Ввод сведений об организации, начальное заполнение справочников

3.4. Ответственные лица организации

Регистр сведений Ответственные лица организации (Предприятие > Ответственные лица организаций) хранит историю назначения сотрудников организации на ответственные должности. Среди таких ответственных позиций можно отметить следующие, предусмотренные в системе:

• Руководитель;
• Главный бухгалтер;
• Руководитель кадровой службы;
• Кассир;
• Ответственный за налоговые регистры;
• Уполномоченный представитель;
• Исполнитель;

В пользовательском режиме данный список не расширяется – он содержится в объекте Перечисление, который редактируется лишь в Конфигураторе. В то же время, должности сотрудников организации вполне можно редактировать.

Редактирование информации об ответственных лицах ведется в списке ( рис. 3.36).

Рис. 3.36. Создание новой записи регистра Ответственные лица организаций

Для того чтобы правильно заполнить данный регистр сведений, понадобится предварительно заполнить два справочника. Первый – справочник Физические лица. Его форма вызывается при нажатии кнопки с тремя точками в поле Физическое лицо регистра Ответственные лица организации. Второй справочник – Должности организаций – его можно вызвать из поля Должность.

Заполним сведения об ответственных лицах организации и об их должностях. Необходимая информация приведена в табл. 3.1.

Ввод информации о физических лицах и заполнение регистра Ответственные лица организаций еще не означает, что мы отразили в подсистеме учета заработной платы данные о приеме сотрудников на работу. Этим мы займемся при рассмотрении учета заработной платы в программе.

Заполним справочник Должности организаций (закладка Панели функций Кадры, ссылка Должности), справочник это очень простой, элементы редактируются и вводятся в списке, без вызова отдельного окна, на рис. 3.37 вы можете видеть заполненный справочник.

Рис. 3.37. Заполнение справочника Должности организаций

Займемся справочником Физические лица (закладка Панели функций Кадры, ссылка Физические лица). При необходимости ведения учета большого количества физических лиц или какой-либо их классификации, в данный справочник можно ввести различные группы. Обычно подобный справочник разбивают на группы по подразделениям, в которых работают физические лица (следует помнить, что понятия "Сотрудник" и "Физическое лицо" различаются). Кроме того, если в программе ведется учет по нескольким организациям, данный справочник можно снабдить группами для различных организаций, в которых, при необходимости, создать подгруппы для подразделений. Можно и вовсе не разбивать данный справочник (и другие подобные) по группам или сделать разбиение в соответствии с другой логикой. Мы создадим в справочнике группу с наименованием Мебельщик. Для этого щелкнем по кнопке Добавить группу на панели инструментов окна справочника и в появившемся окне Группа Физические лица введем наименование группы, рис. 3.38.

Рис. 3.38. Создание новой группы в справочнике Физические лица

Перемещение элементов или групп между группами производится так же, как для вышеописанного справочника Подразделения.

Для создания новой записи о физическом лице выделим группу Мебельщик и нажмем на кнопку Добавить в панели инструментов окна. Работа с окном ввода личных данных о физическом лице в техническом плане аналогична работе с вышеописанными справочниками, введя данные по одному из физических лиц, мы получили следующий вид окна элемента справочника, рис. 3.39.

Рис. 3.39. Заполнение сведений о физическом лице

На рис. 3.39 показана вкладка Общие, на вкладке Адреса и телефоны следует ввести адреса (Адрес по прописке, Адрес проживания и другие) – обязательно с использованием классификатора адресов, иначе возможны проблемы при формировании налоговой отчетности по физическим лицам.

Безусловно, следует ввести полную информацию о физическом лице – мы, в учебных целях, вводим лишь некоторые данные.

Для ввода информации по НДФЛ (налог на доходы физических лиц) нужно нажать на кнопку НДФЛ в панели инструментов окна. Забегая вперед, в тему учета зарплаты, скажем, что от правильности ввода данных в появляющемся после нажатия на данную кнопку окне, зависит правильность расчета НДФЛ. Заполним закладку Вычеты для Александровой Елены Андреевны так, как показано на рис. 3.40.

Рис. 3.40. Ввод данных по НДФЛ

Вкладка Статус налогоплательщика содержит сведения о статусе налогоплательщика. В частности, в нашем случае ( рис. 3.41) мы имеем дело с налогоплательщиком-резидентом.

Рис. 3.41. Ввод данных по НДФЛ

В итоге мы получили следующее состояние справочника Физические лица, рис. 3.42.

Рис. 3.42. Заполненный справочник Физические лица и окно настройки списка справочника

Обратите внимание на открытое окно Настройка списка. Его можно открыть из меню Действия или из контекстного меню списка. Оно позволяет настраивать параметры списка – включать и отключать отображение колонок, настраивать взаимное расположение и размеры колонок.

Теперь, имея заполненные необходимыми данными справочники Должности и Физические лица, мы можем приступать к заполнению регистра Ответственные лица организаций. На рис. 3.43 приведен результат заполнения.

Рис. 3.43. Заполненный регистр сведений Ответственные лица организации

Возможно, вам сейчас не совсем ясно – чем вызван выбор именно регистра сведений для хранения информации об ответственных лицах организации. Ведь, в сущности, похожую информацию должны хранить записи о приеме физических лиц на работу. Дело здесь, в основном, в том, что регистр сведений, используемый в данном случае, позволяет хранить не только некие сведения об ответственных лицах, но и историю изменений этих сведений. При вводе новых данных старые данные не пропадают, ими можно пользоваться. Кроме того, использование регистра сведений подразумевает достаточно частое получение данных (в нашем случае данные этого регистра используются, например, при подготовке многих печатных форм), а регистры оптимизированы именно на максимально быстрое получение из них информации для различных нужд системы.