Основы организации бухгалтерской подсистемы

Цель лекции: создать основу подсистемы бухгалтерского учета в 1С:Предприятие 8.2.

Введение

Перед вами курс посвященный разработке и модификации прикладных решений для платформы "1С:Предприятие 8.2" в режиме "Управляемое приложение". Курс рассчитан на тех читателей, которые уже имеют основные навыки разработки для "1С:Предприятие 8.2.". В частности, на тех, кто освоил наши предыдущие курсы.

Практические примеры приводятся на конфигурации, файл выгрузки которой прилагается к курсу. Для тех, кто занимался по нашему курсу, посвященному основам разработки для "1С:Предприятие 8.2.", эта конфигурация будет хорошо знакома.

В частности, изучив материалы данного курса, вы освоите следующие направления работы в системе:

• Работа с планами счетов, регистрами бухгалтерии (организация бухгалтерского учета);
• Работа с планами видов расчета и регистрами расчета (решение задач по расчету заработной платы);
• Использование бизнес-процессов;
• Организация работы в режиме распределенной базы данных;
• Выполнение регламентных заданий.
• Организация полнотекстового поиска в информационной базе.
• Использование функциональных опций и параметров функциональных опций

Кроме того, при решении практических задач, перечисленных выше, будет рассмотрена система компоновки данных в построении отчетов и другие вспомогательные вопросы.

К лекциям прилагаются видеоуроки, которые содержат практическую демонстрацию приемов работы с программой. Видеоуроки рекомендуется просматривать после прочтения лекции, так как они ориентированы на демонстрацию практических навыков работы с программой, а при их создании подразумевалось, что зритель предварительно ознакомился с соответствующей лекцией.

Приступая к освоению курса, помните, что перед вами практический курс, каждую страницу которого нужно прорабатывать на компьютере. Для проработки курса вам понадобится установленная платформа 1С:Предприятие 8.2. Это может быть либо обычная версия платформы, либо учебная.

Обзор проблемы

Мы собираемся реализовать в нашей конфигурации подсистему бухгалтерского учета, которая поддерживает:

• План счетов, часть счетов должна быть задана в конфигурации, пользователь должен иметь возможность добавлять собственные счета.
• Отражение бухгалтерских операций по системе двойной записи – с указанием корреспондирующих счетов.
• Учет суммовых показателей операций по всем счетам в рублях с соблюдением баланса показателей.
• Количественный учет по некоторым счетам.
• Учет показателей в валюте по некоторым счетам.
• Учет в разрезе необходимых аналитических показателей.
• Механизм переоценки валютных показателей при изменении курса валюты.
• Списание товаро-материальных ценностей при реализации по средней себестоимости в целом по организации.
• Списание товаро-материальных ценностей при передаче в производство по средней себестоимости, вычисленной в рамках центра ответственности.
• Отчеты.

О двойной записи и бухгалтерских счетах

Двойная запись подразумевает отражение каждой операции по дебету одного счета (строго говоря – одного или нескольких счетов) и по кредиту другого (опять же – одного или нескольких). По дебету и кредиту отражается один и тот же показатель, в итоге сумма оборотов по дебету всех счетов равна сумме оборотов по кредиту всех счетов.

Существует несколько видов бухгалтерских счетов, вид счета определяет возможности его использования в бухгалтерских операциях, сущность отражаемых на нем показателей.

Активные счета обычно используют для учета активов – материалов, денежных средств и так далее. Если счет активный, увеличение его показателя производится по дебету, уменьшение – по кредиту. Например, для того, чтобы ответить на вопрос: "Какова стоимость материалов, сведения о которых хранятся на счете Материалы", нам достаточно узнать дебетовый остаток по счету. Остаток на бухгалтерском счете называется сальдо, и, в случае с активными счетами, они имеют именно дебетовое сальдо, смысл которого – остаток ценностей. Кредитовый оборот активного счета за некоторый период можно толковать как стоимость списанных ценностей в этом периоде. Кредитовое сальдо обычно говорит об ошибке учета.

Пассивные счета используют для учета пассивов – обязательств, уставного капитала. Показатель пассивного счета увеличивается по кредиту и уменьшается по дебету. Кредитовое сальдо пассивного счета на некоторую дату, если речь идет о счете учета задолженности, говорит нам о сумме нашего долга.

Существуют счета, которые в некоторых ситуациях ведут себя как активные, в некоторых – как пассивные. Это так называемые активно-пассивные счета. Например, такое поведение характерно для счетов учета расчетов. Предположим, у нас есть счет Материалы – он активный, используется для учета материалов, и счет Расчеты с поставщиками – счет, казалось бы, пассивный, но, на самом деле, активно-пассивный. Если в организацию поступили материалы от поставщика, скажем, на сумму 1000 рублей, эта операция отражается такой бухгалтерской записью:

Д Материалы К Расчеты с поставщиками 1000 рублей.

По дебету активного счета Материалы мы получаем приход материалов, по кредиту активно-пассивного счета Расчеты с поставщиками, который в данном случае ведет себя как пассивный, мы получаем сумму задолженности перед поставщиком. Мы решили эту задолженность погасить, используя денежные средства, сведения о которых хранятся на активном счете Касса:

Д Расчеты с поставщиками К Касса 1100 рублей.

