Организационный инструментарий менеджмента

4.1. Матрицы разделения административных задач управления

Матрица разделения административных задач управления (РАЗУ) представляет собой инструмент, с помощью которого устанавливается ответственность исполнителей за решение задач управления, а также анализируются количественные показатели организации выполнения работ.

Матрица РАЗУ имеет вид таблицы, в которой по горизонтальным строкам отображаются отдельные работы, функции и процессы, а по вертикальным столбцам - структурные единицы, такие как подразделения, должности или иные организационные образования (комитеты, советы и пр.). На пересечении столбцов и строк изображают символ, устанавливающий степень ответственности структурной единицы за выполнение указанной работы (функции или процесса) или какой-либо ее составляющей части. В матрице используются символы, отражающие три принципиальных аспекта выполнения каждой работы:

Принятие решения по работе:

Управление выполнением работы:

Выполнение работы и ее техническое и информационное обслуживание:

Прочерком (дефисом) изображается неучастие в выполнении работы.

При заполнении матрицы РАЗУ необходимо придерживаться нескольких логических правил использования символов в отдельной строке конкретной работы.

1. Символы "!" и "Р" всегда должны соприсутствовать в строке. При этом символ "!" должен присутствовать однократно, а символ "Р" - один и более раз. Если в строке присутствует символ "!" без символов "Р" в той же строке (не имеет значения, по какому структурному подразделению или должности) или же символ "Р" без символа "!", то это является ошибкой. Также ошибкой является присутствие нескольких знаков "!".
2. Символ "Я" должен присутствовать в строке только один раз.
3. Символ "Я" и группа символов по коллегиальному решению "!" и "Р" являются взаимоисключающими. По работе может приниматься решение либо коллегиально, либо единолично, но не коллегиально и единолично одновременно.
4. Символы принятия решения должны присутствовать в строке обязательно.
5. Обязательно должны присутствовать в каждой строке символы, относящиеся к управленческому аспекту работы, кроме символа "Х", т.е. координации, который можно опускать в случае, если работа предполагает участие небольшого количества (менее трех) структурных единиц. Все остальные символы (планирование, организация, контроль, активизация) должны присутствовать в каждой строке обязательно. При этом они могут присутствовать и более одного раза, если это соответствует управленческому процессу.
6. Обязательно в каждой строке должен присутствовать символ "Т", изображающий выполнение рабочих операций. Таких символов может быть более одного. При этом в случае нескольких исполнителей ответственного исполнителя выделяют специальным образом, например подчеркиванием, кружком, жирным шрифтом или курсивом.

Эти правила являются формальными и должны выполняться в любом случае. Все остальные комбинации символов разрешены. Пример построения матрицы разделения административных задач управления представлен в табл. 4.1.

Таблица 4.1. Фрагмент матрицы РАЗУ

№ п/п	Задачи, решаемые в структурных подразделениях	Должностные лица и структурные подразделения
			Директор	Зам. директора	Плановый отдел	Проихводственный отдел	Лаборатория №1	…	Лаборатория №5
1	Разработка перспективных планов		!	РОК	ТП	П	П	…	П
2	Обеспечение работ материально-техническими ресурсами		ЯОК	—	П	Т	П	…	П
…	…	…	…	…	…	…	…	…

Расчет матрицы

Как видно, матрица РАЗУ имеет достаточно развитый аппарат изображения самых различных видов участия в выполнении работ. Но преимущество этого инструмента заключается не только и не столько в столь изощренной системе изображения ответственности исполнителей, а в возможности перехода от символьного обозначения к численному и в дальнейшем использовании полученных относительных числовых показателей при анализе и проектировании организационных решений.

Такой переход от символьного изображения ответственности к количественному значению осуществляется через таблицу парного сравнения символов ответственности. При помощи этой таблицы (матрицы) осуществляется экспертный опрос, направленный на определение предпочтений с точки зрения сравнительной значимости или трудоемкости операций, стоящих за каждым из символов. Таблица 4.2 парного сравнения значимости символов представлена ниже.

В приведенной матрице символы сравниваются друг с другом. При этом используются следующие обозначения. Более предпочтительному символу присваивается число 2, менее предпочтительному - 0. Если символы равны по значимости, то каждому из них присваивается число 1.

