Теоретические основы менеджмента

1.5. Организационное проектирование

Совершенствование организации менеджмента достигается на основе организационного проектирования, в котором можно выделить следующие направления: рационализация организационной структуры; регламентация управленческого труда; механизация и автоматизация процессов управления.

Каждое из этих направлений реализуется комплексом работ, тесно связанных с работами других направлений организационного проектирования. Взаимосвязь работ различных направлений организационного проектирования позволяет установить общую последовательности их выполнения. Однако в целом процесс организационного проектирования носит итеративный характер. Рассмотрим состав работ по отдельным его направлениям.

Рационализация организационной структуры предполагает выявление целей предприятия или организации; структуризацию выявленных целей (выделение целей функционирования и целей развития); определение paционального числа ступеней управления и решение вопроса о целесообразности создания штабных подразделений на каждой ступени; распределение функций управления по ступеням управления с учетом требования их централизации на высших уровнях руководства; определение состава подразделений и служб в штабных органах управления с учетом их функциональной и технологической специализации; определение подчиненности звеньев аппарата управления с учетом функциональных связей и норм управляемости.

После проведения указанных работ определяются перечни задач и процедур управления, выполняемые каждым функциональным подразделением аппарата управления; общая трудоемкость выполнения задач и процедур, осуществляемых в каждом подразделении (службе); требуемая квалификация и численность персонала для своевременного и качественного получения необходимых результатов; структура функциональных подразделений с указанием должностей и схемы подчиненности; положение об организации, ее линейных и функциональных подразделениях и службах.

Одновременно с учетом функциональной специализации осуществляется привязка задач и процедур управления сначала к ступеням и звеньям организационной культуры, а затем к конкретным исполнителям. Примерами организационных моделей процесса управления могут служить схемы документооборота, информационно-технологические схемы. Вслед за этим составляются рабочие инструкции по выполнению задач и процедур управления.

Особенно важна правильная организация процессов управления в тех случаях, когда в решении отдельной задачи, например в подготовке документа, выполнении процедуры согласования и т.д., участвует несколько подразделений.

Регламентация управленческого труда предусматривает технологическую специализацию управленческих работ и их выполнение в специализированных подразделениях. Выполнение работ вспомогательного характера в технологических специализированных подразделениях служит значительным, важным резервом повышения производительности и качества управленческого труда.

Важным моментом этого направления организационного проектирования является обеспечение регламентированного руководства управленческой деятельностью персонала подразделения (службы).

Механизация и автоматизация процессов управления предусматривает механизацию вычислительных работ; механизацию копировально-множительных работ; обеспечение делопроизводства необходимой оргтехникой; обеспечение предприятия и организации средствами диспетчерской и производственной связи. На этапе автоматизации процессов управления часть связанных с ними вычислительных процедур осуществляется с помощью ЭВМ.

Вместе с тем автоматизация управления на основе ЭВМ привела к некоторой недооценке возможностей традиционных средств оргтехники. Это справедливо, в частности, для предприятий и организаций, в которых формирование массивов неформализуемой информации и процедуры ее преобразования составляют значительную часть управленческих работ. Практика подтвердила, что только совместное применение традиционных средств оргтехники и современных ЭВМ может дать максимальный эффект.

Проектирование организации отдельных подсистем должно быть комплексным и обеспечивать общесистемное представление о взаимодействии и взаимосвязях элементов системы. Реализация в проекте общесистемных представлений достигается сведением проектных решений по отдельным подсистемам в единое целое. Подобного рода синтез ведется на основе заранее сформулированных представлений об основных закономерностях и условиях построения отношений системы и среды, внутренних компонентов системы.

Общее представление о функционировании системы при комплексном проектировании должно, с одной стороны, определить принципиальные положения совершенствования свойств системы в целом, с другой - отразить логику изменения общих свойств в зависимости от частных проектных решений отдельных подсистем.

Комплексное организационное проектирование направлено на достижение производственными системами основных свойств, которые должны обеспечивать стимулирование принятия напряженного плана; выполнение плана в соответствии с необходимыми затратами; прогнозирование сбоев в ходе реализации плана (их цену и источники) в сроки, позволяющие оперативно реагировать на эти сбои и не допускать их. Последнее из перечисленных требований к свойствам трактуется как требование информационной достаточности функционирования системы.

Перечисленные требования к комплексному проектированию определяют необходимость разработки следующих документов (их называют документами системного единства):

• сводная схема функционирования системы;
• сводная схема взаимосвязи основных комплексов задач, документов и массивов информации;
• "дерево целей" системы и ограничения к ним;
• система классификации и копирования с соответствующими словарями и шифрами, в том числе с шифрами документов организационного проекта;
• схема распределения ответственности за решение отдельных задач в центральном аппарате управления;
• оценка эффективности работы системы по основным направлениям деятельности; общие характеристики организации управленческого труда;
• общие данные и соображения об условиях, тенденциях и перспективах развития организации, в том числе ее производственной структуры;
• расчет экономической эффективности.

Составные элементы сводной схемы функционирования системы образуют комплексы задач, объединенных общностью базового информационного обеспечения; документы; уровни управления в системе и исполнители задач; связи между упомянутыми элементами; временные характеристики функционирования системы.

