Управление интеграцией проекта. Управление содержанием проекта

Устав проекта

Устав проекта (Project Charter) является официальной авторизацией проекта и разрабатывается Руководителем проекта с привлечением членов команды управления проектом со стороны Исполнителя. Устав проекта согласовывается с командой управления проектом со стороны Заказчика и утверждается Спонсорами проекта как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика.

Процесс разработки Устава проекта относится к группе процессов Инициация и осуществляется в фазе (на этапе) проекта внедрения ИС, которая имеет свое специфическое название в каждой методологии внедрения ИС, например, "Предварительное определение проекта", "Определение проекта" - методология внедрения продуктов Microsoft, "Концепция" - методология внедрения ASUP.

Исходными документами для разработки Устава проекта внедрения ИС являются контракт и результаты предпроектного обследования, определяющие содержание работ по проекту. Результаты предпроектного обследования оформляются в виде отчета, включая описание бизнес-процессов верхнего уровня.

Устав проекта содержит следующую информацию:

1. Название проекта.

2. Бизнес-цели компании или причины возникновения проекта.

Формулировка причины фактически дает ответ на вопрос " Зачем выполняется данный проект?".

Бизнес-цели компании обязательно учитывают стратегию развития компании, включая стратегию развития информационных технологий, на которую ориентирован проект, - например, увеличение капитализации Холдинга и привлечение инвесторов.

3. Цели проекта.

Цели проекта определяют, что должно быть выполнено, и описывают конечный результат проекта. В Уставе проекта приводится цель проекта как результат, ожидаемый Заказчиком и полезный для него. Цель формулируется совместно Заказчиком и Исполнителем.

При формулировании цели руководитель проекта должен контролировать ее соответствие контракту, в рамках которого будут выполняться работы по проекту.

Формулировка целей должна соответствовать следующим критериям ( SMART- Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound ):

• Конкретные (Specific) - позволяющие сформировать расписание проекта;
• Измеримые (Measurable) - позволяющие качественно (или количественно) оценить, что результат получен;
• Достижимые (Achievable) - принципиально реализуемые Исполнителем в рамках проекта, с учетом декларируемой помощи со стороны Заказчика;
• Приносящие результат (Relevant) - соответствуют ожидаемой Заказчиком пользе;
• Ограниченные во времени (Time-bound) - реализуемые в ожидаемые Заказчиком временные рамки проекта.

Результаты проекта должны соотноситься со спецификацией контракта, в рамках которого будут выполняться работы по проекту.

Примеры формулировок целей:

• Проектирование единых унифицированных бизнес-процессов в Головной компании и дочерних компаниях холдинга.
• Разработка единого унифицированного ERP-решения, которое предназначено для внедрения в Холдинге, состоящем из Головной компании и 10 дочерних компаний.
• Разработка инструментальных средств развертывания/тиражирования полученного решения во всех дочерних компаниях Холдинга.

4. Границы проекта.

Границы проекта определяют в целом то, что включается в проект. Необходимо явно указывать, что не включается в проект (таблица 4.2), чтобы исключить ситуацию, когда участник проекта ошибочно считает некоторый продукт, услугу или результат входящими в проект.

• Организационные границы

Определяется, какие подразделения (включая юридических лиц) должны участвовать в проекте - кто будет использовать и поддерживать ИС, от кого зависит выработка основных решений по требованиям к ИС. Организационные границы определяют максимальные границы обследования и область рождения требований к ИС.

• Функциональные границы

Указываются бизнес-направления, бизнес-процессы, которые будут покрываться ИС. Данным пунктом определяются модули ERP-систем.

• Географические границы

Указываются территориально удаленные объекты, подлежащие автоматизации.

5. Содержание проекта (задачи проекта).

Содержание проекта отвечает на вопрос "Какую конкретную работу нужно выполнить для достижения поставленных целей?" или "Какие задачи необходимо решить для достижения поставленных целей?". Содержание может быть получено от Заказчика в качестве составляющей тендерной документации.

Пример описания содержания (задач) проекта

Автоматизация бизнес-процессов:

• Управление основными средствами.
• Учет затрат.
• Управление персоналом.

Требования к бизнес-процессам должны включать:

• Требования законодательства РФ в области бухгалтерского, налогового и статистического учета и отчетности.
• Требования международных стандартов финансового учета и отчетности.
• Требования управленческого учета Головной компании Холдинга.
• Требования внутренней отчетности (внутреннего аудита).
• Требования ТК РФ, отраслевой отчетности, отчетности Головной компании Холдинга.