Управление ресурсами

Организационная единица, отвечающая за финансы не должна отвечать также и за бухгалтерию. Ее функции заключаются в разработке предложений по управлению финансовыми активами, включая обоснованные предупреждения о возможности образования разрыва между расходами и ресурсами. Финансовое подразделение должно обладать всей информацией и необходимыми аналитическими возможностями, необходимыми для подготовки таких предупреждений. Бюджетирование является важным инструментом для этой работы. Путем бюджетирования статистические процессы оцениваются в денежном измерении. Целью бюджетирования является прогноз доходов и расходов и сопоставление текущих финансовых операций с прогнозными.

Для измерения финансовых операций необходима хорошая система оценки затрат. Бюджет не может быть приготовлен без операционного плана. Адекватное финансирование является ключевым элементом эффективности официальной статистики. Национальные статистические службы имеют три источника финансирования: поступления из государственного бюджета, доходы от продажи услуг и гранты от международных организаций и других доноров. При этом средства. Получаемые из государственного бюджета, покрывают основную долю расходов по функционированию статистической инфраструктуры и внедрение базовых программ социальной и экономической статистики.

Управление персоналом сводится к управлению самым ценным ресурсом, которым обладает любая статистическая система - людьми, работающими в системе. Управление персоналом включает несколько направлений. Ключевыми функциями являются следующие:

• Определение, сколько требуется работников,
• насколько эти потребности удовлетворены,
• рекрутинг,
• подготовка и переподготовка работников,
• наблюдение за правильным использованием человеческих ресурсов,
• внедрение наиболее эффективных систем организации и стимулирования труда,
• разработка должностных ресурсов,
• ведение необходимой документации, включая личные дела сотрудников.

Для эффективного рекрутинга требуется возможность предложить потенциальным работникам конкурентоспособные условия. Частью этих условий является возможность обучения, карьерный рост, а также специальные условия, такие как смена места работы в ходе служебной ротации. Тренинг может быть организован многими методами. Уход работников является главной заботой управления по работе с персоналом, потому что потерянные работники означают потерянное знание. Это знание является важным активом статистической службы. Знания обычно находятся в человеческих головах. Но они также могут быть закреплены, если в офисе отлажена система документации, включая методологическую документацию, метаданные.

Управление встречами, совещаниями и организация рабочего времени ведущих работников также могут быть функциями управления персонала.

Управление включает в себя планирование, организацию, подбор персонала, руководство и контроль за работой учреждения. В рамках общей рубрики "управление" можно выделить различные составляющие или специализации. Стратегическое управление входит в функции высшего руководства организации. Оперативное управление относится к текущим операциям организации, в случае статистических организаций – к сбору, обработке и распространению данных. Управление оборудованием и сооружениями сводится к таким услугам, как техническое обслуживание, обеспечение безопасности, транспортное обслуживание и питание. Управление маркетингом предполагает работу с клиентами организации. Управление информационными технологиями позволяет обеспечить организацию необходимыми информационными и коммуникационными услугами. Управление ресурсами ведется на всех уровнях и включает в себя распределение и использование людских, финансовых, технологических и прочих ресурсов. Настоящая лекция посвящена управлению финансами и персоналом.

Ясно, что финансовые ресурсы – ключевая потребность любой статистической организации. Доступные финансовые ресурсы отражаются в бюджете НСС. Второй важнейший ресурс – персонал. Необходима инфраструктура, чтобы соединить персонал и финансы для решения задач ведомства. С одной стороны, существует физическая инфраструктура, состоящая из офисного пространства и оборудования. С другой стороны, есть потребность в организационной инфраструктуре для эффективных операций. Управление и руководство необходимы для ориентации деятельности организации и контроля ее операций. Положение НСС, определенное законом о статистике или другими законодательными инструментами, также является капиталом. При важности данного формального капитала, так же важен и неформальный капитал: имя и репутация НСС. Репутация – это уважение в обществе. Оно достигается через удовлетворение принятым в обществе стандартам. Имя в случае НСС приобретается с помощью таких характеристик, как профессионализм, последовательность, надежность, востребованность и транспарентность. Это качество, на обретение которого уходят многие годы, но которое можно утратить буквально за один день. Знания – еще один нематериальный актив НСС. Знание – это то, что главным образом хранится в умах людей. Следовательно, для НСС важна преемственность. Потеря персонала может привести к серьезной потере знаний и "ноу-хау". С другой стороны, усовершенствовать и освежить знания может приход нового персонала с новыми и, возможно, передовыми знаниями. Помимо этого, в то же время, в НСС следует постоянно вести работу, чтобы систематически документировать накопленные знания.

