Решения в системе менеджмента

5.2. Требования, предъявляемые к решениям

Решение в системе менеджмента выступает продуктом, результатом управленческого труда. Эффективность управления рассматривается как соотношение результата управленческой деятельности к затратам на ее осуществление. Следовательно, качество управленческого решения выступает ключевым показателем эффективности системы управления организацией.

Что же понимают под качеством управленческого решения? Применительно к промышленной продукции понятие "качество" характеризуется как совокупность свойств, делающих данный продукт способным удовлетворять определенную потребность, соответствующую его назначению. Отсюда качество управленческого решения - это совокупность характеристик решения, делающих его способным выполнять свою роль в процессе управления.

Выделим, исходя из сущности и назначения управленческого решения, те основные характеристики, которые определяют его качество.

Управленческое решение характеризуется научной обоснованностью, своевременностью, реальностью, полномочностью, рациональностью и лаконичностью формы изложения, понятностью для исполнителей, непротиворечивостью с точки зрения других принятых решений. Названные характеристики - слагаемые качества решения - определяют те необходимые требования, которым должно отвечать каждое управленческое решение.

Требование научной обоснованности решения означает осуществление его выработки и реализации на основе познания и сознательного использования объективных законов функционирования и постоянного развития объекта управления.

Решение должно быть своевременным - это касается не только момента принятия решения, но и сроков его исполнения. При этом оно должно соответствовать настоящему и учитывать будущее состояние объекта управления (его динамику), а также учитывать срочность и оперативность принятия решения, исходя из характеристик конкретной ситуации.

Важным требованием к управленческому решению является непротиворечивость, согласованность решения как с ранее принятыми решениями, так и с решениями, принимаемыми в других звеньях и на других уровнях управления. Вместе с тем решение должно быть реальным, т.е. намеченная им программа действий должна быть практически осуществима в условиях данной организации. Установление необоснованных сроков реализации решения, неучет ресурсных ограничений ставит под угрозу практическую реализацию решения, а следовательно, и достижение поставленной цели. При этом в каждом случае следует стремиться к нахождению такого варианта использования трудовых, материальных и финансовых ресурсов, который наилучшим бы образом соответствовал поставленной цели и учитывал имеющиеся возможности. Таким образом, решение не только должно быть реальным, но и по возможности близким к оптимальному.

Кроме того, управленческое решение должно быть полномочным, компетентным и законным, приниматься на том уровне иерархии и тем лицом, которое имеет право на принятие подобного решения и соответствующую компетентность, а также соответствовать действующему законодательству. Эти требования действуют не только относительно лиц, принимающих решение, но и исполнителей управленческого решения.

Для эффективной реализации решения немаловажно, чтобы оно было ясным и понятным исполнителям. Это обеспечивается четкостью, лаконичностью и простотой формулировок, которые исключают разночтения.

Качество управленческого решения формируется в двух основных частях процесса: выработке и реализации.

Следует учитывать ряд факторов, влияющих на качество управленческого решения.

В процессе его выработки:

• характеристика проблемы (сложность, вид, новизна, степень определенности и пр.);
• методический уровень разработки решений (наличие методик, программ, навыков);
• характеристики информации (объем, доступность, достоверность, полнота, релевантность и пр.);
• ресурсные ограничения (время, материально-технические возможности, финансы пр.);
• организация разработки решений;
• компетентность ЛПР, уровень знаний, навыков, опыта;
• другие субъективные факторы (квалификация и состав экспертов, предпочтения ЛПР, их оценка проблемы, умение работать в группе, сплоченность и пр.);
• информационные технологии (как, каким образом производится сбор, анализ, обработка информации и пр.).

В процессе реализации решения:

• особенности выбранного решения (сложность, новизна, класс и пр.);
• организационная структура управления (в каких подразделениях будет выполняться, как распределена ответственность);
• сроки осуществления;
• уровень компетентности исполнителей;
• авторитет руководителя, ставящего задачу, среди подчиненных;
• другие социально-психологические факторы;
• надежность и эффективность технических средств управления;
• уровень организации и контроля за исполнением.

Анализируя требования к эффективным и качественным решениям, факторы, влияющие на качество управленческих решений, можно выделить как ряд условий, обеспечивающих высокое качество управленческих решений:

• применение системного подхода к выработке и реализации управленческих решений;
• использование научных методов и моделей обоснования и выбора управленческих решений;
• адекватность применяемых методов и моделей возникшей проблеме;
• использование современных информационных технологий и программных продуктов;
• обеспечение альтернативности решений;
• эффективное использование возможностей существующей организационной структуры и системы принятия решений в организации;
• тщательный подбор специалистов и создание творческих коллективов для решения проблем;
• использование технологии принятия и реализации решения.

Эффективность - это главная характеристика определенного решением воздействия или системы действий, направленных на достижение поставленных целей. Оценка эффективности позволяет суммировать свойства решения, определяющего его качество, и увязать их с конечным результатом (расчетным или фактическим) принятого решения.

Оценка эффективности и качества управленческого решения на базе научно обоснованных критериев и показателей сопряжена с рядом трудностей теоретического и практического характера. К ним относятся следующие:

1. сложность определения фактического результата реализации какого-либо решения;
2. труд по выработке и принятию решения имеет преимущественно творческий характер и не всегда поддается точному учету;
3. сложность количественного определения эффективности решения, так как его реализация включает социально-психологические и другие результаты, которые зачастую не могут быть выражены количественно;
4. отсутствие в ряде случаев документации, в которой фиксируются необходимые для оценки решения данные;
5. сложность количественного выражения характеристик качества решений.

В настоящее время в практике управления используется ряд критериев и показателей для оценки эффективности и качества решений, большинство из которых так или иначе связано с общими показателями эффективности предприятия и имеет самостоятельное значение для общей характеристики качества решений.

