Организация бюджетирования

10.3. Положение о бюджетах

Одной из функций бюджетного комитета является выработка специального документа, который может носить одно из следующих названий: "Положение о бюджетах", "Бюджетный меморандум", "Бюджетное руководство", "Руководство по составлению бюджетов" или как-нибудь иначе. Возможно, организация сама придумает свой заголовок для этого документа, содержание его от этого не зависит. В любом случае документ этот должен включать в себя:

1. описание системы бюджетирования;
2. состав и регламент работы бюджетного комитета;
3. список функций его членов;
4. классификатор плановых документов (бюджетов подразделений, функциональных бюджетов, и т. п.);
5. сроки их подготовки и представления;
6. ответственных за подготовку и выполнение бюджетов;
7. механизм текущей корректировки показателей;
8. форматы плановых документов и отчетов об их исполнении;
9. сроки и формы представления отчетов;
10. другую информацию, касающуюся функционирования системы бюджетирования организации.

В крупных корпорациях Положение о бюджетах - это увесистый том, в котором представлен результат многолетнего делового опыта сотрудников и руководителей компании, труда консультантов по управленческом учету и корпоративным системам управления. За неделю и даже за год такой документ создать невозможно, да этого и не требуется. Возможно, небольшая компания для начала разработает и утвердит лишь форму финансового плана, а потребность во всех остальных бюджетных документах появится по мере расширения бизнеса, усложнения организационной структуры и разделения ответственности на разных уровнях управления организацией. Однако с самого начала следует формализовать процедуры планирования, утвердив специальным распоряжением руководства организации форматы плановых и отчетных документов (даже если речь идет единственно о финансовом плане) и процедуры их разработки, утверждения и отчета о выполнении.

Еще раз отметим, что планирование, даже в самой простой форме, является важной составляющей всего бизнес-процесса организации, формализация системы планирования способствует как повышению дисциплинированности сотрудников, вовлеченных в выполнение бюджетов, так и общей эффективности информационного обмена в рамках системы бюджетирования.

10.4. Бюджетный цикл

Бюджетный процесс в организации имеет циклический характер с периодом, равным временному интервалу, на котором осуществляется бюджетирование и для которого разрабатывается бюджет. Этот интервал называется бюджетным периодом. В большинстве случаев он составляет один год. В течение бюджетного периода основные вопросы планирования решаются бюджетным комитетом на своих регулярных совещаниях.

Бюджетирование, однако, касается не только периода, к которому относится план. Очевидно, что разработка плана должна начаться еще до начала бюджетного периода, а процедуры контроля - завершиться после него. Все эти составляющие формируют бюджетный цикл, который включает в себя следующие этапы:

1. постановка целей на бюджетный период;
2. сбор информации для разработки проекта бюджета;
3. анализ и обобщение собранной информации, формирование проекта бюджета;
4. оценка проекта бюджета и корректировка его при необходимости;
5. утверждение бюджета;
6. исполнение бюджета и текущая корректировка показателей;
7. текущий и итоговый анализ отклонений;
8. представление отчета о выполнении бюджета и анализ достижения целей организации за отчетный период;
9. выработка рекомендаций для корректировки бюджета текущего периода и разработки будущих бюджетов.

Все эти этапы объединяются в три основные фазы, четко разграниченные по времени. До начала бюджетного периода этапы подготовки бюджета объединены в фазу планирования. С началом бюджетного периода начинается фаза реализации, которая включает помимо исполнения бюджета все текущие аналитические процедуры. Подготовка итоговых отчетов и анализ ex-post формируют завершающую фазу бюджетного цикла. Таким образом, бюджетный цикл, соответствующий одному бюджетному периоду, длится гораздо дольше, чем сам бюджетный период, поскольку начинается задолго до его начала и заканчивается после его завершения, когда уже длится фаза реализации следующего цикла. На практике получается, что через очень небольшой промежуток времени после завершения отчета об исполнении бюджета нужно начинать готовить следующий бюджет.

В табл. 10.1 представлена деятельность как бюджетного комитета, так и лиц, ответственных за составление бюджетов, по этапам бюджетного цикла и срокам прохождения этих этапов в крупной организации. Предполагается, что бюджетный период длится один год - с 1 января по 31 декабря 01-го года (номер года условный и нужен для того, чтобы наглядно показать длительность бюджетного цикла по сравнению с бюджетным периодом).