Теоретические основы менеджмента

1.4. Анализ организации менеджмента

Анализ организации менеджмента - это систематическое и всестороннее исследование состояния, условий и результатов организации менеджмента, осуществляемое для выявления и использования резервов улучшения, правильной оценки деятельности аппарата управления.

Многогранность организации менеджмента позволяет широко использовать индуктивные и дедуктивные методы анализа. Индуктивные методы дают возможность на основе изучения множества единичных явлений и событий сделать общее заключение, дедуктивные - перейти от общих закономерностей к частным выводам.

Единство индуктивного и дедуктивного методов, установление причинно-следственных связей, динамический подход к явлению представляют собой методическую основу анализа организации менеджмента. Все явления системы при анализе организации менеджмента должны изучаться в сопоставлении друг с другом. При этом очень важно не только показать наличие связей, но и определить их целенаправленность. Определение причинно-следственных связей называется диагностикой и показывает основные направления последствий, происходящих в любом звене или органе системы менеджмента. Выявление наиболее устойчивых, стабильных тенденций и изучение факторов, определивших их, является содержанием прогностического аспекта анализа.

При исследовании организации менеджмента используются различные методы анализа. Остановимся на наиболее важных и наиболее распространенных.

Метод расчленения заключается в последовательном расчленении системы менеджмента на части, доведении их до простых, первичных, составляющих элементов. Чем более простыми будут первичные элементы изучаемой системы менеджмента, тем конкретнее результаты анализа.

В процессе организации менеджмента на систему воздействует множество различных факторов. Учесть и исследовать все факторы невозможно, поэтому выделяются только доминирующие (определяющие) факторы и изучается изменение их содержания в зависимости от результатов анализа. Расчленение факторов способствует комплексному их рассмотрению, позволяет выявить значимость каждого из них, определить их взаимозависимость. При анализе организации менеджмента расчленение ведется в двух направлениях: во-первых, расчленяется сама система управления объектом на отдельные части, и, во-вторых, каждый элемент системы раскрывается через ряд частных факторов, влияющих на результаты функционирования системы в целом.

Анализ процессов функционирования системы целесообразно также проводить методом последовательной декомпозиции. Суть его заключается в следующем. При построении декомпозиционной модели выполняется ряд последовательных шагов:

• разбивается на несколько подпроцессов процесс функционирования системы, рассматриваемый как единое целое;
• определяется характер взаимосвязи подпроцессов с исходным процессом и друг с другом;
• производится декомпозиция подпроцессов, полученных в результате деления исходного процесса на ряд более мелких подпроцессов, которые в свою очередь подвергаются декомпозиции на последующих шагах построения модели с обязательным определением взаимосвязей всех подпроцессов. Декомпозиция проводится до тех пор, пока не будет достигнута детализация, позволяющая произвести необходимую перестройку системы.

Подобный метод исследования дает возможность упростить процесс построения модели; получить модель системы в целом, которая может быть как угодно детализирована без нарушения ее целостности; сосредоточить внимание исследования на изучении любого отдельного процесса (сузить область исследования), не опасаясь нарушения принципа системности. В этом случае декомпозиции подвергается лишь изучаемый процесс, другие остаются укрупненными. Любые изменения, производимые в изучаемом процессе, позволяют через систему взаимосвязей с другими процессами проследить их влияние на результаты деятельности системы в целом.

Важную роль в анализе играет метод сравнения. Сравнение - прием, позволяющий выразить характеристику организации управления объекта через другие однородные объекты. Основные виды сравнений, используемые при анализе организации менеджмента, следующие: сравнение отчетных данных с плановыми; сравнение плановых показателей с показателями предшествующего периода; сравнение отчетных данных организации управления с результатами работы других предприятий и организаций; сравнение отчетных данных с нормативными.

Прием сравнения требует обеспечения количественной соизмеримости и качественной однородности сравниваемых объектов, показателей, явлений (единство оценки, сравнимость календарных сроков, сезонных особенностей и территориальных различий, различий в методике расчета показателей и т.д.). Результаты сравнения позволяют видеть перспективу развития каждого объекта, более объективно оценить его деятельность.

Важное значение имеет метод системного анализа. Необходимость системного подхода к анализу организации менеджмента диктуется быстрым и непрерывным развитием предприятий и организаций, увеличением масштабов производства, усложнением хозяйственных связей.

