ссылочной целостности базы данных. Однако подобное удаление объектов выполнять не рекомендуется, так как возможно нарушение ссылочной целостности базы данных. Дело в том, что если удаляемый объект (например, физическое лицо из справочника Физические лица) использован при настройке свойств другого объекта (например, в качестве ответственного лица для одного из элементов справочника Склады (места хранения)), при непосредственном удалении объект будет удален, но система будет работать неправильно.

Для того чтобы удалить элемент справочника Склады (места хранения), выполним следующие действия.

Перейдем в справочник Склады (места хранения). Выберем элемент справочника Ненужный склад и выполним одно из следующих действий, которое приведет к пометке его на удаление:

• Нажмем клавишу Del на клавиатуре;
• Воспользуемся кнопкой панели инструментов Установить пометку удаления,
• Выберем пункт контекстного меню Установить пометку удаления;
• Воспользуемся соответствующим пунктом меню Действия.

На вопрос системы о том, следует ли пометить объект на удаление, ответим Да. В итоге, значок элемента, помеченного на удаление, изменится – около него появится красный крестик, рис. 3.47.

Рис. 3.47. Элемент справочника, помеченный на удаление

Кроме того, пометим на удаление элемент справочника Физические лица Иванов Иван Иванович. Мы делаем это для демонстрации контроля ссылочной целостности базы, позже мы снимем пометку удаления с этого объекта.

Пометку удаления можно снять – для этого нужно выделить строку с элементом, помеченным на удаление и снять пометку. Снятие пометки выполняется теми же командами и клавишами, которые используются для установки пометки.

Для того чтобы начать процедуру удаления помеченных объектов, выполним команду главного меню Операции > Удаление помеченных объектов. При выполнении этой команды система предупредит нас о том, что подготовка к удалению помеченных объектов может занять продолжительное время и запросит подтверждение операции.

Нажмем Да и дождемся вывода окна результатов поиска помеченных на удаление объектов ( рис. 3.48). На практике, при работе с реальной базой данных, удаление помеченных объектов выполняют не слишком часто, например – раз в день, так как эта операция, в зависимости от размера базы и мощности компьютера, действительно, может занять немало времени.

Рис. 3.48. Окно с информацией о найденных объектах, помеченных на удаление

В появившемся окне нажмем на кнопку Контроль и дождемся результатов анализа базы данных.

Когда окно с результатами анализа будет выведено ( рис. 3.49), объекты, которые можно удалить, отмечены зеленой галочкой, объекты, которые в данный момент удалить нельзя, отмечены красной галочкой. Мы выделили объект Справочник Физические лица – Иванов Иван Иванович, в нижней части окна, в области Ссылки на удаляемый объект, показаны объекты, зависящие от удаляемого.

Рис. 3.49. Результаты контроля перед удалением помеченных объектов

Здесь мы видим пару объектов, отмеченных восклицательным знаком. Это – запись об ответственном лице склада Склад в магазине и запись регистра ФИОФизЛиц. Запись в регистре ФИОФизЛиц выполнена автоматически – в этом регистре хранится история изменения ФИО. Если бы не использование Иванова Ивана Ивановича в качестве ответственного лица на складе Склад в магазине, запись в регистре не препятствовала бы его удалению и была бы автоматически удалена вместе с записью о физическом лице.

Кроме того, есть запись об ответственном лице склада Ненужный склад. Так как этот склад в данный момент готов к удалению, данная запись не препятствует удалению, а приведена здесь лишь для информации.

Фактически, из приведенных в поле Ссылки на удаляемый объект, удалению объекта препятствует лишь одна – Ответственные лица – Склад в магазине.

Для удаления Иванова Ивана Ивановича из справочника Физические лица сначала нужно удалить ссылку на него в описании справочника Склад в магазине. Например, заменив другим физическим лицом.

Нажмем на кнопку Удалить – Ненужный склад будет удален, мы увидим сообщение об удалении объектов, рис. 3.50.

Рис. 3.50. Результаты удаления помеченных объектов

Похожая последовательность действий применяется и при удалении любых других объектов. Их помечают на удаление, анализируют результаты контроля ссылочной целостности, удаляют ссылки на них (их упоминание, другими словами) в других объектах, перечисленных в поле Ссылки на удаляемый объект, снова проводят процедуру удаления, и так – до тех пор, пока объекты не будут удалены.

Если вы решили, что объект, помеченный ранее на удаление, не нужно удалять, пометку удаления можно снять – это выполняется тем же способом, которым устанавливали пометку (клавишей Del или командами контекстного меню, панели инструментов, меню кнопки Действия, команда Снять пометку удаления).

3.7. Предприятие, организация, подразделение, склад

Сейчас мы немного отвлечемся от первоначальной настройки программы и поговорим о нескольких важных понятиях, принятых в 1С:Бухгалтерии, некоторые из которых у начинающих обычно пересекаются друг с другом. Речь идет о понятиях "Предприятие", "Организация", "Подразделение" и "Склад".

В терминологии 1С:Бухгалтерии есть понятие объекта Предприятие. Предприятие может состоять из нескольких организаций (именно они перечислены в справочнике Организации), а организации, в свою очередь, состоят из подразделений.

Особую роль в концепции 1С:Бухгалтерии отводят складам - они служат важными центрами учета и в иерархии системы находятся на том же уровне, что и организации. У организации может быть подразделение "Склад", но это подразделение вполне может быть никак не связано со складом, который используется в учете. Например, подразделение организации, называющееся "Склад" может состоять из нескольких сотрудников - кладовщиков, каждый из которых будет отвечать за свой участок работы на различных складах организации.

3.8. Выводы

В этой лекции мы рассмотрели основные операции по работе со справочниками. Загрузили адресный классификатор и классификатор банков, произвели начальное заполнение справочников Организации, Подразделения, Склады (места хранения), Банки, Банковские счета, Ответственные лица организации, Физические лица, Должности организаций, Типы цен номенклатуры, ввели данные по учету НДФЛ для физических лиц, освоили процедуру удаления объектов с контролем ссылочной целостности информационной базы.