Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности

7.2. Типовой состав функциональных модулей КИС

ФИНАНСЫ

Финансовые инструменты обеспечивают мониторинг финансовых событий в реальном масштабе времени, ведение бухгалтерского и финансового учета в российских и в международных стандартах (GAAP, IAS), контроль и управление на всех уровнях организации для поддержки принятия решений. Ядро контура Финансы составляют правила, создаваемые на основе учетной политики, бухучет. Основным учетным регистром является журнал хозяйственных операций (Главная книга), а также регистры "Бухгалтерия дебиторов" и "Бухгалтерия кредиторов".

ИНЖИНИРИНГ (Проектные работы)

На предприятии выполняются проектные и опытно-конструкторские работы для выпуска новой продукции. С помощью инжиниринга осуществляется управление проектированием и созданием новых видов продукции, поддержка технологических процессов изготовления изделий, учет и техническое обслуживание производственных ресурсов. Основные функции инжиниринга:

• ведение БД конструкторских изделий для проектирования, конфигурационного управления и отслеживания технологии изготовления изделий;
• ведение БД "Основные фонды" (технологическое оборудование);
• разработка маршрутных карт технологических процессов;
• ведение БД "Технологическая оснастка" для конструирования оснастки;
• управление жизненным циклом изделия и др.

ЛОГИСТИКА

Логистические цепочки представляют собой последовательную реализацию логистических функций: сбыта, закупки, планирования потребностей в материалах, технического обслуживания и ремонта. Иногда логистические системы разделены на логистику закупок, логистику производства, логистику сбыта и логистику хранения (рис. 7.2-1).

Рис. 7.2-1.

Базовые принципы системы логистики: простота (движение товарных потоков прозрачно), гибкость (настройка на различные модели и методы обработки заказов), адаптивность и открытость (упрощение взаимодействия с поставщиками и покупателями). Система логистики может охватывать регионально-распределенный бизнес для группы компаний, их производственные мощности, распределительные центры и торговые офисы, включая партнеров по цепочке поставок (дистрибьюторов, оптовиков, розничную торговую сеть, предприятия-потребителей).

Поставки

Реализация цепочки поставок охватывает движение материалов, товаров и услуг, информационные и финансовые потоки как вверх, так и вниз по всей цепочке. Глобальный каталог товарно-материальных ценностей (ТМЦ) обеспечивает унификацию обозначений материалов, повышает точность уровня запасов, все данные вводятся один раз. Выполняется поддержка работы с зарубежными поставщиками и заказчиками, определение наличия товара/спроса на указанную дату (Available to Promise - ATP).

В режиме on-line можно видеть статус заказа по всей цепочке и обрабатывать возвраты в различных подразделениях, тем самым повышается гибкость организации и скорость реагирования. Благодаря возможности обработки платежей клиента и поставщика сразу для нескольких компаний группы, консолидации данных и возможности внутреннего выставления счетов, КИС поддерживает отношения в сложных холдинговых структурах. Управление цепочками поставок состоит из трех элементов:

• планирование цепочки поставок;
• реализация цепочки поставок;
• отслеживание эффективности цепочки поставок.

Этот модуль обеспечивает видение всей цепочки поставок (поставщиков, покупателей и т. п.) и взаимодействие через интернет-порталы, охватывая прогнозирование, планирование спроса и управление событиями в цепочке поставок. Управление событиями использует порталы и электронную почту для оповещения, принятия решений и изменения графиков поставок на протяжении всей цепочки.

Планирование цепочки поставок охватывает поток спроса и то, как компании, организации и отдельные подразделения взаимодействуют между собой в ходе поставок. Реализация цепочки поставок охватывает движение материалов, товаров и услуг, информационные и финансовые потоки как вверх, так и вниз по всей цепочке.