Адекватное финансирование – ключевая проблема в устойчивом наращивании статистического потенциала. Что означает "адекватное" - всегда является предметом дискуссий. В большинстве стран, в том числе развитых стран, бюджетные ограничения делают неизбежной расстановку приоритетов в статистических программах. Ассигнования на статистику в развивающихся странах, однако, часто не отвечают структурным требованиям. Велось много теоретических дискуссий о правильном распределении издержек на официальную статистику. В общем, существуют две полярные точки зрения. Первая заключается в том, что государство оплачивает подготовку статистической информации как общественного блага, которое должно безвозмездно предоставляться обществу. Согласно другой точке зрения, государство оплачивает сбор информации, которая главным образом необходима для его собственного функционирования; расходы на сбор, обработку и распространение любой иной информации должны нести пользователи. Знаменательной вехой в дискуссии стал доклад Рейнера в Великобритании, который представлял вторую точку зрения. С тех пор эта точка зрения утратила популярность. Тем не менее, некоторые элементы доклада, такие как введение расчетов между департаментами как механизм более совершенного распределения ресурсов, были приняты в ряде стран. Для финансирования официальной статистики имеются три главных источника. Первый – ассигнования из государственного бюджета. Второй, особенно в развивающихся странах – гранты доноров. Третий – доходы, получаемые статистическими службами от продажи своей продукции и оказания услуг. Первый из перечисленных источников наиболее важен. Немногие статистические службы получают более 10-20% своих совокупных поступлений от продаж. Помимо этого, во многих странах доходы, получаемые статистическими службами, не могут использоваться на их собственные нужды, а направляются непосредственно в казну государства. В идеале ассигнования, выделяемые государством, должны быть достаточными для обслуживания статистической инфраструктуры и реализации базовой статистической программы в областях экономической и социальной статистики.

Процесс финансового управления связан с финансовым планированием и контролем. Финансовое планирование заключается в количественном оценивании различных доступных финансовых ресурсов, планировании объемов и времени расходов. Ясно, что для нормального функционирования статистического ведомства необходимо подразделение, ответственное за финансы. Это должно быть не просто подразделение, ведущее бухгалтерский учет, а аналитическое подразделение, предоставляющее рекомендации по финансовым вопросам старшему руководству. Первая естественная функция подразделения, отвечающего за финансы – ведение учета в соответствии с местным законодательством и таким образом, чтобы результаты выдержали проверку аудиторов государства. Очевидная функция руководителя финансового подразделения – давать рекомендации относительно законности предполагаемых расходов. Более того, статистические ведомства обычно оказываются в ситуациях, когда расходы необходимо преждевременно урезать. Когда это происходит, глава финансовой администрации осознает, что некоторые обязательства невозможно будут выполнить, если не пожертвовать частью расходов. В отдельных случаях финансовые администраторы обнаруживают, что в конце финансового года у ведомства сохраняется значительная часть ресурсов. Тогда может начаться лихорадочный поиск способа потратить их, но произвольные расходование может привести к ущербу и растрате государственных средств. Следовательно, главный статистик должен рассчитывать на раннее предупреждение об ожидаемых расхождениях между расходами и имеющимися ресурсами. В данной связи подразделение финансовой администрации должно обладать информационной базой и аналитическими способностями для представления такого раннего предупреждения.

