Консалтинг в области информационных технологий (ИТ-консалтинг)

6.8.6. Системы документационного обеспечения управления

В современных условиях информационные технологии предоставляют руководителям организаций широкие возможности в области автоматизации документационного обеспечения управления.

Под документационным обеспечением управления понимается документирование информации (создание, оформление, изготовление документов) и организация работы с документами в процессе осуществления управления.

Понятие документированной информации определено в Федеральном законе РФ N 149 "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27 июля 2006 года: "Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель". Организация работы с документами (управление документацией) представляет собой создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ее потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Она включает организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Системы документационного обеспечения управления предназначены для их использования сотрудниками, осуществляющими работу с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними документами, а также осуществляющими контроль исполнения документов. Программные продукты этого класса позволяют управлять полным жизненным циклом документов от момента их коллективной разработки до архивирования. К общим возможностям таких программных продуктов относятся: создание документов, управление доступом и распространением документов в вычислительных сетях предприятия, контроль над потоками документов, обеспечение безопасности данных, а их главными компонентами являются механизмы индексирования, регистрации документов, управления версиями, аннотирования, организации маршрутных бизнес-процессов и управления жизненным циклом.

Основными функциями систем документационного обеспечения являются:

• Классификация документов.
• Регистрация документов путем формирования регистрационной карточки, содержащей реквизиты документа в зависимости от его класса.
• Операции с документами: создание, поиск, ввод и корректировка данных.
• Постановка документов на контроль.
• Создание поручений, подпоручений соисполнителям, рассылка уведомлений и напоминаний.
• Проектирования типовых маршрутов движения документов.
• Управление движением документов.
• Управление версиями документов, изменениями документов, ведение истории работы с документами.
• Поиск по атрибутам документа и по содержанию.
• Управление связями документов и пунктов документов (для структурированных документов).
• Управление копиями.
• Контроль исполнения документов и заданий.
• Разграничение доступа к документам, обеспечение управления группами пользователей, ролями.
• Протоколирование действий пользователей.
• Поддержка работы со сканированным изображением документов
• Защита информации, в т. ч. криптографическое шифрование и применение электронной цифровой подписи (ЭЦП).
• Автоматизации процессов хранения и списания документов в архив.
• Формирование и печать журналов и отчетов.

Системы документационного обеспечения управления используются крупными государственными учреждениями, промышленными предприятиями, финансовыми компаниями и другими организациями, деятельность которых сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

Следует отметить, что в настоящее время всё большее распространение получает концепция управления корпоративным содержимым (Enterprise Content Management, ECM).

Исследовательская компания Forrester Research определяет концепцию управления корпоративным содержимым как интегрированный подход к управлению документами и Web-содержимым. Идея концепции заключается в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе, а должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Эта концепция реализуется как инфраструктура, в которой интегрируется различные специализированные репозитарии данных. Основными компонентами программных продуктов класса ECM являются:

• средства управления документами (Document Management),
• средства управления Web-контентом (Web Content Management),
• средства управления записями (Records Management),
• средства обработки изображений документов (Document Imaging),
• средства централизации сотрудничества в процессе совместной работы над документами (Document-Centric Collaboration - for document sharing and supporting project teams),
• средства управления потоками работ (организации маршрутных бизнес-процессов и коллективной обработке документов в ходе различных бизнес-процессов, Workflow).

Лидерами в области систем управления корпоративным содержанием являются корпорация EMC, компании Open Text, IBM (бренды DB2, WebSphere, Workplace), Stellent. Компания Gartner позиционирует эти компании в квадранте "Лидеры" в аналитическом отчете "Magic Quadrant for Enterprise Content Management, 2006" в соответствии с критериями: полнота видения перспектив развития и способность к реализации. В числе лучших "нишевых игроков" названы компании Oracle, SAP, SunGard Data Systems, Tower Software, Xythos. К "провидцам" отнесены Microsoft, Vignette, Xerox, Interwoven . Включение компании Microsoft в данную группу связано с MS SharePoint Server 2007, в котором существенно усилены средства управления контентом и потоками работ.

Среди российских ИТ-компаний, прочно занимающих свое место в секторе систем документационного обеспечения управления, можно отметить такие компании, как АйТи (Аплана софтвер), Directum, Cognitive Technologies, Интертраст, Ланит, Оптима, Электронные офисные системы.

