Лекция 5: Проектирование условий деятельности персонала

Проектирование системы управления

Понятие организационного проектирования

Организационное проектирование есть деятельность по формированию отдельных подразделений и аппарата управления в целом в виде совокупности должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей, помогающих первому лицу управлять организацией, наделению их необходимыми полномочиями, созданию управленческих механизмов и условий их функционирования.

Перед началом работ по организационному проектированию необходимо выяснить характер внутренних и внешних связей, количество и общую характеристику объектов управления, число подразделений, их штаты и функции, территориальное размещение, взаимосвязи.

Основные направления организационного проектирования:

1. Композиция - определение главных характеристик организации, общей структурной схемы аппарата управления с учетом технологических, информационных и иных взаимосвязей, главных целей, механизма функционирования, принципов подбора и продвижения кадров, оплаты труда, стимулирования. Все это создает основу более детального организационного проектирования.
2. Структуризация — определение, исходя из организационных целей, состава основных подразделений (отделов, секторов, бюро, групп), их полномочий, внутренней структуры, связей, конкретных задач, стоящих перед ними в целом, рабочими местами и должностями.

Процесс формирования подразделений получил название департаментализации, современными принципами которой являются:

• количественный (подразделения создаются, исходя из оптимального числа людей, необходимых для решения поставленной задачи, а также возможности ими должным образом управлять);
• временной (в подразделения объединяются люди, работающие в одно время - смена, вахта);
• технологический (в основу создания подразделений кладется производственный процесс или его относительно самостоятельная часть; так возникают цехи, а в их рамках - отдельные участки);
• профессиональный (когда "под общей крышей" объединяются люди, обладающие близкими специальностями или занимающиеся одним видом деятельности);
• функциональный (в крупных организациях подразделения объединяются в группы в соответствии с направлениями деятельности);
• дивизиональный (подразделения, имеющие статус юридически самостоятельных предприятий, выделяются по принципу обслуживания того или иного рынка или региона, выпуска конкретного продукта, стадии жизненного цикла).

Эти подразделения (а также организация в целом и отдельные направления ее деятельности) представляют собой объекты управления, имеющие свой руководящий орган. Таким образом, основание управленческой структуры организации построено по объектному принципу. Однако по вертикали структура управления организации, кроме того, строится в соответствии с линиями полномочий, которые вышестоящие подразделения осуществляют по отношению к нижестоящим.

Подходами к формированию организационных структур являются:

1. Нормативно-функциональный, который предполагает, что конкретная структура создается (совершенствуется) на основе типовой, скорректированной с учетом влияния ряда факторов (масштаба, характера, степени специализации производства, численности работников).

   Нормативы формирования подразделений

   Подразделение	Технические	Экономические	Общие
   Отдел	Более 12	Более 8	Более 5
   Бюро	6–11	5–7	3–4
   Группа	2–5	2–4	2
2. Функционально-технологический (основывается на рационализации потоков информации и технологии ее обработки) учитывает конкретную ситуацию, но чрезвычайно трудоемок.
3. Регламентационный - разработка и официальное оформление обязательных требований к параметрам организации, отдельных подразделений, аппарата управления, внутренних процессов, процедур. Обеспечивает единообразное осуществление повторяющихся действий, независимо от личностных особенностей тех, кто их выполняет. Объектами регламентации являются:
   • связи и взаимодействие между подразделениями и внутри их;
   • правила, процедуры и норма времени выполнения операций;
   • права, обязанности, ответственность подразделений и работников, их соподчиненность;
   • проектная численность и квалификационный состав персонала;
   • трудоемкость основных работ;
   • распределение конкретных задач;
   • показатели эффективности;
   • организационные нормативы;
   • управленческие технологии;
   • информация, ее содержание, периодичность поступления или предоставления и пр.

   Регламентация решает следующие задачи:

   • создает нормативно-правовую основу формирования структуры управления, горизонтальных и вертикальных взаимосвязей, подчиненности и пр.;
   • устанавливает количественные характеристики управленческих процессов на всех уровнях;
   • задает содержание, объем, периодичность и формы поступающей информации, необходимой для выполнения работы, способствует устранению избыточных или ненужных сведений;
   • обеспечивает распределение задач между структурными подразделениями, отдельными работниками, устанавливает их права, обязанности и ответственность, устраняет излишние трудовые функции и операции;
   • упорядочивает приемы и методы управления, порядок работы с кадрами, их подготовки и повышения квалификации;
   • определяет условия экономического стимулирования.

   Основой регламентации является регламент - организационное положение, предельно четко предписывающее виды действий, условия и ограничения их осуществления. В управлении персоналом используются следующие регламенты:

   • производственные (нормы выработки, нормы обслуживания);
   • технические (требования техники безопасности);
   • экономические (порядок начисления заработной платы, премирования);
   • социальные (правила предоставления гарантий, компенсаций);
   • организационные (положения о подразделениях, должностные инструкции, квалификационные характеристики, штатные расписания, графики работы, приема посетителей и пр.).
4. Ориентационный - создание условий для упорядочения положения и движения людей и материальных объектов.

Ориентация бывает нумерационной (шифры папок в архиве), словесной (табличка на двери с именем сотрудника), словесно-нумерационной, представляющей собой комбинацию того и другого, символической (условный рисунок), графической (схемы эвакуации персонала в случае пожара), цветовой (разная окраска стен на разных этажах).

Результатом работ по организационному проектированию является комплекс проектной документации по построению организации труда в организации (подразделении), называемый организационным проектом. Его основными блоками являются:

• разделение труда
• организация рабочих мест
• организация трудовых процессов
• условия труда
• требования к исполнителям
• нормы и нормативы и пр.