СУБД Microsoft Office Access

Создание базы данных

Процесс создания базы данных рассмотрим на примере описанной ранее (лекция 3) модели базы данных информационной системы "Контингент студентов университета".

В системе Microsoft Access процесс создания базы данных выполняется следующим образом. При запуске системы появляется диалоговое окно для выбора режима работы (рис. 7.1), в котором следует выбрать пункт Новая база данных...

Рис. 7.1. Создание файла

После выбора первого пункта появляется окно для задания пути сохранения и имени новой базы.

Выберем папку на диске для сохранения файла базы данных и зададим имя базы - STUDENTS, нажмем на кнопку Создать, после чего откроется окно базы данных.

Далее необходимо задать структуру таблиц в соответствии с описанной ранее концептуальной моделью. Можно также воспользоваться сгенерированной ранее системой Case Studio - программой создания таблиц базы данных, однако, далее описан режим создания таблиц с помощью Конструктора. Умение использовать этот режим необходимо каждому пользователю для создания новых таблиц и модификации структуры уже существующих.

Выберем пункт Создание таблицы в режиме конструктора (рис. 7.2) и опишем структуру главной таблицы базы данных, т.е. зададим имя, тип, размер каждого поля таблицы, а также первичный ключ (если необходимо), индексированные поля и подпись (рис. 7.3). Имена полей лучше писать латинскими буквами, в одно короткое слово - для удобства использования их в запросах и программах, работающих с базой данных; задание подписей для полей облегчает разработку экранных форм и отчетов.

Рис. 7.2. Окно базы данных

Рис. 7.3. Описание структуры таблицы в конструкторе

Структура таблицы SPISOK приведена в табл. 7.3.

Для поля NZ следует задать свойство "Ключевое поле", т.к. номер зачетки - уникальный для каждого студента и однозначно его идентифицирует в таблице базы. По окончании описания структуры таблицы даем команду Сохранить (на стандартной панели инструментов, в меню - раздел Файл, или при закрытии окна конструктора) и задаем название таблицы - SPISOK.

Аналогичным образом создаем в базе данных справочник факультетов с именем файла FCLT, структура его приведена в табл. 7.4.

Далее задаем связи Один ко многим между таблицами в базе, открыв окно Схема данных (выбрав эту команду в контекстном меню для окна базы данных) и перетаскивая название поля первичного ключа к аналогичному полю другой таблицы (см. рис. 7.4.). При этом задаем в окне Изменение связей (см. рис. 7.5.) условия соблюдения ссылочной целостности данных: каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей.

Рис. 7.4. Схема базы данных

Рис. 7.5. Задание условий соблюдения ссылочной целостности данных