Сводная схема разрабатывается на всех стадиях создания организационного проекта. Основные требования к качеству ее разработки - это наглядность и представительность (полнота описания основных комплексов задач и их взаимосвязи). Степень соответствия конкретной схемы предъявляемым требованиям определяется экспертным путем. При этом в соответствии с задачами различных стадий разработки оргпроекта сводная схема обеспечивает:

• наглядное описание принятой логики решения основных комплексов задач; проверку взаимодействия между различными службами и подразделениями в информационном плане;
• проверку качества системы оценок деятельности отдельных подразделений и служб (с использованием "дерева целей" системы);
• проверку взаимодействия с внешней средой;
• адресацию конкретным проектным документам отдельных подсистем (совместно со схемой взаимосвязи комплексов задач).

Сводная схема функционирования дополняется пояснительной запиской, в которой кратко описываются и обосновываются логика решения и взаимодействия выделенных комплексов задач и подсистем, степень достигаемой при этом централизации управления, границы действия и взаимосвязь административных и экономических методов управления. Пояснительная записка должна содержать описание существа и участников производственных и управленческих конфликтов, объективно возникающих при функционировании на всех стадиях производства.

Сводная схема взаимосвязи комплексов задач создается как документ, обеспечивающий полную совместимость в информационном смысле всех задач функциональных систем. В соответствии с этим схема выполняется в виде альбома, на каждом листе которого описываются информационные взаимосвязи групп задач, шифр документов, получаемых при решении обслуживаемой группы задач, адреса массивов (документов), где хранится информация, информационные связи с другими группами задач в любых подсистемах и их шифры. Сводная схема взаимосвязей комплексов задач обеспечивает проверку полноты сводной схемы функционирования системы.

Проверка качества выполнения сводной схемы взаимосвязей комплексов задач, документов и массивов ведется методом прямой идентификации всех ее элементов с исходными материалами, а также альбомами и каталогами элементов информационного обеспечения системы. "Дерево" целей и ограничения к ним разрабатываются в соответствии с общепринятыми методиками. Общим требованием, предъявляемым к описанию целей функционирования системы, является его сопоставимость с описанием производственного цикла, производ-ственной и организационной структур. Если в сводной схеме функционирования дается представление о взаимодействии при решении укрупненных комплексов задач, то в схемах распределения ответственности фиксируется ответственность руководства и служб центрального аппарата за своевременность и качество их решений. Схема распределения ответственности выполняется на основе выборок из схем функционирования и взаимосвязи комплексов задач в системе.

При комплексном проектировании в документы по описанию общих характеристик управленческого труда имеет смысл вносить, если это не рассматривается особо, порядок использования и состав технических средств управления, а также проектные решения, задачи контроля за исполнением приказов и распоряжений.

В документах, содержащих общие данные о системе, даются основные характеристики условий производства и организации производственного процесса по всем его основным аспектам - от конструкторско-технологической подготовки производства до организации сбыта продукции. Здесь же приводится описание основных тенденций и перспектив развития системы с указанием соответствующих директив и плановых документов, подтверждающих реальность указываемых тенденций развития производства.

На каждой стадии комплексного проектирования отдельных подсистем решаются специфические задачи.

На предпроектной стадии оргпроектирования и разработки технического задания (ТЗ) общесистемное представление о том, как взаимодействуют элементы системы, какими свойствами обладает система, какова ее эффективность, важно для того, чтобы выработать стратегию совершенствования организации управления. Механизм взаимодействия элементов производственно-экономических систем может быть исследован с разных точек зрения и описан с различной детализацией. Всегда можно установить, ориентируясь на цели исследования, верхние и нижние границы детализации описания взаимодействия элементов рассматриваемых систем с точки зрения существенных для организации менеджмента факторов.

На стадии технического или технорабочего проектирования в общесистемных представлениях отражаются предложения по совершенствованию менеджмента. В документах системного единства идет проверка совместимости отдельных решений. Как правило, сведение отдельных решений сопровождается корректировкой способов доступа к данным системы. Используемый при этом принцип минимизации дублирования исходной (базовой) информации меняет характеристики существующей информационной способности подразделений и служб аппарата управления. Серьезно улучшаются условия доступа к данным при внедрении вычислительной техники. Попытки получить комплексное представление о границах использования административных и экономических методов управления требуют постановки и решения задач, условно сведенных в группу задач выбора методов (экономических, административных), в зависимости от ситуаций в системе. Эти задачи предполагают определение методов выработки управляющих воздействий в зависимости от реальных характеристик: технологии производства, способов ее описания в конструкторско-технологической документации; исполнителей; "пропускной" информационной способности аппарата управления предполагаемой системы оценки деятельности отдельных подразделений.

В процессе создания документов системного единства зачастую меняется представление о содержании исходных комплексов задач. Новые условия доступа к данным, структурные преобразования, изменение границ использования административных и экономических методов менеджмента отражаются в проектной документации технического (технорабочего) проекта. Этот естественный процесс зачастую является источником многочисленных недоразумений. Поэтому при согласовании материалов технического (технорабочего) проекта необходимо внести соответствующие изменения в техническое задание.