Разрешение конфликтных ситуаций при реализации проекта
Вопросы семинара 3 "Разрешение конфликтных ситуаций при реализации проекта":
- Общие сведения о конфликтах
- Типы конфликтов, причины возникновения
- Последствия конфликтов
- Меры по разрешению и предотвращению конфликтов.
- Управление конфликтами в MSF
Общие сведения о конфликтах
Конфликты всегда будут сопутствовать бизнесу. Как правило, острые конфликты возникают, когда к выполнению проекта привлекаются работники, которые должны отчитываться перед двумя начальниками: руководителем функционального отдела, в штате которого находятся и от которого зависит их карьера, и перед проект-менеджером, в команде которого они временно работают. В такой ситуации промахи в управлении конфликтом со стороны проект-менеджера могут привести к параличу деятельности команды.
Конфликты естественны для всех фирм и могут привести к выгодным результатам для руководителя команды (проект-менеджера) и проекта в целом. Для достижения этих результатов проект-менеджер должен распознать категорию конфликтной ситуации и затем выбрать из нескольких известных стратегий подход к управлению конфликтом, который разрешит проблему и принесет полезные результаты проекту в целом.
Одним из ключевых элементов в современном менеджменте является осознание того, что управление и разрешение конфликтов стали важнейшей задачей руководителей.
Американская ассоциация менеджеров провела опрос менеджеров об их отношении к управлению конфликтами. Респонденты — 116 главных исполнительных менеджеров, 76 вице-президентов и 66 менеджеров среднего уровня подтвердили растущую важность конфликтов:
- они тратят около 24% времени на разрешение конфликтов;
- возможность управления конфликтами стала более важной за последние 10 лет;
- они проранжировали управление конфликтами как проблему равной, а в ряде случаев даже большей важности, чем планирование, мотивация и принятие решений;
- они считают, что источником конфликтов в команде, как правило, являются психологические факторы, такие, как отсутствие взаимопонимания, недостатки в общении и различия в системе ценностей;
- они считают, что конфликтные ситуации типичны для управления бизнес-проектом.
Конфликт представляет собой предельное обострение противоречий. В то же время противоречие и конфликт не тождественны. Конфликт вероятен лишь в случае, когда обострение противоречий между Ценами коллектива становится помехой нормальному их взаимодействию в трудовом процессе или делает такое взаимодействие невозможным. Конфликты, как правило, отрицательно сказываются на нервно-психологическом состоянии людей, поэтому необходимо учиться правильному поведению при их разрешении.
Конфликт — столкновение противоположных интересов, взглядов, целей, позиций, мнений двух или нескольких людей. В основе любого конфликта лежит конфликтная ситуация, а также противоположные средства достижения цели. Для возникновения разрастания конфликта необходим инцидент (повод), когда одна сторона начинает действовать, ущемляя (пусть неумышленно) интересы другой:
КОНФЛИКТ = КОНФЛИКТНАЯ СИТУАЦИЯ + ИНЦИДЕНТ
Усиление, эскалация конфликта происходит по схеме:
МЕЖЛИЧНОСТНЫЙ КОНФЛИКТ 
МЕЖГРУППОВОЙ КОНФЛИКТ ОБЩЕКОЛЛЕКТИВНЫЙ КОНФЛИКТ
При этом эмоции нарастают, как снежный ком. Следовательно, руководитель, получив информацию о конфликте, должен немедленно принимать меры, не дожидаясь его разрастания.
Типы конфликтов, причины их возникновения
Существуют четыре основных типа конфликтов: внутриличностный, межличностный, конфликт между личностью и группой, межгрупповой.
Внутриличностный конфликт не соответствует приведенному выше "классическому" определению конфликта. Однако его потенциальные деструктивные последствия аналогичны последствиям других типов конфликта. Он может принимать различные формы. Одна из самых распространенных форм — ролевой конфликт, когда к одному человеку предъявляются противоречивые требования по поводу того, каким должен быть результат его работы. Например, руководителю производственного подразделения его непосредственный начальник дает указание наращивать выпуск продукции, а руководитель по качеству настаивает на повышении качества продукции путем замедления производственного процесса.
Внутриличностный конфликт может также возникать в ответ на рабочую перегрузку или недогрузку. Исследования показывают, что такой внутриличностный конфликт связан с низкой степенью удовлетворенности работой, недостаточной уверенностью в себе и организации, а также со стрессом.
Межличностный конфликт самый распространенный. В организациях он проявляется по-разному. Чаще всего это борьба руководителей за ограниченные ресурсы, финансы или рабочую силу, время использования оборудования или одобрения проекта. Каждый из руководителей считает, что, поскольку ресурсы ограничены, он должен убедить вышестоящее начальство выделить эти ресурсы именно ему, а не другому.
Конфликт между личностью и группой может возникнуть, если эта личность займет позицию, отличную от позиции группы. Например, кто-то хочет выполнять сверхурочную работу или перевыполнять норму, а группа не согласна с этим.
Аналогичный конфликт может возникнуть на почве должностных обязанностей руководителя: между необходимостью обеспечивать соответствующую производительность труда и наряду с этим соблюдать правила и процедуры организации. Руководитель может принять дисциплинарные меры, которые окажутся непопулярными в глазах подчиненных. Тогда группа может нанести "ответный удар" — изменить отношение к руководителю и, возможно, снизить производительность труда.
Межгрупповой конфликт. Организации состоят из множества групп, как формальных, так и неформальных. Даже в самых лучших организациях между такими группами могут возникнуть конфликты. Неформальные группы, которые считают, что руководитель относится к ним несправедливо, могут крепче сплотиться и попытаться "рассчитаться" с ним снижением производительности труда.