Производство

В большинстве КИС реализуется стандарт класса MRP II, ориентированный на базовые модели управления: изготовление на склад, сборка на заказ, изготовление на заказ, конструирование на заказ. Предприятия могут иметь различные типы производства: поточное (массовое), серийное, заказное, единичное, партионное (порционное), производство с непрерывным производственным циклом. Основные функции управления модуля:

• поддержка полного жизненного цикла продукции (Product Lifecycle Management - PLM), для готовой продукции рассматриваются технологические маршруты, конструкторская спецификация, производственное оборудование для изготовления продукции, квалификация персонала, техническое обслуживание и т. п.;
• планирование производственной программы осуществляется на основе заказов сбыта, прогноза спроса и обеспеченности материалами и производственным оборудованием;
• планирование потребности в материалах выполняется с учетом производственной программы, складских запасов, запланированных поступлений материалов и отгрузки готовой продукции;
• определение оптимальных размеров партий производства продукции с учетом страхового запаса и срока покрытия заказов;
• планирование потребностей в производственных мощностях, определение реальных сроков выполнения производственной программы с учетом производственных мощностей; расчет загрузки производственных ресурсов;
• формирование производственной логистики на уровне цехов предприятия с дискретным и процессным производством (детальное планирование, контроль выполнения, контроль качества и отслеживание единиц произведенной продукции) и др.

КИС поддерживают различные варианты планирования.

Цеховое планирование с ограничениями (уточнение календарного планирования и установление очередности выполнения цеховых заказов на критических рабочих центрах с использованием правил диспетчирования - минимум снижения производительности оборудования вследствие переналадок, минимум просрочки заказов в среднем, минимум максимальной просрочки среди заказов).

Канбан - визуальная система производственной логистики "вытягивающего" типа (пополнение запасов посредством потребления), применяется при поточном производстве, стабильном характере спроса, производстве небольшими партиями и контроле качества на месте производства. Расчет производственной программы выполняется на основе среднего спроса (при равномерном спросе) или путем моделирования (при неравномерности спроса).

График производства - при разработке графиков работы производственных участков в поточных, процессных и конвейерных производствах используются нормы расхода материалов и трудозатрат на производство продукции, выполняются условия:

• равномерность спроса на полуфабрикат;
• незначительное время переналадки оборудования;
• редкие производственно-технологические отклонения;
• высокий уровень качества технологического процесса производства продукции (отсутствие брака).

Сквозная обработка нестандартного заказа - процедура планирования дерева заказов на основе выбранной производственной спецификации заказного изделия или на основе ранее созданного похожего внешнего заказа.

Конфигуратор производства - изготовление продукции с учетом вариантности требований заказчиков. Вводится так называемое вариантное изделие, которое имеет вариантную спецификацию изделия.

Контроллинг затрат на продукт для расчета себестоимости продукции различными методами:

Стандартная (standart costing) себестоимость, когда прямые переменные затраты планируются по видам продукции, остальные затраты - по центрам затрат, стандартный размер партии (цикла производства).

Процессная (activity based costing) себестоимость для стандартной продукции определяется на основе параметров процесса создания добавленной стоимости; для нестандартной продукции (подготовка производства, конструкторско-технологическая проработка, настройка оборудования) определяются источники процессных затрат.

Гибридная модель затрат (объединение стандартной и процессной себестоимости).

Предварительная калькуляция издержек производства по цеховому заказу (учет конструкторско-технологических особенностей изготовления продукции и фактического размера партии).

Текущая калькуляция издержек производства по цеховому заказу (с учетом объема незавершенного производства).

Метод неуклонного снижения себестоимости (Kaizen costing) на стадиях поточного производства, анализ отклонений фактической себестоимости от целевой, выявление и реализация корректирующих мер.

Техобслуживание и ремонт

Комплекс техобслуживания и управления ремонтами широко используется в энергетических компаниях, промышленности, телекоммуникациях, на транспорте, автосервисе, сфере обслуживании объектов инфраструктуры (мостов, линий электропередачи, портов, трубопроводов и т. д.), жилищно-коммунальном хозяйстве.

Автоматизация управления техобслуживанием и ремонтом оборудования предполагает:

Описание объектов ремонта - конструкции и технические характеристики объектов, наличие сведений об их приобретении и вводе в эксплуатацию, гарантийных сроков.

Ведение каталога запчастей и материалов, необходимых для ремонта объектов.

Учет складских запасов запчастей и материалов для ремонта объектов.

Разработку графиков планового обслуживания объектов ремонта (осмотры, профилактическое обслуживание, профилактические ремонты).

Разработку графиков текущих, средних и капитальных ремонтов объектов.

Оперативный учет незапланированных ремонтных работ объектов. Поддержка тесной связи с модулями по учету персонала, управлению производством, логистикой.

