Использование списка задач

Создание задачи группы

При создании задачи группы ее можно назначить одному или нескольким пользователям, а затем отправить им уведомление. Получатели могут ответить на полученное уведомление так же, как и на приглашение о собрании, используя имеющиеся параметры ответа ("Принять", "Отклонить", "Делегировать", "Предложить новую дату", "Завершено").

Чтобы создать задачу группы

1. Откройте список задач.
2. В меню выберите команду: Действия - Новая задача.
3. В форме задачи введите текст в поле "Тема".
4. Справа от надписи "Назначить" выберите вариант "другим".
5. Введите имена в поля "Участники" (щелкните значок адресной книги, чтобы ввести имена, используя диалоговое окно "Выбор адресов").
6. Обязательно. Эти пользователи получают уведомление о назначении задачи группы с параметрами ответа ("Принять", "Отклонить", "Делегировать", "Предложить другую дату", "Завершено").
7. Необязательно. Эти пользователи являются необязательными участниками, но также получают уведомление о назначении задачи группы с параметрами ответа ("Принять", "Отклонить", "Делегировать", "Предложить другую дату", "Завершено").
8. К сведению. Эти пользователи получают только извещение о задаче группы. Они не имеют обычных вариантов ответа, которые имеют обязательные и необязательные приглашенные, но они могут добавить эту задачу в свой список задач. Другие исполнители не могут видеть имена пользователей, введенные в этом поле извещения.
9. (Необязательно.) В поле "Приоритет" выберите необходимое значение для этого элемента. Рядом с записями списка задач в представлении задач отображаются соответствующие числа (Высокий =1, Средний =2, Низкий =3, Нет =нет числа).
10. (Необязательно.) В поле "Категория" выберите или введите тип записи.
11. (Необязательно.) Введите даты в поля "Срок исполнения" и "Начало до".
12. (Необязательно.) Установите флажок "Повторы", чтобы сделать запись повторяющейся. Затем задайте параметры повтора в диалоговом окне "Параметры повтора".
    Примечание Если создана повторяющаяся запись и после ее сохранения решено отменить повторы либо наоборот - необходимо создать новую запись. Нельзя изменить исходную запись. Выберите запись в представлении задач, затем выберите команду: Действия - Копировать в - Новую задачу. Все исходные данные будут скопированы в новую форму, где их можно будет изменить и сохранить в новой записи.
13. (Необязательно.) Добавьте в поле "Описание" текст, связи с документами, вложения (файлы), объекты и рисунки.
14. (Необязательно.) Установите флажок "Пометить как частное", чтобы запретить пользователям, имеющим доступ к вашему календарю, просмотр сведений этой задачи. Эти пользователи смогут увидеть только ее дату и время.
15. (Необязательно.) Установите флажок "Оповещение", чтобы задать параметры оповещения для этой записи.
16. (Необязательно.) Выберите команду: Действия - Параметры доставки, чтобы изменить параметры доставки уведомления, получаемого исполнителями.
17. Нажмите кнопку "Сохранить и отправить приглашения".

Элемент добавляется в список задач, а участникам отправляются уведомления.

1. Из почтового сообщения. Для этого следует открыть сообщение (или выбрать его в представлении) и выбрать: Действия - Копировать в - Новую задачу. Откроется форма новой задачи, в которой поля "Тема" и "Описание" уже заполнены сведениями из почтового сообщения.
2. Нажмите кнопку "Создать"на панели инструментов и выберите команду "Новая задача".

Перенос, отмена или подтверждение задачи группы

При переносе, отмене или подтверждении задачи группы Notes отправляет участникам сообщение электронной почты с данными о проведенных изменениях.

Чтобы перенести, отменить или подтвердить задачу группы

1. Откройте список задач.
2. Откройте задачу.
3. В меню выберите команду: Действия - Действия, а затем команду "Перенести", "Отменить" или "Подтвердить".
   • Если выбрана команда "Перенести", укажите новую дату начала и (или) срок исполнения. Затем установите флажок, если требуется добавить примечания в сообщение электронной почты.
   • Если нажата кнопка "Отмена" и требуется удалить эту запись и все полученные ответы, выберите вариант "Удалить задачу и связанные с ней извещения и документы без восстановления". Затем укажите, требуется ли добавить примечания в сообщение, отправляемое участникам.
   • Если нажата кнопка "Отмена" и требуется удалить задачу только из представления календаря, выберите вариант "Удалить задачу из календаря и оставить ее в представлениях задачи". Затем укажите, требуется ли добавить примечания в сообщение, отправляемое участникам.
   • Если выбран вариант "Подтвердить", укажите, требуется ли добавлять примечания в сообщение.