Последствия конфликтов
Конструктивные последствия конфликта. Их много. Одно из них заключается в том, что проблема может быть решена приемлемым для всех сторон путем. В результате люди будут больше чувствовать свою причастность к решению этой проблемы. Это, в свою очередь, сведет к минимуму или совсем устранит трудности в осуществлении решений — враждебность, несправедливость и необходимость поступать против воли. Другое конструктивное последствие состоит в том, что стороны больше расположены к сотрудничеству, а не к антагонизму в будущих конфликтных ситуациях.
Одно из конструктивных последствий разрешения конфликта — улучшение качества принятия решений.
В процессе разрешения конфликта члены команды имеют дополнительную возможность проработать даже противоположные идеи и варианты. Могут быть также заранее проанализированы все последствия и возможные трудности до того, как решение начнет выполняться.
Деструктивные последствия конфликта. Если не попытаться найти эффективный способ управления конфликтом, то могут возникнуть деструктивные последствия, иначе говоря, условия, препятствующие достижению целей.
Управление конфликтной ситуацией
Управление конфликтной ситуацией. Руководитель бизнес - проекта должен начать разрешение конфликта с анализа фактических причин, а затем использовать соответствующую методику. Существует несколько действенных способов управления конфликтной ситуацией, которые можно разделить на две категории: структурные и межличностные. Приведем структурные методы разрешения конфликта:
- Разъяснение требований к работе. Одним из лучших методов управления, предотвращающих деструктивные конфликты, является разъяснение того, какие результаты ожидаются от каждого сотрудника и подразделения, уровень требуемых результатов, кто предоставляет различную информацию и кто ее получает, какова система полномочий и ответственности, а также принятых процедур и правил.
- Координационные и интеграционные механизмы. Имеется в виду, что установление иерархии полномочий упорядочивает взаимодействие людей, процедуру принятия решений и информационные потоки внутри организации. Если два или более подчиненных имеют разногласия по какому-то вопросу, то конфликта можно избежать, обратившись к их общему начальнику для принятия решения.
- Общие организационные цели. Осуществление этих целей требует совместных усилий всех сотрудников, отделов и подразделений. Например, если три смены производственного отдела конфликтуют между собой, то следует сформулировать цели для всего отдела, а не для каждой смены в отдельности. Аналогично установление четко сформулированных целей для всего проекта способствует тому, что руководители отделов будут принимать решения, благоприятствующие всей организации, а не только их собственной функциональной области.
- Использование системы вознаграждений. За достижение общеорганизационных комплексных целей члены команды могут вознаграждаться благодарностью, премией, признанием или повышением по службе. Не менее важно, чтобы система вознаграждений не поощряла неконструктивное поведение отдельных лиц или групп. Например, если награждать руководителей отдела продаж только на основе увеличения объема проданных товаров, то это может вступить в противоречие с намеченным уровнем получения прибыли. Руководители этого отдела могут увеличить объем сбыта, предлагая без всякой надобности скидки и тем самым снижая уровень средней прибыли компании.
Управление конфликтами в MSF
Все, что было описано выше, относится к классической теории разрешения и управления конфликтами. Однако, какие же средства для управления конфликтами предоставляет MSF.
Если рассмотреть методы разрешения конфликтов, изложенные выше, то можно сделать нижеследующий вывод. Большая часть этих методов реализуется в процессе фазы выработки концепции (Envision). Естественно, обязанность по разрешению конфликтных ситуаций должен взять на себя менеджер проекта.
Если говорить подробнее, то разрешение конфликтов входит в такую область управления конфликтами, как управление персоналом (Staff Resource Management), см. таблицу ниже.
| Область управления проектами | Описание |
|---|---|
| Планирование и мониторинг проекта, контроль за изменениями в проекте (Project planning / Tracking / Change Control) | Интеграция и синхронизация планов проекта; организация процедур и систем управления и мониторинга проектных изменений |
| Управление рамками проекта (Scope Management) | Определение и распределение объема работы (рамок проекта); управление компромиссными решениями в проекте |
| Управление календарным графиком проекта (Schedule Management) | Составление календарного графика исходя из оценок трудозатрат, упорядочивание задач, соотнесение доступных ресурсов с задачами, применение статистических методов, поддержка календарного графика |
| Управление стоимостью (Cost Management) | Оценки стоимости исходя из оценок временных затрат; отчетность о ходе проекта и его анализ; анализ затратных рисков; функционально-стоимостной анализ (value analysis) |
| Управление персоналом (Staff Resource Management) | Планирование ресурсов; формирование проектной команды; разрешение конфликтов; планирование и управление подготовкой |
| Управление коммуникацией (Communications Management) | Коммуникационное планирование (между проектной группой, заказчиком/спонсором, потребителями/пользователями, др. заинтересованными лицами); отчетность о ходе проекта |
| Управление рисками (Risk Management) | Организация процесса управления рисками в команде и содействие ему; обеспечение документооборота управления рисками |
| Управление снабжением (Procurement) | Анализ цен поставщиков услуг и/или аппаратного/программного обеспечения; подготовка документов об инициировании предложений (requests for proposals – RFPs), выбор поставщиков и субподрядчиков; составление контрактов и переговоры об их условиях; договора; заказы на поставку и платежные требования |
| Управление качеством (Quality Management) | Планирование качества, определение применяемых стандартов, документирование критериев качества и процессов его измерения |
При этом нельзя сказать, что MSF предлагает что-то принципиально новое в области управления конфликтами. Управление конфликтами в MSF – это вариант применения классической теории управления конфликтами повсеместно применяющейся на Западе.