Анализ процесса по отчёту

Записаться

Заявки по поиску новых сотрудников поступают периодически от разных руководителей подразделений на разные вакансии.

И сотрудники, ответственные за этапы процесса, стараются выполнять их все максимально качественно.

У всех одна инструкция из 12 этапов, где каждый знает свою зону ответственности и строго ей следует.

Все данные о заявках регулярно выгружаются в виде отчёта формата Excel.

Отчёт настроен так, что в нём отражаются статусы и время прохождения каждого кандидата, то есть, когда и какой этап он прошёл.

Это понятие статуса нам пригодится в дальнейшем для процесс-майнинга, поэтому давайте его сформулируем для анализа абстрактного объекта.

То есть статус показывает, на какой стадии, в какой роли находится объект.

В нашем примере статус объекта, то есть заявки — это метки того, какой этап она прошла и когда. От этого зависит то, что с ней нужно делать дальше.

Например, если кандидат прошёл этап 6 – собеседование с руководителем подразделения и кандидату не было отказано в вакансии, то очередной сотрудник должен готовить встречу кандидата с Генеральным директором.

Владелец процесса на опыте знает, что всё не всегда проходит гладко.

Иногда некоторые этапы пропускаются.

Иногда один и тот же кандидат какой-то этап проходит несколько раз.

Порой появляются этапы, которых вообще нет в таблице отчёта.

Но каждое прохождение заявки оставляет след в информационной системе – информационной системе, которую используют сотрудники для фиксации действий по заявке.

Этих информационных следов где-то больше, где-то меньше.

Это говорит о том, что некоторые этапы проходятся чаще, другие реже.

От этого сроки от размещения вакансии до выхода сотрудника на работу сильно отличаются.

Об этом говорят контрольные цифры.

Если владелец процесса попытается провести анализ реальной работы процесса в целом и найти какие-то закономерности, то он, на основе собранных данных за период, должен ответить на главные вопросы:

• Как на самом деле организована работа?

• Как проходит процесс, за который я отвечаю?

• И почему появляются отклонения от моих ожиданий и результат оказывается не всегда тот, какой я ожидал?

• Есть ли реальная возможность организовать процесс проще и удобнее для меня и всех, кто в нем участвует?

Сложность этой работы зависит от количества обрабатываемых заявок и этапов в его процессе.

Чем их больше, тем сложнее анализ.

И если владелец процесса любознателен, то он найдёт инструментарий как просто и эффективно провести задуманный анализ.

Поиск в интернете даёт ответ.

И это — процесс-майнинг или процессная аналитика.

Помните его определение?