Лекция 5: Проектирование условий деятельности персонала

Должность

Должность и ее разновидности

Должность - это штатная единица организации, первичный элемент в структуре управления ею, характеризующийся совокупностью полномочий и ответственности работника, выполняемым им набором трудовых функций, связанных общей целью, реализующихся в соответствующих работах.

Каждая должность, входящая в состав структуры управления, обладает определенными функциями, которые возлагают необходимые для их реализации управленческие полномочия, определяют, чтó лицо, занимающее эту должность, имеет право и обязано делать.

Для обобщения картины распределения прав и ответственности в организации можно воспользоваться матрицей, рекомендуемой Л. Фаткиным и Д. Петросяном.

Для отдельного подразделения можно воспользоваться линейной картой распределения ответственности, рекомендуемой В. Чернышевым и А. Двининым.

Дополнительно можно оценить в баллах качество выполнения соответствующих функций и их важность для подразделения. Затем определяется разность полученных показателей, ранжируется в порядке возрастания. Метод помогает определить степень согласованности фактически выполняемых функций с должностными обязанностями и дает картину участия каждого должностного лица в осуществлении конкретных функций.

Для анализа положения дел необходимо определить среднюю разность и ее крайние величины. Минимальный разрыв укажет на благополучное ведение дел, максимальный - на неблагополучное.

Персональное юридическое закрепление должности делает ее носителя должностным лицом, имеющим право совершать в пределах компетенции властные действия в сфере организационно-распорядительной и хозяйственной деятельности, влекущие правовые последствия (издавать и утверждать или регистрировать правовые акты, подписывать денежные документы, представительствовать и пр.).

Возможность распоряжаться людскими, материальными и информационными ресурсами выражается в праве подписи должностным лицом соответствующих документов; содействовать, или препятствовать тем или иным действиям - вправе визировать документ, подписываемый или утверждаемый руководством. Возможность предлагать собственные варианты действий и оценивать предложения других выражается в праве участвовать в разработке документа. Возможность должностного лица проверять, как реализуются отраженные в документе решения, выражается в предоставлении ему права контроля над ними.

Функции должности должны:

• соответствовать средним способностям и возможностям человека;
• быть разнообразными, нужными организации;
• четко формулироваться;
• органически сочетаться с функциями других должностей;
• позволять работнику планировать свои действия;
• давать возможность самовыражения.

Желательно иметь количественные критерии и показатели реализации каждой функции.

Все это:

• позволяет точно определить необходимую численность персонала;
• помогает уточнить границы полномочий и ответственности;
• облегчает подбор, оценку, расстановку, целевую подготовку и переподготовку кадров;
• создает благоприятные условия планирования работ и распределения задач, внедрения современных форм делопроизводства;
• ускоряет движение информации;
• дает возможность быстрее обнаруживать нарушения и ошибки;
• повышает самостоятельность людей, ослабляет тенденции к перестраховке;
• улучшает мотивацию, обеспечивает справедливое вознаграждение.

Любая должность имеет свое наименование, которое отражает содержание и характер работы. Это наименование состоит из базового элемента и дополнительных сведений о сфере деятельности, ее содержании, месте и времени осуществления, стоящих как до базового элемента, так и после него (например, "инженер-электрик", "мастер сборочного участка", "сменный администратор"); если же базовое наименование исчерпывает содержание функций, то используется только оно.

Когда должность замещается работником строго определенной специальности, их наименования могут сливаться (например, "экономист", а не "экономист-экономист"). В то же время если должность объединяет функции двух самостоятельных должностей, для нее применяется двойное наименование, причем на первое место ставится наименование базовой должности (скажем, "режиссер-постановщик"). В ряде случаев наименования должностей могут ранжироваться (например, "старший вице-президент", "второй помощник капитана").

Для характеристики рабочих профессий используется Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий (ЕТКС) или аналогичные отраслевые справочники.

В них для каждой профессии и разряда перечисляются такие параметры, как:

• характеристика работ, содержащая перечень трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения того или иного разряда;
• "должен уметь" отражает минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду;
• примеры работы, наиболее характерные для него и этой профессии.

Кроме того, любой рабочий должен знать и уметь выполнять правила эксплуатации оборудования, ухода за ним, техники безопасности и предохранения от пожара.

Перечень должностей, подлежащих замещению специалистами с высшим и средним специальным образованием, называется номенклатурой должностей. Она определяет структуру специалистов по следующим показателям:

• наименование должностей;
• необходимое в данный период их количество;
• требуемый уровень образования (среднее специальное, высшее, научная квалификация);
• опыт, стаж замещающих их работников.

Анализ функций, выполняемых работниками управления, должностных инструкций

Для определения круга служебных функций, должностных обязанностей, составления профиля требований к сотрудникам, критериев для занятия должности, последующей их оценки и пр. необходим анализ предстоящей или текущей (если речь идет о реорганизации) работы. Он состоит из следующих этапов:

• определение общих целей деятельности подразделения и подцелей, реализуемых данной должностью;
• сбор информации о направлениях деятельности работников;
• анализ информации;
• спецификация (определение требований к работникам, их поведению, личностным качествам, условиям труда).

Для сбора информации об особенностях работы можно воспользоваться следующим вопросником, заполняемым специалистом соответствующей службы.

1. ФИО.
2. Подразделение, должность, код, табельный номер.
3. Подчиненность, подотчетность, необходимость и частота консультаций с руководителями.
4. Наличие обязанностей по руководству подчиненными, количество подчиненных (0, 1, 2–5, 6–20, 21–50, более 50), объем полномочий.
5. Постоянно выполняемые обязанности (в порядке убывания важности) и доля затрат на них в среднем за месяц (ежедневные, периодические, эпизодические), стандарты исполнения.