Сумма в 1100 рублей – это результат ошибки, но эта ошибка была отражена в учете, показатель суммы – это балансовый показатель, в итоге получается, что теперь поставщик должен нам 100 рублей и счет Расчеты с поставщиками ведет теперь себя как активный. Если поставщик решит погасить возникший перед нами долг, например, материалами, получается запись:

Д Материалы К Расчеты с поставщиками 100 рублей.

Если мы имеем дело с активно-пассивными счетами, неизбежно возникновение такого понятия, как развернутое сальдо. То есть – такие счета могут иметь остаток и по дебету и по кредиту. Дебетовый остаток активно-пассивного счета в нашем случае означает задолженность неких поставщиков перед нами, кредитовый – нас перед поставщиками. "Свернуть" сальдо в кредитовое означало бы, что мы как бы "погасили" в учете задолженность перед одними поставщиками долгами других, что обычно неправильно.

Если говорить об активных счетах, то возникновение у них кредитового сальдо обычно означает ошибку в ведении учета, в формировании бухгалтерских операций. Кредитовый остаток на активном счете означает, что мы списали с него ценности, которые на нем не числились. Предположим, у нас имеется классический активный счет Касса. По данным учета в кассе находится 100 рублей. Мы, чисто технически, можем выполнить операцию, которой списываем со счета 200 рублей, в итоге придем к кредитовому остатку и к ситуации, когда мы списали со счета те ценности, которые на нем не числились.

Кредитовый остаток на пассивном счете, например, счете учета уставного капитала, вполне естественен. Например, для отражения вклада учредителя компании в ее уставный капитал в виде денежных средств можно отразить записью:

Д Касса К Уставный капитал

Кредитовый остаток говорит о задолженности организации перед учредителем. Если же на пассивном счете окажется дебетовый остаток, это уже будет выглядеть как задолженность учредителя перед организацией, что хотя и возможно, но не согласуется с классическим пониманием пассивного счета. В реальном бухгалтерском учете для разрешения подобного рода проблем используются вспомогательные счета, при корреспонденции с которыми пассивных счетов регистрируется уставный капитал организации, а в корреспонденции их с активными счетами отражаются взносы учредителей.

К счетам можно открывать субсчета. Например, к счету учета материалов можно открыть субсчета учета топлива, строительных материалов, одежды, хозяйственного инвентаря и т.д. Учет обычно ведется в одном или нескольких аналитических разрезах. Например, материалы могут учитываться в разрезе номенклатурных позиций (Духи, Одеколон, Лак для волос – такие номенклатурные позиции используются в разрабатываемой конфигурации), в разрезе складов, ответственных лиц.

Если рассмотреть счета учета, которые нужны для реализации поставленной задачи, мы получим следующие, таблица 1.1.:

Кодировка счетов приведена в соответствии с принятым в России Планом счетов.

Актив Баланса равен пассиву, это означает, что дебетовый остаток по всем активным счетам должен быть равен кредитовому остатку по пассивным счетам. При ведении учета с использованием метода двойной записи, это правило выполняется автоматически.

Рассмотрим некоторые типовые операции, которые можно совершить, используя наш упрощенный план счетов:

Д10 К60 – Поступили материалы от поставщика;
Д60 К50 – Оплачены материалы поставщику;
Д80 К70 – Начислена заработная плата сотрудникам;
Д70 К50 – Выплачена заработная плата сотрудникам;
Д62 К80 – Оказаны услуги покупателям;
Д50 К62 – Поступила выручка от покупателей;
Д80 К10 – Отпущены материалы в производство.

Если говорить о Бухгалтерском балансе, который можно составить на основе нашего плана счетов, то окажется, что в актив баланса попадут остатки по счетам 10, 50, 62, в пассив – 60, 70 и 80.

О расчете себестоимости в масштабах организации

Разрабатывая в предыдущем курсе систему регистров накопления для хранения сведений о материалах, об их стоимостном и количественном остатке по ответственным лицам, мы ориентировались лишь на нужды внутреннего учета. Каждое ответственное лицо принимало материалы, они же списывались с него по средней себестоимости, вычисленной для данного ответственного лица. Средняя себестоимость в целом по организации, по всем ответственным лицам, не вычислялась. Такой подход вполне допустим, когда речь идет о внутреннем, управленческом учете, данные которого интересуют лишь руководство компании.

В регламентированном учете себестоимость здесь должна отражать показатели в целом по организации. Но, в то же время, мы должны хранить в подсистеме бухгалтерского учета данные о количестве ценностей, закрепленных за центром ответственности (в нашем случае это – ответственное лицо – сотрудник). Это – одно из соображений, которым мы будем руководствоваться, проектируя подсистему бухгалтерского учета в нашей конфигурации.

Списание материалов по себестоимости, рассчитанной в рамках отдельного ответственного лица сохранится, но такой способ будет применяться в бухгалтерской подсистеме только для тех операций, которые касаются внутреннего перемещения материальных ценностей. Для учета продаж материалов мы будем использовать расчет себестоимости в целом по организации.