Оптимизацию расхода ресурсов и выполнения ремонтного цикла.

Учет выполнения ремонтных работ, причин отказа, фактического использования ресурсов и т. п. по единицам и по группам объектов ремонта.

Сбор статистики отказов объектов ремонта и др.

Управление качеством

Содержание системы управления качеством составляет учет и анализ точности и стабильности технологических процессов, сведения о текущем предупредительном и приемочном статистическом контроле, выполняемых с целью определения нарушений протекания процессов и устранения их причин, непосредственный контроль качества изготовленной продукции. В КИС должна быть обеспечена поддержка стандартов качества ISO 9000, международных отраслевых стандартов качества, создание планов контроля качества в течение полного жизненного цикла продукции.

Показатели качества продукции отслеживаются по всей цепочке начиная от поставок сырья и материалов, комплектующих изделий на стадиях снабжения и до планирования и контроля выполнения производственных заказов, сбыта и распределения продукции.

Продажи и послепродажное обслуживание

Основные функции системы управления продажами КИС:

• ведение маркетинга продаж;
• поддержка "конфигуратора продукции" в соответствии с требованиями заказчика;
• выбор формы продажного и послепродажного обслуживания;
• формирование коммерческого заказа и его калькуляция;
• организация центра поддержки заказчиков и партнеров (регистрация вопросов, ответ на запросы с использованием Интернет/интранет/экстранет, публикация FAQ - Fast Access Query;
• организация Интернет-магазина для управления заказами через Интернет и др.

Большинство КИС поддерживает электронный бизнес (e-Business), связанный с реализацией хозяйственных процессов, созданием электронных торговых площадок типа Business to Business (B2B). Благодаря новым технологиям и Интернет повышается оперативность сделок, ускоряется процесс обработки бизнес-транзакций. В результате снижаются издержки и цены на сырье и материалы; реализуется удаленный доступ мобильных пользователей с использованием беспроводных и мобильных устройств (ноутбуков, карманных компьютеров, сканеров штрих-кодов), обеспечена поддержка совместной работы сотрудников организации и внешних пользователей с помощью подготовки персональных порталов, порталов внешнего сотрудничества.

ПЕРСОНАЛ

Эффективное управление человеческими ресурсами предполагает анализ потребностей в персонале, ведение кадрового учета, учет отработанного времени, расчет зарплаты и премий, планирование карьерного и профессионального роста и обучения. Основная проблема - нехватка квалифицированных кадров, вследствие чего подбор (наем) работников является первостепенной задачей, решение которой предполагает:

• создание информационной базы о должностях и вакансиях с указанием требований к уровню знаний и навыков кандидатов;
• учет кандидатов;
• подбор и оценкe кандидатов для заполнения вакансии;
• назначение кандидатов и др.

Управление персоналом требует планирования карьерного роста сотрудников. Для проведения обучения и повышения квалификации сотрудников разрабатываются планы проведения учебных мероприятий. Расчет зарплаты основан на ведении табельного учета, КИС обеспечивает:

• различные процедуры регистрации табеля рабочего времени;
• минимум ручной регистрации данных;
• оперативный доступ к данным о фактически отработанном времени;
• контроль табеля учета рабочего времени самим работником;
• анализ и формирование отчетной документации и пр.

Для крупных предприятий затраты на командировочные расходы составляют значительную величину. В КИС автоматизирован расчет затрат на командировки (суточные, билеты, карманные расходы и другие виды командировочных затрат).

Технологии интернет-порталов позволяют реализовать концепцию ESS - Employee Self-service (самостоятельное ведение личных дел). Доступ к фрагментам личных дел позволяет сотрудникам проверять правильность информации о себе, параллельно уменьшая загрузку работников отдела кадров.

КОМПОНЕНТЫ ОБЩЕГО НАЗНАЧЕНИЯ

К компонентам общего назначения КИС относятся:

• управление документооборотом;
• управление проектами (Project Management);
• оценка эффективности бизнеса;
• информационно-технологический компонент и др.

Работа компонентов общего назначения построена на тесной интеграции со всеми функциональными модулями КИС. Для оценки и управления эффективностью функционирования предприятия используют.