6.9. Планирование карьеры в ИТ-консалтинге

В 30-х г. ХХ века руководство McKinsey&Company стала первой нанимать на службу молодых специалистов, только что окончивших вуз, и студентов последних курсов бизнес-школ и университетов, проводя их обучение работе консультантов непосредственно в компании. Таким образом, была создана лестница развития карьеры, позволяющая накапливать опыт и знания. В настоящее время большинство консалтинговых компаний, работающих в сфере ИТ, предпочитают нанимать молодых специалистов непосредственно из вузов и способствовать их продвижению по служебной лестнице.

В зависимости от размера, организационная структура консалтинговой компании может отличаться количеством ступеней иерархической лестницы и управленческих уровней, наличием специфических должностей. Каждой ступеньке иерархической лестнице соответствует определенный набор профессиональных знаний и навыков, опыта, корпоративных компетенций, диапазон зарплат. Карьерный рост ИТ-консультанта зависит от его квалификации, качества работы, и достигнутых результатов, стажа деятельности. При этом для оценки квалификации и профессионального продвижения сотрудника в разных компаниях используется свой внутренний набор критериев и методик аттестации, но в любом случае они основываются на оценке способностей, навыков и знаний консультанта, степени реализации его потенциала. На рис. 6.7 показано развитие карьеры ИТ-консультанта в консалтинговой компании на примере типовых должностей. Названия приведенных должностей могут различаться, но существо ролей остается общим для многих консалтинговых компаний.

Рис. 6.7. Карьерный рост в ИТ-консалтинге

Стажеры - студенты последних курсов высших учебных заведений, под руководством опытных наставников изучают технологии работы консалтинговой компании, работают в команде опытных консультантов на конкретных проектах, выполняя отдельные задания под руководством наставника.

Аналитики - выпускники вузов с небольшим опытом работы. Отвечают за сбор и подготовку информации для консультантов, участвуют в проведении обследования предприятия, анализе существующей ИС предприятия, выработке требований к ИС и программным продуктам, разработке необходимой документации, проводят обучение пользователей функциональности программных продуктов.

Консультанты - выпускники вузов, имеющие 3-5 летний опыт работы в консалтинге. Проводят анализ и оценку ИС предприятия, разрабатывают рекомендации и проектные решения, готовят различную техническую и проектную документацию, участвуют в реализации выработанных рекомендаций, проведении обучения проектных групп и пользователей.

Менеджеры проектов имеют опыт работы в консалтинге от 5 лет, осуществляют руководство консалтинговыми проектами, взаимодействуют с заказчиком, занимаются решением организационных вопросов, а также участвуют в работах по продвижению услуг департамента

Директора (партнеры) несут ответственность за развитие организации в целом и руководят её стратегическим развитием, принимают решения о развитии компании, занимаются деятельностью, направленной на признание компании. Поддерживают контакты с руководством предприятий-клиентов, отвечают за консалтинговые проекты. Опыт работы обычно превышает 10 лет.

Контрольные вопросы и упражнения

1. Дайте определение консалтинга в области управления и экономики Европейской федерации ассоциаций консультантов по экономике и управлению. Какие основные виды консалтинговых услуг представлены на рынке?
2. Назовите основные группы услуг в области ИТ-консалтинга. В каких случаях организация обращается за помощью к консультантам?
3. Опишите стадии консалтингового процесса.
4. Чем отличается процессное консультирование от экспертного?
5. Рассмотрите особенности комплексных консалтинговых проектов.
6. Какие критерии можно использовать для выбора консалтинговой компании?
7. Какие типовые формы договоров используются в России при заключении контракта на оказание консалтинговых услуг?
8. Назовите основные модели ценообразования, применяемые в договорах на оказание консалтинговых услуг в области ИТ.
9. Дайте характеристику основных работ, выполняемых продуктовым ИТ-консультантом.
10. Какие основные классы программных продуктов, применяемых для автоматизации управления предприятием, вы знаете?
11. В чем заключается различие систем класса MRP, MRPII и ERP?
12. Дайте характеристику функциональности систем управления активами и фондами. В каких отраслях применяются системы этого класса?
13. Какие самостоятельные компоненты входят в состав CRM-систем?
14. Приведите типовой функционал системы класса SCM. В каких отраслях наиболее востребованы системы этого класса?
15. Дайте характеристику технологических уровней систем управления персоналом. Какие задачи решают системы данного класса?
16. Какую функциональность поддерживают системы документационного обеспечения управления?
17. В чем заключается суть концепции управления содержанием?