Чтобы отправить сообщение участникам задачи группы

1. 1. Откройте список задач.
2. Выделите задачу в представлении.
3. В меню выберите команду: Действия - Действия - Отправить записку участникам. Появится новая записка.
4. Составьте сообщение электронной почты.
5. Нажмите кнопку "Отправить".

Удаление участников из задачи группы

При удалении пользователей из задачи группы им отправляются уведомления в виде сообщений электронной почты.

Чтобы удалить участников из задачи группы

1. Откройте список задач.
2. Откройте задачу.
3. В группе "Участники" нажмите кнопку "Удалить".
4. Выделите участников, которых необходимо удалить из задачи.
5. Установите флажок, если требуется добавить дополнительные примечания в отправляемое уведомление об удалении, а затем нажмите кнопку ОК. (Если флажок установлен, добавьте примечания, а затем нажмите кнопку "Отправить".)

Ответ на предложение изменить задачу группы

Когда пользователь отвечает на полученное уведомление о задаче группы и предлагает внести изменения, Notes отправляет вам сообщение электронной почты.

Чтобы ответить на предложение

1. Откройте сообщение.
2. Нажмите кнопку "Ответить с примечанием" и выберите "Принять" или "Отклонить". В случае принятия Notes отправляет сообщение об изменении всем участникам. В случае отклонения Notes отправляет сообщение только участнику, предложившему изменение.

Реакция на назначение задачи группы

При получении уведомления о задаче группы можно его открыть и посмотреть, ожидает ли ответа пользователь, отправивший его.

Если на панели действий открытого извещения отображаются кнопки "Ответ", "Ответ с примечанием" или "Запросить сведения", отправитель ожидает ответа (например, принятия или отклонения).

Чтобы ответить на уведомление о задаче

1. Откройте уведомление в папке "Входящие" или в списке задач.
2. Нажмите кнопку "Ответ" или "Ответ с примечанием" на панели действий и выполните одно из следующих действий.

   Задача	Решение
   Принять запрос	Выберите вариант "Принять".
   Отклонить запрос	Выберите вариант "Отклонить".
   Отправить запрос другому пользователю	Выберите вариант "Делегировать" и укажите имена пользователей, которым нужно отправить сообщение.
   Предложить новую дату	Выберите вариант "Предложить другую дату", а затем укажите новую дату.
   Пометить запрос как выполненный	Выберите вариант "Завершена".
3. (Необязательно.) Если нажата кнопка "Ответ с примечанием", введите примечания.
4. (Необязательно.) Установите флажок "Присылать мне обновления", если требуется получать сведения об извещении.
5. Нажмите кнопку "Отправить". Notes отправит ответное сообщение отправителю и добавит элемент в представления "Задачи" и "Календарь". Если элемент делегирован, Notes также отправляет запрос указанному пользователю.

Чтобы ответить на повторяющуюся задачу

При получении уведомления о повторяющейся задаче группы и необходимости принять только некоторые вхождения, сначала следует принять первое уведомление (Notes добавит все вхождения в список задач), затем открыть каждое вхождение, которое не требуется принимать, и отклонить его.

Отображение задач в календаре

Отображение задач в календаре можно разрешить, а можно и запретить.

Чтобы отменить отображение задач в календаре

1. Откройте список задач.
2. В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
3. Откройте вкладку "Календарь и задачи", а затем - вкладку "Задачи".
4. Установите флажок "Не отображать задачи в календаре".
5. Нажмите кнопку ОК.

Чтобы отобразить задачи в представлении календаря

1. Откройте список задач.
2. Выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
3. Откройте вкладку "Календарь и задачи", а затем - вкладку "Задачи".
4. Снимите флажок "Не отображать задачи в календаре".
5. (Необязательно.) Установите флажок "Разрешить обновление состояния и дат незавершенных задач", чтобы в текущем дне календаря отображались незавершенные задачи.
6. Нажмите кнопку ОК.

Печать задач

Возможна печать списка всех задач либо некоторых задач.

Чтобы напечатать список задач

1. Откройте список задач и выберите представление.
2. В меню выберите команду: Файл - Печать.
3. Установите переключатель "Объекты для печати" в положение "Выбранное представление".
4. Выберите другие параметры печати и нажмите кнопку ОК. Дополнительные сведения см. в разделе "Календарь и планирование" .

Чтобы напечатать отдельные задачи

1. Откройте список задач и выделите записи, которые требуется напечатать.
2. Выберите команду: Файл - Печать.
3. Установите переключатель "Объекты для печати" в положение "Выбранные документы".
4. Выберите другие параметры печати и нажмите кнопку ОК.