• концепцию сбалансированной системы показателей - Balanced Scorecard, систему функциональных показателей - Functional Scorecard, систему процессных показателей - Process Scorecard;
• ключевые показатели эффективности (факторы успеха) - Key Performance Indicators;
• оперативную аналитическую обработку данных (OLAP);
• генерацию отчетов и др.

Для управления документооборотом компании обеспечивается высокое качество подготовки документов, расширение возможностей стандартных текстовых редакторов, автоматизированный ввод данных первичных документов (сканирование и программы распознавания образов). На логическом уровне документ представляет собой набор атрибутов, поддерживает связь документов с бизнес-объектами. Для каждого документа определяется уровень безопасности, профили доступа пользователей, маршрут движения.

Управление проектами используется для координации выполнения управленческих процедур КИС, стратегического планирования, оперативного управления, бюджетного планирования и стоимостного анализа работ, анализа рисков и др. Средствами системы управления проектами осуществляется поддержка основных этапов жизненного цикла проектов любого типа (инвестиционных, организационных, бизнес-процессов).

Технологическая платформа современных КИС в большинстве случаев основана на пятиуровневой архитектуре и открытых стандартах взаимодействия с внешними источниками данных, программными системами (XML, Java и .NET).

Значительное число КИС имеет свою методологию и инструменты проектирования, разработки, установки и администрирования системы.

Ключевыми компонентами технологической платформы КИС являются:

• функциональная настройка КИС - конфигурирование функциональных модулей;
• техническая настройка КИС - смена аппаратной платформы, системного программного обеспечения КИС (модели СУБД, типа операционной системы);
• возможность выбора языка интерфейса; соответствие требованиям национальных стандартов, законодательным актам; наличие лицензий и сертификатов на программное обеспечение КИС;
• администрирование КИС:
• идентификация и аутентификация пользователей КИС;
• санкционированный доступ пользователей КИС к информационным ресурсам (базам данных, документам);
• азделение прав доступа к различным функциям и данным при многопользовательской работе;
• создание профилей пользователей (параметры рабочего сеанса пользователя: размеры и цвета экранных окон; параметры экранных шрифтов; структура и доступные пункты генерального меню) и др.

Предлагаемые на рынке программных продуктов коробочные КИС можно разделить на две группы по признаку страны происхождения: отечественные (ГАЛАКТИКА, ПАРУС, БОСС, ЛАГУНА, ФЛАГМАН и др.) и зарубежные (SAP R/3, IFP, Oracle Finance, BAAN, Scala, Microsoft Axapta и др.). Эксперты дают диаметрально противоположные оценки программного обеспечения КИС отечественных и зарубежных производителей. Некоторые считают, что отечественные разработки КИС даже отличаются в лучшую сторону от западных КИС новизной информационных технологий в связи с тем, что эти системы создавались в более поздний период, соответствием специфике национальной экономики.

Другие эксперты считают, что только зарубежные КИС соответствуют всем необходимым требованиям и что отечественные разработки КИС серьезно уступают им в функциональности.

Решение о создании КИС предприятия является ответственным этапом. Основное внимание при выборе программного обеспечения КИС должно быть направлено на анализ и оценку параметров КИС:

• фирма-поставщик КИС (история фирмы, время существования КИС, сведения о внедрениях КИС, объемы продаж КИС, сведения о рекламациях и т. п.);
• программный продукт КИС (функциональная полнота и методы управления; модульность построения КИС; типы операционных и технических платформ; базовые информационные технологии КИС, "открытость" архитектуры и интеграция с программными продуктами; сложность настройки и адаптации КИС; требования к квалификации персонала и др.);
• готовность корпорации к внедрению КИС (осознание проблемы повышения эффективности управления, состояние инфраструктуры информационной системы, квалификация управленческого персонала, перспективы отношений с клиентами, финансовое состояние предприятия и т. п.).

После экспертизы характеристик объекта управления и требований к КИС, с одной стороны, характеристик программных продуктов КИС, с другой стороны, осуществляется выбор КИС. Как правило, выбор осуществляется в два этапа: предварительный и окончательный. Сроки внедрения КИС зависят от степени готовности объекта и системы управления к нововведениям, применяемой методологии внедрения.

Ниже рассмотрены наиболее популярные программные продукты КИС.