В ходе выработки и реализации решения необходимость его оценки возникает как на стадии выработки (при сравнении альтернатив и принятии решения), так и на стадии реализации решения (при оценке результатов решения). В связи с этим целесообразно исходя из особенностей отдельных критериев и показателей оценки эффективности качества решений, с одной стороны, и практических целей самой оценки - с другой, определить предпочтительную область использования для каждого показателя в процессе выработки и реализации решений.

Поскольку на стадии выработки решения его оценка осуществляется дважды: во-первых, при отборе из множества возможных вариантов рациональных; во-вторых, при выборе окончательного решения - каждый из этих этапов рассматривается отдельно.

Сравнительная оценка возможных вариантов осуществляется по объективному признаку (критерию). Наиболее разработанными в этом случае являются критерии оптимальности для оценки возможных принимаемых решений. Эти решения большей частью касаются определения оптимальных вариантов распределения ресурсов, загрузки оборудования, прикрепления поставщиков к потребителям, замены и размещения оборудования и др.

При решении этих задач с помощью экономико-математических методов формализуется цель решения и исходя из этой цели формируется математическое выражение критерия оптимальности. Вопросы поиска оптимальных решений достаточно полно изложены в научной литературе. Вместе с тем в практике управления часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда выработанный с помощью точных методов оптимальный вариант решения остается нереализованным. В связи с этим представляется необходимым при оценке возможных вариантов решения использовать показатель степени вероятности реализации решения в заданных условиях ограничений по ресурсам. Для расчета такого показателя ввиду отсутствия подходящей базы продолжительность выполнения отдельных работ устанавливается с помощью статистических данных и экспертных оценок. Вместе с тем получение необходимых данных для расчета показателя степени вероятности реализации решения требует разработки сетевой матрицы решения, из которой вычисляется время реализации решения, зависящее от критического пути.

Оценку возможных вариантов решения можно производить с помощью показателя экономической эффективности, вычисляемого по формуле "результат - обеспечившие его затраты". Исходным моментом для определения результатов является степень достижения поставленной цели, которая непосредственно связана с конечными результатами функционирования данного объекта управления (например, снижение себестоимости продукции, выпуск нового вида изделий, повышение качества продукции и др.).

Получение того или иного результата предполагает затраты как прошлого (овеществленного), так и живого труда, они выражаются в стоимостной форме, следовательно, общие затраты на достижение поставленной цели включают стоимость материальных ресурсов и заработную плату исполнителей. На стадии выработки решения речь идет о расчете ожидаемой экономической эффективности.

На стадии выработки решения производить оценку и сравнение возможных альтернатив следует с помощью определенных критериев оптимальности (в случае формализуемости решаемой задачи), а также используя показатели экономической эффективности (расчетный вариант) и вероятности реализации решения в заданных условиях ограничений по ресурсам.

На этапе принятия решения (единолично или коллегиально) производится выбор окончательного варианта решения из числа наиболее рациональных альтернатив. При этом для выбора наилучшего в данных условиях варианта решения также окажутся полезными показатель экономической эффективности, выбранный критерий оптимальности и показатель вероятности реализации решения. Наряду с количественными показателями, характеризующими экономическую эффективность, необходимо принимать во внимание ожидаемый в результате реализации решения социально-психологический и организационный эффект, который существенно влияет на общую оценку и принятие решения.

И наконец, на стадии реализации решения для контроля и корректировки производится оценка решения по показателям, характеризующим конечный и промежуточный результаты, а также время выполнения решения. Для оценки реализованного решения также может применяться показатель экономической эффективности, который на этой стадии рассчитывается на основе фактических данных о результате реализации решения и производственных затратах.

Результаты оценки принятых и реализованных за определенный отчетный период решений являются необходимыми сведениями для анализа работы аппарата управления, выявления недостатков в системе управления и путей их устранения.

Оценка управленческого решения на разных стадиях его формирования позволит обоснованно определять направления совершенствования системы решений, важнейшими из которых являются экономические, социально-психологические, организационные.

Экономический аспект совершенствования процесса принятия решения связан с двумя важными вопросами:

• наиболее полное использование экономических интересов участников процесса выработки и реализации решения;
• экономное и целенаправленное использование различных видов ресурсов в процессе выработки и реализации решения.

Актуальными вопросами совершенствования системы решений в социально-психологическом аспекте являются следующие:

• повышение профессионального уровня руководителей;
• формирование эффективных рабочих групп (команд) для выявления проблем, принятия решений и их исполнения;
• развитие творческой активности персонала;
• делегирование полномочий и активное привлечение персонала к процессу подготовки и принятия управленческих решений.

Как бы активно ни внедрялись в процесс выработки и реализации решений точные методы и современные информационные технологии, акт принятия решения всегда останется за человеком, будет результатом мыслительной деятельности человека.

Роль и характер труда менеджера обусловливают требования, предъявляемые к его профессиональным и личным качествам.

Большие возможности в повышении качества решений лежат в дальнейшем расширении участия персонала в выработке и принятии управленческих решений. Практика показывает, что никакой поиск новых технических и экономических решений не может обойтись без использования творческих предложений инновационно настроенных работников, без коллективного опыта персонала.

Совершенствование процесса выработки и реализации решений в организационном аспекте должно осуществляться за счет:

• улучшения организации труда управленческих работников;
• совершенствования организации движения и использования средств производства.

Разработка и проведение организационных мероприятий в значительной мере способствуют повышению эффективности и качества решений, так как дают возможность:

• планировать процесс выработки и реализации решения;
• повысить производительность труда управленческих работников;
• сократить финансовые и трудовые затраты на выработку и принятие решений;
• улучшить контроль и повысить ответственность руководителей и исполнителей.