Техника заполнения матрицы предпочтений следующая. Прежде всего заполняется диагональ, где символы сравниваются сами с собой. Поэтому по диагонали ставится число 1. Затем заполнение таблицы осуществляется построчно, одновременно заполняется соответствующий столбец. Если символу присваивается значение 2, то сразу в столбце сравниваемого символа ставится 0. Если в строке рассматриваемого символа ставится значение 0, то в столбец необходимо занести 2 и т.д. Таким образом, заполняется первая строка и первый столбец, затем вторая строка и второй столбец и так далее. Пример заполнения таблицы парного сравнения приведен в табл. 4.3.

Значимость каждого символа определяется как сумма значений по строке.

Проверка правильности заполнения матрицы состоит в удостоверении выполнения следующих условий:

• сумма оценок символов должна равняться квадрату количества символов.
• сумма оценок любого символа по горизонтали и вертикали должна равняться удвоенному количеству символов.

Для определения относительной значимости каждого символа делят сумму по строке на общую сумму всех значений всех символов:

После этого происходит обработка экспертных оценок. Для этого записываются индивидуальные оценки (оценки символов каждым экспертом). Наиболее приемлемым методом получения коллективных оценок является нахождение либо средней арифметической, либо статистической моды, которая, несомненно, отличается от оценок, полученных более точными методами обработки экспертных оценок.

Подобным образом можно оценить трудоемкость или важность работ (задач, функций, процессов), представленных в первом столбце матрицы ответственности.

Имея рассчитанные количественные оценки трудоемкости работ и трудоемкости операций, отображаемых символами матрицы ответственности, можно определить общую оценку трудоемкости выполнения работ:

где		-	расчетная оценка трудоемкости выполнения i-й работы;
		-	оценка трудоемкости вида деятельности, обозначаемой символом;
		-	сумма всех оценок символов, приходящихся на данную работу;
		-	оценка сравнительной трудоемкости i-й работы (из матрицы парного сравнения трудоемкости работ).

Также можно рассчитать оценку трудоемкости всех операций, выполняемых конкретной структурной единицей:

Оценка трудоемкости операций, выполняемых конкретной структурной единицей, или оценка трудоемкости выполнения работ особенно важна, так как позволяет в относительных величинах оценить сравнительную трудоемкость деятельности различных структурных подразделений. Такая оценка весьма полезна при проектировании или оптимизации организационных структур управления, так как дает по сути количественные оценки себестоимости тех или иных структурных единиц. Причем оценка трудоемкости может быть выражена и в денежных показателях путем пересчета через общий фонд заработной платы, который равен общему количеству оценок структурных подразделений:

где		-	оценка трудовой загрузки структурной единицы подразделений или должности;
	ФОТ	-	общий фонд оплаты труда всех структурных единиц;
		-	денежная оценка деятельности структурной единицы.

Сравнивая существующий фонд оплаты труда структурной единицы с полученной денежной оценкой деятельности, можно определить подразделения и должности, перегруженные работой или недогруженные. Для нормализации деятельности надо либо изменить содержание выполняемых работ и операций, либо изменить фонды оплаты труда структурных единиц.

Естественно, следует учитывать, что заработные платы сотрудников формируются не только на основе внутренних оценок трудоемкости, но и на основе состояния рынка труда. Очень часто возникают ситуации, когда внутренняя стоимость сотрудника значительно ниже его рыночной стоимости, и ничего с этим поделать нельзя.

Также следует иметь в виду, что помимо внутренней трудоемкости и стоимости подразделений можно сходным образом оценить их важность с точки зрения вклада в достижение целей организации. И таким образом получить не только затратную, но и доходную оценку. Алгоритм расчета тот же самый. Только при оценке значимости символов и работ необходимо их сравнивать не по трудоемкости, а по важности, по вкладу каждого символа и работы в достижение результата. При необходимости можно оценить в денежных показателях полезность деятельности каждой структурной единицы, осуществив пересчет не через фонд заработной платы, а через совокупный доход, создаваемый всеми структурными единицами. Таким образом, мы получаем оценку полезности структурных подразделений и должностей.

Интересно бывает сравнить оценки внутренней себестоимости и полезности структурных единиц. С помощью таких операций можно провести, по сути, функционально-стоимостной анализ организационной структуры управления.

Таким образом, матрица разделения административных задач управления представляет собой не только матрицу ответственности, позволяющую наглядно изобразить систему закрепления ответственности различных работ за структурными подразделениями и исполнителями, но и полноценный инструмент организационного анализа и проектирования.