Методика проведения системного анализа предполагает в начале исследования четкую формулировку конечной цели. Затем необходимо представить идеальное желаемое состояние анализируемого объекта, соответствующее поставленным целям и задачам. Зная желаемое и фактическое состояние объекта, необходимо разработать ряд последовательных переходов от фактического состояния к идеальному. Состояние организации менеджмента оформляется в виде модели. Идеальное, желаемое состояние анализируемого объекта оформляется в виде концептуальной модели, фактическое - в виде фактической, промежуточное - в виде базовой и стандартной моделей.

Концептуальная модель создается исследователем, который, полностью абстрагируясь от фактически сложившегося положения и опираясь на знание закономерностей развития объекта, определяет исходные положения и принципиальные требования к объекту анализа. При разработке концептуальной модели исследователь полностью освобожден от каких-либо ограничений: наличия техники, сложившегося разделения труда на объекте и др. Исходный момент при разработке концептуальной модели имеет четкую постановку цели и задач, стоящих перед анализируемым объектом. Общая цель объекта трансформируется в конкретные требования к отдельным элементам и к системе менеджмента в целом.

Так как система менеджмента сложна, то концептуальная модель системы базируется на представлениях о каждом элементе системы (информационном обеспечении, кадровом составе и др.). Исследователь выполняет прогнозные разработки развития отдельных элементов системы, а затем, базируясь на них, разрабатывает концептуальную модель всей системы.

В процессе анализа проводят сравнение концептуальной модели, описывающей идеальное состояние объекта, с моделью, отражающей фактическое состояние объекта, через ряд последовательных переходов. Концептуальная модель сравнивается с базовой моделью, учитывающей ограничения, связанные с внешними условиями. Через базовую модель сравнение ведется со стандартной моделью, отражающей состояние объекта с учетом среднепрогрессивных условий его функционирования. Стандартная модель сопоставляется с фактическим состоянием объекта, на основе чего дается оценка организации управления объектом, разрабатываются мероприятия по ее улучшению и определяется конкретный вклад каждого мероприятия в повышение ее эффективности.

Направления развития и условия совершенствования организации менеджмента выявляются через постепенное движение от фактического состояния к концептуальной модели, через стандартную и базовую, а не наоборот.

Для проведения анализа рекомендуются следующие этапы:

1. разработка программы анализа;
2. определение показателей оценки результатов анализа:

   а)		расчет экономической эффективности,
   б)		описательная характеристика;
3. определение параметров анализа:

   а)		объект анализа,
   б)		анализируемый период,
   в)		продолжительность анализа;
4. определение субъекта анализа;
5. пути использования результатов анализа;
6. установление критерия эффективности функционирования организации менеджмента:

   а)		сокращение затрат управленческого труда,
   б)		сокращение управленческих расходов или времени на процессы управления,
   в)		повышение стабильности, устойчивости системы менеджмента и др.;
7. аналитические исследования:

   а)		изучение количественных и качественных характеристик элементов и процедур организации менеджмента,
   б)		изучение связей в системе организации управления;
8. количественная и качественная оценки аналитического исследования:

   а)		оценка организационных резервов,
   б)		оценка факторов, влияющих на эффективность функционирования менеджмента;
9. обобщение результатов аналитического исследования:

   а)		обобщение данных, выявление связей, закономерностей,
   б)		синтез аналитических данных;
10. выводы анализа:

    а)		формулирование выводов и их оформление,
    б)		определение конкретных мероприятий по использованию результатов анализа.

Этапы 1-5 относятся к планированию процесса организационного анализа; этапы 6-10 - непосредственно к процессу проведения организационного анализа.

При проведении организационного анализа очень важно правильно наметить схему исследований. В зависимости от целей анализа можно предложить следующие схемы исследований:

Особое внимание следует уделять составлению программы анализа и ряду других этапов, на которых остановимся несколько подробнее.

Программа анализа должна быть составлена таким образом, чтобы обеспечить согласованные действия всех участников проведения анализа, предусмотреть логическую последовательность выполнения анализа и, завершая процесс анализом всей системы, наметить общее единое направление анализа, определяемое целью, стоящей перед объектом анализа.

В настоящее время предприятия и организации не имеют в своем составе специальных структурных подразделений, которые занимались бы анализом и проектированием организации управления систем. На большинстве предприятий и организаций эта работа рассредоточена между работниками аппарата управления, которые выполняют ее попутно с другими обязанностями. Анализом организации менеджмента занимается руководитель, продумывая результаты своей работы и обосновывая мероприятия для ее улучшения. В анализ включается специалист, работающий над совершенствованием методов и средств производства. Анализ организации управления входит в круг обязанностей руководителя, которым он занимается при разработке перспектив дальнейшего развития предприятия. В аналитической работе принимают участие все без исключения руководящие работники, и каждый из них имеет свои задачи, пользуется рядом специфических приемов, проводит тематические и локальные анализы.