На практике финансовое управление, прежде всего, требует основательной системы учета издержек. Учет издержек предусматривает определение заложенных в бюджете и реальных издержек операций, процессов, подразделений и продукции. Учет издержек имеет двойную основу. Во-первых, следует установить, какие единицы использовать для бюджетного планирования и распределения издержек. Такими единицами могут быть проекты, мероприятия и продукты. Определение единиц для учета издержек – это часть финансового плана. Во-вторых, необходимо определить виды издержек. Запланированные в бюджете издержки являются прогнозными: издержки, которых можно ожидать. Реальные издержки – это действительно понесенные издержки; попросту говоря, они соответствуют израсходованным средствам. Задача бухгалтерского учета – распределение издержек по единицам учета и по видам издержек. Подробнее распределение издержек будет рассмотрено далее.

Бюджет – это перспективная оценка на основе прогнозирования издержек. Прогнозирование издержек – это процесс оценки будущих издержек в целях распределения бюджетных средств на проекты и мероприятия. После подсчета и распределения бюджетные средства могут расходоваться. Цель прогнозирования издержек и составления бюджета состоит в получении прогноза доходов и расходов. Составление бюджета также позволяет осуществлять мониторинг соответствия реальных финансовых расходов прогнозным значениям. Для мониторинга реальных финансовых операций (прогнозирования и расходования) необходимо наладить хорошую систему учета издержек. Наличие бюджетных средств и то, как эти средства расходуются, должно касаться всех сотрудников, по крайней мере всего старшего персонала. Если организация состоит из нескольких подразделений, каждое из них должно представить предложение о бюджете своих работ. Эти предложения затем необходимо свести в единый проект бюджета всей организации. Каждый отдел, участок или департамент должен знать, как предложенный им бюджет и выделенные ему средства соотносятся с общим проектом бюджета и выделенными средствами, а также должен быть в состоянии осуществлять регулярный мониторинг их использования.

Финансовый мониторинг эффективнее всего, когда те, кто имеет самое непосредственное отношение к расходованию средств, принимают на себя ответственность за бюджет. Имеющийся в распоряжении бюджет – важнейший инструмент управления. Он трансформирует планы в деньги. Сюда включаются деньги, которые необходимо потратить для выполнения работ (расходы) и деньги, которые необходимо заработать, чтобы покрыть издержки выполнения работ (доходы). Деньги невозможно получить от финансирующих учреждений – как правительства, так и доноров, – пока не подготовлен бюджет. Для решения, является ли запрос средств обоснованным, разумным и хорошо продуманным, финансирующие учреждения основываются на представленном проекте бюджета. Бюджет невозможно подготовить без оперативного плана. Применительно к статистическим ведомствам оперативные планы должны составлять часть годовых или многолетних статистических рабочих программ. Оперативные планы – это планы, на основе которых выполняются реальные работы. Они должны включать в себя планы видов деятельности, для которых посчитаны издержки.

Доход – это полученные средства. Ожидаемый доход – это средства, которые будут получены. Доходами могут быть донорские средства (гранты), займы, бюджетные трансферты. Организации могут получать доходы разными способами. Какие категории должны быть включены в доходы бюджета, зависит от обычных, или запланированных источников доходов. Важнейшая и, возможно, наиболее надежно предсказуемая часть доходов бюджета – государственное финансирование. Далее, существенную часть бюджета – и это в особенности касается развивающихся стран – могут составлять гранты международных организаций или доноров на двусторонней основе. Гранты должны рассматриваться и управляться отдельно от государственных бюджетных средств; доноры могут предъявлять особые требования к способу управления их грантами. Доход от продаж и оказания услуг не всегда легко прогнозировать, но на практике это часто лишь незначительный компонент доходов бюджета. В бюджете указываются разумные оценки ожидаемых доходов для каждой категории. Они служат в качестве целевых показателей для получения дохода.