   Можно составить карту функциональных обязанностей работника, которая содержит их перечень, показатели выполнения, служебные взаимосвязи.

   Код обязанности	Содержание работы	Периодичность (раз в год)	Трудоемкость	Дата начала и окончания, продолжительность	Связанные функции (кто дает информацию, кому идет результат)

   При этом надо иметь в виду градацию разнообразия (комплексности) выполняемых работ. Последние делятся:

   • на простые, регулярно повторяющиеся работы;
   • разнообразные простые работы;
   • специализированные работы с ограниченными функциями;
   • специализированные работы с неограниченными функциями;
   • не ограниченные специальной сферой деятельности.
6. Описание принимаемых решений при выполнении регулярных обязанностей и вероятные последствия ошибочных или неправильных действий; ответственность за людей и материальные ресурсы.
7. Необходимость, характер и частота взаимодействия с коллегами, руководителями, подчиненными, внешние контакты (может быть отражено в таблице).

   С кем	Постоянно	Часто	Периодически	Никогда
   Внутри подразделения С другими подразделениями С посетителями С заказчиками Пр.
8. Формы и периодичность (ежедневно, еженедельно, ежемесячно и пр.) контроля, самоконтроля, сроки обнаружения ошибок и представления отчетности.
9. Оргтехника, которую приходится использовать, продолжительность работы с ней в среднем за неделю.
10. Описание условий (физических, экономических, социальных) труда.
11. Сложность выполняемых работ (определяется содержанием, разнообразием, комплексностью функций, масштабом и сложностью руководства, характером и степенью дополнительной ответственности (за себя, за общую работу, за других), самостоятельностью).
12. Требования, предъявляемые к образованию и специальному обучению (характер, продолжительность), опыту (тип, количество лет), к специальным навыкам, способностям, физическим данным, исполнительности и результативности.
13. Аспекты работы, требующие специальной квалификации.
14. Необходимость сохранения конфиденциальных сведений.
15. Дополнительная информация, характеризующая должность (например, инициативность, изобретательность).
16. Комментарии:
    • руководителя;
    • консультанта.

В результате создается описание должности, содержащее данные об основных ее характеристиках (наименование, подчиненность, ответственность, цели, задачи, условия труда, контакты, требования к личности).

Работнику можно предложить заполнить следующую анкету о своей работе, имеющихся и желательных полномочиях.

1. ФИО.
2. Должность, ее отличительные черты.
3. Место в иерархии; кому конкретно подчиняется.
4. Кому надо подчиняться.
5. Кто подчиняется.
6. Кого следует и кого не следует подчинять.
7. Кто, кроме прямого начальника, и какого рода указания дает.
8. Какими основными полномочиями обладает работник; каких полномочий недостает; какие из них и по отношению к кому надо ограничить, упразднить, а какие - расширить.
9. Какие дополнительные обязанности, не связанные с основной деятельностью (консультации, участие в комиссиях, советах и пр.).
10. Какие функции, выполняемые другими, относятся к данной сфере деятельности. Какие права и обязанности (принимать решения, давать консультации) целесообразно передать другим.
11. Кому еще отдаются указания.
12. Кто исполняет обязанности во время отсутствия работника. Как можно по-другому регулировать этот вопрос.

Целесообразно осуществлять также анализ сфокусированности (концентрированности) работников. Сфокусированность считается нормальной, если имеется возможность одновременно решать нормативно установленное число задач (обычно 7 ± 2), относящихся к должностным обязанностям.

Для определения сфокусированности необходимо:

1. Исследовать основные должностные обязанности сотрудников ("фокус") и степень загруженности вторичной работой.
2. Сравнить число фактически выполняемых функций с нормативом. Например, если по нормативу 5–8, а фактически - 14, работа имеет раздробленный характер. В этом случае концентрация на меньшем числе задач повышает производительность.
3. Изучить объем вторичных работ. Если их доля превышает 20%, необходима срочная переориентация на основные задачи.
4. Производительность труда начинает падать, если на выполнение рабочих функций у работников уходит до 20% времени. Раздробленным считаются виды деятельности, на выполнение которых уходит до 10% времени. Они передаются другим сотрудникам, у которых на них уходит больше времени. Рост концентрации этих функций у них повышает производительность.
5. Излишние вторичные функции передаются тем сотрудникам, для которых они первичны.

Можно использовать следующую форму:

Результатом может стать типовой проект организации труда для должностей, включающий следующие позиции:

• содержание трудовой деятельности;
• служебные коммуникации (с указанием ориентировочных затрат времени на них);
• квалификационные требования к должностному лицу;
• информационное обслуживание (регламент обеспечения информацией, сроки, виды источника, средства, формы);
• эскиз размещения рабочего места;
• хозяйственное обслуживание.

Можно составить универсальный документ - паспорт должности, аналогичный паспорту рабочего места.

Его разделами являются:

1. Общие положения. Наименование, порядок замещения и освобождения, подчиненность и подотчетность, руководящие материалы.
2. Статус должности. Функции, обязанности (виды, характер, обязательные действия), права (по отношению к подчиненным, руководству, форма их реализации), ответственность (когда, в какой форме, перед кем).
3. Система оценки и оплаты труда.
4. Требования (общие, специальные) к лицу, занимающему должность.

Такие качества отражены в документе, называемом личностной спецификацией. Его образец приводится ниже.