Работа по анализу организации менеджмента очень трудоемка и выполняется всем аппаратом управления. Поэтому для правильной ее организации и согласования она должна возглавляться и координироваться специальным органом (структурным подразделением), ответственным за организацию совершенствования управления в целом.

Отбор и проверка информации зависят от поставленной цели и программы анализа организации менеджмента. В процессе изучения производственной ситуации используются различные источники информации. При отборе и проверке учетной информации необходимо установить наличие всех документов, планов и отчетов, проверить правильность расчетов, взаимосвязь источников.

Выбор системы показателей. Их можно подразделить на три группы. Первая группа характеризует эффективность организации менеджмента в целом. Сюда следует отнести показатель, отражающий эффективность труда работников инженерно-технического и управленческого состава. Он выражается отношением количества продукции к количеству ИТР и управленческого персонала, работающего в организации. Другой показатель, который можно отнести к этой группе, - вероятность полной реализации управленческих решений. Он характеризует надежность системы управления и устанавливает количество отказов системы при реализации управленческих решений.

Вторая группа показателей, характеризующих организацию менеджмента, определяется выделением из показателей эффективности производства той доли эффекта, который получается за счет совершенствования организации менеджмента. Для этого разрабатывается специальная шкала коэффициентов, каждый из которых отражает долю эффекта от проведения мероприятий по организации менеджмента в общей сумме эффекта. Степень участия каждого признака оценивается от единицы до нуля.

Все мероприятия по организации менеджмента можно объединить по группам:

1. Содержание мероприятия:
   • улучшение качества производства; улучшение материально-технического снабжения;
   • совершенствование техники и технологии производства; использование новых видов материалов;
   • совершенствование организации производства;
   • совершенствование организации труда рабочих;
   • мероприятия экономического характера (сокращение расхода материалов, повышение коэффициента использования техники, сокращение эксплуатационных затрат при использовании машин и механизмов и др.);
   • социально-психологические мероприятия.
2. Инициатива проведения мероприятия:
   • инициатива руководителя;
   • указания вышестоящего руководителя;
   • предложения подчиненных.
3. Степень участия руководителя в разработке:
   • подал идею; подал идею и принял участие в разработке;
   • подал идею и сам разработал;
   • поддержал идею другого и помог ему в ее реализации;
   • принял участие в разработке идеи другого.
4. Законченность разработки мероприятия:
   • разработано; разработано и рекомендовано к внедрению;
   • разработано и внедрено.
5. Степень новизны мероприятия:
   • оригинальное;
   • заимствованное;
   • улучшающее существующую практику.
6. Необходимость привлечения дополнительных ресурсов:
   • оборудование;
   • материалы;
   • трудовые ресурсы, финансовые ресурсы.
7. Необходимость одобрения мероприятия:
   • в организации или на предприятии;
   • отрасли;
   • общегосударственных органах.

Этот метод оценки эффективности организации менеджмента сложный и трудоемкий, но позволяет представить наиболее полную картину наличия резервов улучшения организации менеджмента.

Третья группа показателей представляет собой частные показатели, которые характеризуют организацию менеджмента отдельных элементов системы. Главная цель аналитической обработки показателей - раскрыть причинную связь и измерить влияние различных факторов на тот или иной показатель. Измерить величину влияния многих факторов до сих пор не удавалось. Это связано с тем, что в процессе организации менеджмента различные факторы тесно переплетаются, воздействуют друг на друга, а некоторые из них не поддаются количественному измерению.

К факторам, влияющим на эффективность управляющей системы, относятся:

• экономические - система материального стимулирования персонала, объем затрат на сферу менеджмента, вал источника финансирования и др.;
• организационные - рациональность структуры управления, совершенство технологии процессов управления, четкое функциональное разделение труда, структура персонала, квалификация и опыт организаторской работы, культура документации, организационная культура и т.д.;
• физиологические - условия труда, режим, гигиена, отдых, ритм, напряженность и др.;
• социально-психологические - внутриколлективные отношения, структура коллектива, межличностные связи, психологическая совместимость, конфликтные ситуации, степень развитости коллектива, жизнь коллектива и др.;
• технические - вооруженность труда вычислительной и другой техникой, культура эксплуатации технических средств и др.

Обобщение результатов, гласность анализа и контроль за реализацией его результатов осуществляются для выявления причин, как положительно, так и отрицательно влияющих на общие результаты. На основе обобщения материалов разрабатываются выводы и предложения по улучшению организации менеджмента, мобилизации его внутренних резервов.